Отпуск выгодно: выбираем время отдыха и составляем график

© 3dgenerator / Фотобанк 123RF.com

Традиционно в ноябре-декабре в организациях планируют рабочие процессы на следующий год. И, чтобы правильно их выстроить, начальству нужно заранее знать, когда сотрудники будут использовать положенный им отпуск. Для этого уже сейчас кадровикам стоит озаботиться составлением графика отпусков на 2025 год.

Планирование полезно обеим сторонам трудовых правоотношений. Работникам оно поможет заблаговременно организовать свой сезонный отдых. А работодателям – вовремя подготовить необходимые документы и распределить обязанности отсутствующего между его коллегами.

Рассмотрим:

• когда работникам выгодно брать отпуск в 2025 году;
• как работодателю правильно составить график отпусков и в какой срок его утвердить.

Когда брать отпуск

Правильный выбор дат очередного ежегодного оплачиваемого отпуска может принести дополнительный доход в личный бюджет работника. Ведь от того, на какой период выпадет время заслуженного отдыха, напрямую зависит то, сколько денег он получит. Объясним подробнее.

Какие месяцы выбрать?

Поскольку расчет отпускных производится исходя из среднего заработка, то с материальной точки зрения наиболее целесообразно брать отпуск в те месяцы, на которые приходится больше рабочих дней и меньше выходных и праздников.

Стоимость рабочего и отпускного дня отличается, так как зарплата считается за отработанное время с учетом количества рабочих дней, а отпускные – по среднему заработку за последний год с учетом календарных дней. Так, при зарплате в 60 тыс. руб. в месяце, в котором 21 рабочий день, стоимость одного рабочего дня составит 2857 руб., а отпускного дня – только 2047 руб. (60 000 / 29,3 = 2047). Поэтому если отпуск выпадет только на рабочие дни, то работник получит на 810 руб. меньше. А если захватит и выходной – то на 2047 руб. больше. Это связано с тем, что в период отпуска выходные оплачиваются, а в рабочий период – нет.

Также не стоит забывать о том, что в расчете отпуска учитывается только официальный доход. Серая зарплата, выплаченная в конверте, значения для оплаты заслуженного отдыха не имеет. Нужно быть готовыми и к тому, что после отпуска зарплата придет не за весь месяц, а только за фактически отработанные за рамками отпуска дни. 

Можно ли не включать в отпуск выходные дни?

Прямого ответа на этот вопрос действующее законодательство не содержит. Но Роструд на своем информационном портале "Онлайнинспекция.РФ" в июне этого года пояснял, что разделение части отпуска без включения в него выходных дней возможно. Но только если такое дробление работник согласует с работодателем. Главное, чтобы было соблюдено правило о длительности хотя бы одной части отпуска не менее 14 календарных дней.

Об этом же упоминал Минтруд России в своем письме от 7 декабря 2018 г. № 14-2/ООГ-9754. "Кодексом не установлен запрет на предоставление отпуска работнику в случае, если начало отпуска приходится на выходной и (или) нерабочий праздничный день", – указывалось в разъяснениях.

Так, например, возможен такой график стандартного 28-дневного ежегодного оплачиваемого отпуска:

• одна часть – 14 календарных дней подряд;
• 5 дней отдыха – с понедельника по пятницу;
• еще 5 дней – с понедельника по пятницу;
• 4 дня – с понедельника по четверг.

Между тем предоставление отпуска исключительно в выходные дни, по мнению Минтруда России, не будет соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

Стоит обратить внимание и на нюанс, связанный с финансовой составляющей. Если выходные дни включены в период отпуска, то они оплачиваются. Поэтому если, к примеру, отпуск намечен с понедельника по пятницу, то отпускные начислят за 5 дней, хотя сам период отдыха с учетом предшествующих и последующих выходных растянется на 9 дней. Напротив, если отдых начнется с субботы и закончится в следующее воскресенье, то отпускные выплатят за все 9 дней.

Учитываются ли в периоде отпуска праздничные дни?

