С 01.01.2013 обязанность применять в бухгалтерском учете унифицированные формы первичных документов упразднена. Должна ли организация утвердить формы всех кадровых документов, применяемых организацией в кадровом учете? При утверждении организацией своих кадровых форм будут ли являться обязательными такие нюансы, как поля, границы, размеры форм?

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1).
Действительно, в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) изменились требования к составлению первичных учетных документов. Обязанность применять в бухгалтерском учете унифицированные формы первичных документов упразднена. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Соответственно, организации должны самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике на 2013 год формы первичных учетных документов.
Однако ныне действующее законодательство не позволяет однозначно ответить на вопрос, необходимо ли теперь утверждать формы всех кадровых документов, применяемых организацией в кадровом учете. Объясним почему.
С одной стороны, в ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом согласно п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ фактом хозяйственной жизни являются: сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Прием и увольнение работников, а также иные действия работников и работодателей, способные повлиять на финансовое положение работодателя (перевод на другую работу, направление в командировку, предоставление отпуска и другое), можно отнести к фактам хозяйственной жизни организации-работодателя.
С такой точки зрения, положения Закона N 402-ФЗ о порядке применения и оформления первичных учетных документов должны учитываться и применительно к ведению организацией кадрового учета. Иными словами, начиная с 1 января 2013 года надлежит руководствоваться положениями ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, согласно которым формы первичных учетных документов, в том числе документов по учету труда и его оплаты, утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При таком подходе организации следует утвердить формы всех документов, используемых ею при учете труда независимо от того, предусмотрена ли унифицированная форма соответствующего документа Постановлением N 1 или нет.
Утвержденная таким образом форма должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Остальные реквизиты формы, а также размеры, количество строк (граф) и иные параметры определяются организацией самостоятельно.
С другой стороны, как следует из преамбулы Постановления N 1, Госкомстат РФ утвердил соответствующие формы документов в целях реализации требований конкретного законодательного акта - Трудового кодекса РФ. При этом Постановление N 1 не содержит ни одного упоминания законодательства о бухгалтерском учете либо иного положения, из которого можно было бы сделать вывод о том, что утвержденные Постановлением N 1 унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты относятся к первичным учетным документам, оформление которых регулируется ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Тем более что Закон N 402-ФЗ имеет своей целью установление единых требований к бухгалтерской (финансовой) отчетности (ч. 1 ст. 1 Закона N 402-ФЗ), а под последней в п. 1 ст. 3 Закона N 402-ФЗ понимается информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными данным законом. Однако большая часть унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1, не содержит сведений о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств.
Из всех форм Постановления N 1 непосредственно бухгалтером составляются: расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53), журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а), лицевой счет (форма N Т-54) и лицевой счет (свт) (форма N Т-54а). При этом лицевые счета не являются первичными финансовыми документами, поскольку отражают суммы уже выплаченных денежных средств, т.е. заполняются на основании вышеуказанных ведомостей. Журнал регистрации платежных ведомостей в принципе не может быть отнесен к финансовым документам. Первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств, из поименованных в Постановлении N 1 могут признаваться лишь расчетно-платежная, расчетная и платежная ведомости.
Остальные формы Постановления N 1 составляются сотрудниками кадровой службы, в полномочия которых не входит составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.
По этим основаниям мы придерживаемся той позиции, что Закон N 402-ФЗ не изменил порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1. Под действие ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ могут попасть лишь те формы, утвержденные Постановлением N 1, которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств, а именно: расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53). При таком подходе формы остальных документов кадрового учета утверждать не требуется, они будут применяться в прежнем порядке.
Однако, к сожалению, материалов правоприменительной (в том числе судебной) практики по данному вопросу нам обнаружить не удалось. В такой ситуации рекомендуем обратиться за официальными разъяснениями в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) по почте (109012, Москва, Биржевая площадь, дом 1) или посредством заполнения специальной формы обращения на официальном сайте ведомства (http://www.rostrud.ru/reception/55.shtml) на основании ст. 356 ТК РФ, Положения о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 N 324, а также приказа Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 18.05.2012 N 581н.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

14 февраля 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.