В бюджетном учреждении в ходе проведения внешнего контрольного мероприятия в 2023 году выявлена переплата сотрудникам учреждения сумм возмещения расходов на оплату услуг по содержанию жилья и коммунальных услуг за 2022 год. Выплаты осуществлялись за счет средств субсидии на иные цели (КФО 5). Актом проверки предписано вернуть данные средства в бюджет. Сотрудники внесли излишне полученные средства в кассу учреждения, затем кассиром учреждения полученные средства были внесены на отдельный лицевой счет учреждения (КФО 5) посредством корпоративной банковской карты. Далее денежные средства перечислены на расчетный счет своего главного распорядителя бюджетных средств. Какими бухгалтерскими проводками должны быть отражены данные факты хозяйственной деятельности? Какие документы нужно оформить? Нужно ли выдавать кассовый чек (чек ККТ) при приеме наличных средств от сотрудников?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расчеты по возмещению сотрудниками произведенных в прошлом году расходов за счет целевой субсидии признаются в бухгалтерском учете бюджетного учреждения расчетами по компенсации затрат. Такие операции оформляются Бухгалтерской справкой (ф. 0504833), составленной на основании распоряжения руководителя учреждения и Акта проверки.
Одновременно отражается признание обязанности учреждения по возврату восстановленных остатков прошлых лет субсидий на иные цели в доход бюджета, и оформляется Извещение (ф. 0504805).
При приеме наличных денежных средств в кассу учреждения в качестве компенсации затрат кассовый чек не выдается.

Обоснование вывода:
Согласно абзацу шестому п. 1 ст. 78.1 БК РФ предоставление субсидии на иные цели осуществляется в соответствии с соглашением о предоставлении субсидии, заключаемым между органом государственной власти (органом местного самоуправления), осуществляющим функции и полномочия учредителя (далее - учредитель), и бюджетными учреждением.
Не использованные в текущем финансовом году остатки субсидии на иные цели, предоставленной бюджетным учреждениям из соответствующего бюджета бюджетной системы РФ в соответствии с абзацем вторым п. 1 ст. 78.1 БК РФ, подлежат перечислению бюджетными учреждениями в соответствующий бюджет (п. 18 ст. 30 Федерального закона N 83-ФЗ от 08.05.2010).
Порядок возврата сумм субсидии (части субсидии) на иные цели в бюджет в случае нарушения условий, установленных при их предоставлении в соглашении, определяется нормативными правовыми актами Правительства РФ, высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ или уполномоченными ими органов государственной власти, муниципальными правовыми актами местной администрации или уполномоченными ею органов местного самоуправления (пп. 2, 4 Общих требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22.02.2020 N 203). Также необходимость возврата целевой субсидии (части субсидии) в соответствующий бюджет в случае нарушения условий ее использования может устанавливаться непосредственно в самом соглашении.
В случаях, когда факт нарушения использования средств целевой субсидии выявлен после завершения отчетного периода, в котором учреждению была предоставлена субсидия, денежные средства подлежат возврату в бюджет в порядке, аналогичном порядку возврата в бюджет остатков неиспользованных остатков субсидий прошлых лет (письма Минфина России от 09.12.2021 N 02-07-10/100385, от 04.02.2020 N 02-06-07/6939, от 01.04.2016 N 02-06-07/19436, от 07.02.2017 N 02-06-10/6527).
При этом операции по возврату в бюджет средств целевых субсидий в случаях нарушения порядка их использования отражаются в рамках того же вида финобеспечения деятельности учреждения, по которому учитывались операции с указанными средствами.
Из вопроса следует, что нарушением использования субсидии на иные цели являлась переплата сотрудникам учреждения сумм возмещения расходов на оплату услуг по содержанию жилья и коммунальных услуг, произведенная в 2022 году. Данная переплата в 2023 году возвращена сотрудниками в кассу учреждения с последующим зачислением на лицевой счет (по КФО 5). Таким образом, остаток целевой субсидии прошлых лет, подлежащий перечислению в доход бюджета, восстановлен.
