Можно ли использовать при работе в организации табели учёта рабочего времени, подписанные ответственными лицами своими электронно-цифровыми подписями? Какими нормативными документами это регламентировано? Может ли ответственное лицо организации подписывать служебные документы электронно-цифровой подписью (далее - ЭЦП), оформленной в личных целях, либо подписание возможно только ЭЦП, выданной организацией для подписания только служебных документов? Какой ЭЦП могут пользоваться сотрудники для подписания служебных документов - простой или усиленной? Какими нормативными документами это регламентировано?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Табель учета рабочего времени может быть оформлен в электронном виде и подписан электронной подписью. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись. 

Обоснование позиции:

Согласно ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Положения ч. 1 ст. 22.1 и статей 22.2 и 22.3 ТК РФ применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.

Так, при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора о получении образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ).

При подписании иных электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться как усиленная квалифицированная и неквалифицированная электронная подпись, так и простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ) (смотрите также Энциклопедию решений. Применение электронных подписей при взаимодействии работников с работодателем посредством ЭКДО).

В силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Каких-либо требований к порядку ведения такого учета работодателями, не относящимися к организациям госсектора, нормативно не установлено. На практике для этих целей используют именно табели учета рабочего времени.

При этом необходимо отметить, что табель учета рабочего времени является первичным документом. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Табель подтверждает исполнение работником обязательств в соответствии с трудовым договором, на его основании производится начисление заработной платы и признание расходов на оплату труда в налоговом учете.

Согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны устанавливаться федеральными стандартами бухгалтерского учета. Но до настоящего времени такой стандарт пока не принят. Поэтому при оформлении первичных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456, письмо Минфина России от 5 мая 2015 г. N 07-01-06/25701).

Таким образом, табель учета рабочего времени может существовать в электронном виде и быть подписан простой электронной подписью (смотрите ответ Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

При этом в соответствии со ст. 22.2 ТК РФ работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ипполитова Ирина 

Ответ прошел контроль качества 

13 июня 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.