Сколько по времени должен хранить Книгу учета доходов и расходов и налоговые декларации по УСН, расчеты по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат ИП, применяющий упрощенную систему налогообложения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, предпринимателю следует хранить постоянно.
В отношении остальных документов возможно применять минимальный срок хранения, равный шести годам.

Обоснование вывода:
Часть 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" содержит прямое указание о хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности. При этом минимальный срок составляет не менее пяти лет после отчетного периода, но с указаниями на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела.
В свою очередь, на основании пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Закрепленный в НК РФ четырехлетний срок хранения документов обусловлен "глубиной" налоговой проверки (три года плюс год, в котором она может быть осуществлена) (письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). Из этого правила существует несколько исключений, когда проверяемый в ходе выездной налоговой проверки период может превышать три года. В этом случае увеличивается и срок хранения документов.
В отношении предпринимателей, применяющих УСН, финансовое ведомство обращает внимание на обязанность хранить данные налогового учета и другие необходимые документы также четыре года, если иные сроки не установлены законодательством (письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).
При этом чиновники также отмечают, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Как видим, представители Минфина России рекомендуют руководствоваться и иными сроками хранения документов, установленными законодательством.
В настоящее время сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкульта России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень)*(1).
Так, Перечнем предусмотрены, в частности, следующие сроки хранения:
- книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее - Книга) - постоянно (ст. 401 Перечня);
- налоговых деклараций (расчетов) - пять лет (ст. 392 Перечня);
- расчетов авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование - пять лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет) (п. 395 Перечня);
- документов (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат) - пять лет (при условии проведения ревизии (проверки)*(2)). Здесь же указано, что при отсутствии лицевых счетов данные документы хранятся 75 лет (ст. 412 Перечня).
Также следует учитывать, что с 1 января 2017 года плательщики страховых взносов обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
Обобщив сказанное, можно сделать вывод, что предпринимателю следует хранить Книгу постоянно (смотрите также материал: Информация Управления Федеральной налоговой службы Российской Федерации по Челябинской области от 30 декабря 2010 г. "Вы спрашивали ведущих специалистов управления"), налоговые декларации - пять лет, документы на оплату труда - пять лет, а документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, - шесть лет.
Однако на практике обособить документы, которые могут храниться пять или шесть лет, не всегда представляется возможным. Поэтому, на наш взгляд, в отношении указанных документов, за исключением Книги, целесообразно применять минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем).

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
- Энциклопедия решений. Хранение документов налогового учета и отчетности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

18 октября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Решением ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11 подтверждена правомерность установления указанных в Перечне сроков: "...оспариваемый приказ принят в пределах компетенции издавшего его органа, не противоречит требованиям закона, не возлагает на заявителей дополнительных обязанностей и не создает препятствий для осуществления ими экономической деятельности".
*(2) В Перечне есть примечания о том, что срок хранения ряда документов составляет пять лет при условии проведения проверок (ревизий).
Относительно таких проверок (ревизий) пояснений в Перечне не дано.
При этом в своих письмах финансовое ведомство регулярно ссылается на этот документ, не давая дополнительных комментариев (смотрите, например, письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-02-08/32313, от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598, от 06.09.2018 N 03-07-09/63731).
В свою очередь, Минкультом России также не дано соответствующих пояснений. В таких обстоятельствах контролирующие органы в ходе проведения проверок могут потребовать доказательства того, что в отношении уничтоженных по истечении срока хранения документов были проведены проверки (ревизии). Поэтому, если предприниматель не желает рисковать, он может продолжать хранить такие документы сверх установленных сроков или сдать их в архив.
На наш взгляд, проведение проверки (ревизии) в отсутствие определений в Перечне может быть расценено как проверка, ревизия документов на предмет определения их дальнейшей судьбы. Однако при этом должен соблюдаться определенный порядок (смотрите материал: Энциклопедия решений. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения).
Вместе с тем очевидно, что при таких действиях налогоплательщика присутствует вероятность претензий со стороны контролирующих органов.