Подотчетное лицо - водитель направляется в командировку на служебном автомобиле, он получил аванс наличными, в том числе на приобретение бензина. При возвращении из командировки к авансовому отчету он прикладывает кассовый чек на приобретение ГСМ. Были оформлены следующие бухгалтерские записи: Дебет 07060000000000112.2.109.80.212 Кредит 07060000000000112.2.208.12.667 - 200 руб. суточные; Дебет 07060000000000112.2.109.80.226 Кредит 07060000000000112.2.208.26.667 - 500 руб. проезд по платной дороге. Какой бухгалтерской проводкой, в том числе КОСГУ и КВР, следует отразить приобретение бензина водителем в командировке за наличный расчет? В настоящее время согласно учетной политике учреждения приобретение бензина отражается в качестве иных расходов с ведома работодателя, приходуется на счет 106 34 с дальнейшим отнесением на счет 105 33. Возможно ли отражать расходы как закупку?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Расходы на возмещение водителю стоимости приобретения в командировке ГСМ для служебного автомобиля могут быть отражены по КВР 244 в увязке с подстатьей 343 КОСГУ при условии, что такие расходы относятся к закупкам учреждения и не включены в перечень затрат, возмещаемых работодателем при командировании работника согласно коллективному договору или локальному нормативному акту. 

Обоснование вывода:

В силу ст. 164 ТК РФ компенсацией являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Случаи предоставления гарантий и компенсаций приведены в ст. 165 ТК РФ.

Например, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Компенсация расходов на приобретение ГСМ по КВР 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ возможна при направлении сотрудника в командировку на служебном транспорте, если такие расходы включены в коллективный договор или локальный акт работодателя в составе иных расходов, произведенных сотрудником в служебной командировке, и приобретение ГСМ осуществлено с разрешения или ведома работодателя. Такое разъяснение содержит, например, письмо Минфина России от 02.12.2016 N 02-05-11/71822.

При этом если работники (водители) приобретают ГСМ у поставщиков в интересах учреждения для последующего использования в служебных целях - для поездки в командировку на заправленном служебном автомобиле, то в рассматриваемой ситуации расходы могут осуществляться не в рамках компенсации затрат работника.

В такой ситуации, если компенсация расходов на приобретение ГСМ во время командировки водителя на служебном автомобиле не входит в перечень расходов, возмещаемых работодателем при направлении работника в служебную командировку в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя, то приобретение ГСМ следует рассматривать как закупку материалов и отразить по КВР 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" в увязке с подстатьей 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ.

Учитывая, что вопрос четко не урегулирован, конкретный порядок принятия к учету приобретенных ГСМ во время командировки рекомендуем закрепить в учетной политике, в порядке, определенном п. 4 Инструкции N 174н.

Согласно п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) отчета подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Списание ГСМ в осуществляется в общем порядке в соответствии с утвержденными нормами.

Таким образом, в зависимости от того, какой порядок возмещения расходов на приобретение ГСМ в командировку установлен коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения, операции могут отражаться следующим образом:

1. В ситуации, если локальным нормативным актом, учетной политикой учреждения установлено возмещение расходов на приобретение ГСМ в составе иных затрат во время командировки:

1.1. Дебет 0 208 26 567 Кредит 0 201 34 610,

увеличение забалансового счета 18, (КВР 112, подстатья 226 КОСГУ)

- выданы из кассы денежные средства водителю в подотчет на приобретение ГСМ в составе иных затрат в целях выполнения служебного задания;

1.2. Дебет 0 106 34 343 Кредит 0 208 26 667

Дебет 0 105 33 343 Кредит 0 106 34 343

- приняты к учету ГСМ на основании утвержденного руководителем авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами;

1.3. Дебет 0 401 20 226 (0 109 Х0 226) Кредит 0 105 34 443

- списание ГСМ, израсходованного за время командировки на основании подтверждающих документов.

2. Если локальным нормативным актом учреждения расходы на приобретение ГСМ в командировке признается в качестве закупки для нужд учреждения:

2.1. Дебет 0 208 34 567 Кредит 0 201 34 610,

увеличение забалансового счета 18, (КВР 244, подстатья 343 КОСГУ)

- выданы из кассы денежные средства водителю под отчет на приобретение ГСМ при условии отсутствия компенсации таких расходов в составе командировочных расходов в локальном акте или коллективном договоре учреждения;

2.2. Дебет КРБ 0 105 33 343 Кредит КРБ 0 208 34 667

- принят к учету ГСМ на основании утвержденного руководителем авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами;

2.3. Дебет 0 401 20 272 (0 109 Х0 272) Кредит 0 105 34 443

- списание ГСМ, израсходованного за время командировки на основании подтверждающих документов. 

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов (для бюджетной сферы) (июль 2023);
• Энциклопедия решений. Применение кодов видов расходов и КОСГУ при оплате командировочных расходов (июль 2023);
• письмо Минфина России от 15.03.2019 N 02-05-10/17872;
• письмо Минфина России от 15.07.2016 N 02-05-10/41796. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Булыгина Ольга 

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга 

8 августа 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.