Задолженность по возмещению ранее произведенных расходов признается в учете учреждения - получателя субсидии по дебету счета 5 209 34 56Х "Расчеты по компенсации затрат" и кредиту счета 5 401 10 134 (5 401 40 134) "Доходы от компенсации затрат" (п. 109 Инструкции N 174н). Одновременно отражается признание в бухгалтерском учете обязанности по возврату восстановленных остатков прошлых лет субсидий на иные цели в доход бюджета (письмо Минфина России от 09.12.2021 N 02-07-10/100385).
Признание кредиторской задолженности по возврату в доход бюджета бюджетной системы РФ остатков неиспользованных субсидий, предоставленных бюджетным учреждениям на иные цели, в случае выявления по результатам последующего государственного (муниципального) финансового контроля нарушений порядка использования указанных субсидий, отражается по дебету счета 5 401 10 100 "Доходы экономического субъекта", 5 401 40 100 "Доходы будущих периодов" и кредиту счета 5 303 05 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет" (п. 152 Инструкции N 174н).
В рассматриваемом случае применяется корреспонденция со счетом 401 10, поскольку Отчет о выполнении условий соглашения (о произведенных целевых расходах), Извещение (ф. 0504805) уже представлены учредителю и, соответственно, счет 401 40 "закрыт". К счету 401 10 применяется подстатья 152 "Поступления текущего характера бюджетным и автономным учреждениям от сектора государственного управления" КОСГУ (п. 9.5.2 Порядка N 209н).
Операции по начислению дебиторской задолженности прошлых лет (задолженности сотрудников по возмещению ранее произведенных расходов) могут быть оформлены Бухгалтерской справкой (ф. 0504833), составленной на основании распорядительного документа руководителя учреждения и Акта проверки. Дополнительно по операциям, формирующим расчеты по возврату восстановленных остатков субсидии на иные цели прошлых лет, оформляется Извещение (ф. 0504805).
Таким образом, операции по возврату в бюджет средств целевой субсидии при выявлении фактов нарушения порядка их использования при наличии виновных лиц и погашении ими задолженности отражаются в бухгалтерском учете бюджетного учреждения в соответствии с Инструкцией N 174н с применением следующих корреспонденций счетов:
1. Дебет 5 209 34 567 Кредит 5 401 10 134
- начислена дебиторская задолженность прошлых лет (задолженность сотрудников по возмещению сумм переплаты целевой субсидии прошлых лет, подлежащей перечислению в бюджет);
2. Дебет 5 401 10 152 Кредит 5 303 05 731
- отражена задолженность перед бюджетом;
3. Дебет 5 201 34 510, увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510) Кредит 5 209 34 667
- виновным лицом сумма переплаты внесена в кассу учреждения (погашена дебиторская задолженность прошлых лет);
4. Дебет 5 201 23 510, увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510)
Кредит 5 201 34 610, увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610)
- выбыли денежные средства из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет (при внесении наличных средств с использованием банковских карт);
5. Дебет 5 201 11 510, увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510)
Кредит 5 201 23 610, увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610)
- зачислена на лицевой счет учреждения сумма дебиторской задолженности прошлых лет, внесенная с использованием банковской карты;
6. Дебет 5 303 05 831 Кредит 5 201 11 610, увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610)
- погашена задолженность по возврату средств субсидии в бюджет.
Что касается оформления кассового чека при приеме от сотрудников наличных денежных средств в кассу учреждения в качестве возврата переплаты по ранее произведенным расходам необходимо отметить, что такие операции не признаются расчетами в целях применения ККТ (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Следовательно, в данном случае кассовый чек не выдается.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Учет расчетов по субсидии на иные цели. Пошаговая инструкция для бухгалтера бюджетной сферы;
- Энциклопедия решений. Учет субсидий на иные цели (для бюджетной сферы).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сизонова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

27 июля 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.