Еще один момент, о котором нужно помнить, планируя свой отпуск, – это наличие в желаемом месяце нерабочих праздничных дней. Имеются в виду официальные праздники, перечень которых указан в ст. 112 ТК РФ. К ним относятся:

• 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января – Новогодние каникулы;
• 7 января – Рождество Христово;
• 23 февраля – День защитника Отечества;
• 8 марта – Международный женский день;
• 1 мая – Праздник Весны и Труда;
• 9 мая – День Победы;
• 12 июня – День России;
• 4 ноября – День народного единства.

Если на период отпуска выпадет одна из перечисленных дат, то отпуск увеличится. Но это касается только указанных праздников. Если выходной был перенесен по решению Правительства РФ на другой день (например, как в 2025 году будет с 8 марта – праздник и так придется на выходной (субботу), поэтому его сдвинули на 13 июня), то день переноса не повлияет на продолжительность отпуска, так как сам по себе он не праздничный, а лишь перенесен с праздничного. Зато за счет праздничных дней можно сделать свой отпуск немного (а если он придется на новогодние каникулы – то и намного) длиннее. Решение зависит только от работника и его приоритетов – длительный отдых или прибыльные отпускные, а также от его умения договориться с начальством. 

Как составить график отпусков

Для начальства и кадровой службы планирование на следующий год связано, в первую очередь, с составлением графика отпусков. Часть 1 ст. 123 ТК РФ предписывает ежегодно утверждать его не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В этом году такой срок приходится на 17 декабря включительно. Но озаботиться формированием этого документа можно и заранее.

Для организаций, созданных в течение календарного года, на который утверждается график отпусков (то есть после установленной даты его утверждения – например, с начала года), действует свое правило – им разрешено составлять график отпусков и дополнять его по мере трудоустройства работников. В этом случае документ целесообразно утвердить вместе с приемом на работу первого работника, включая и руководителя компании.

Обязателен ли график отпусков и надо ли согласовывать его с работниками?

Документ с запланированными датами отпуска всех сотрудников обязателен – причем как для работодателя, так и для работника. Конституционный Суд Российской Федерации в своем определении от 2 марта 2006 г. № 60-О, отмечал, что именно в указанный в графике календарный период работодатель должен предоставить, а работник – использовать ежегодный отпуск.

Что касается согласования графика с работниками, то прямой обязанности работодателя закон не устанавливает. Действия работодателя, который самостоятельно с учетом производственной необходимости составил график отпусков, не согласовав его с работниками, правомерны. Закон обязывает согласовывать график отпусков только с выборным органом первичной профсоюзной организации. Если же таковой на предприятии нет, то мнение работников может быть учтено работодателем, но это необязательно. Такой позиции придерживается Роструд.

В своих разъяснениях ведомство отмечало, что в ст. 123 ТК РФ нет прямой обязанности работодателя советоваться с работником при составлении графика отпусков. Равно как и в ст. 10 Конвенции № 132 Международной организации труда "Об оплачиваемых отпусках (пересмотренная в 1970 году)" не содержится императивных предписаний на этот счет. Там лишь упоминается, что работодатель должен проконсультироваться по этому вопросу с работником или с его представителями. Все же Роструд рекомендует при отсутствии в организации профсоюзов опросить работников о предпочтительном времени отпуска, но учитывать это мнение или нет – право работодателя, а не его обязанность. Особенно если с учетом производственной необходимости невозможно принять во внимание все пожелания работников. Единственное, что должен работодатель – это обеспечить право отдельных категорий работников на использование отпуска по желанию в удобное время. Решить спорные организационные моменты, связанные с составлением графика отпусков, можно и в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте работодателя.

Что касается вопроса с разделением отпуска на части при утверждении графика, то работнику и работодателю требуется согласовать и сам факт разделения отпуска, и продолжительность каждой его части. Для этого достаточно либо получить от работника заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение, либо дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии подчиненного с разделением отпуска на части.

Обязательно ли знакомить работников с графиком отпусков?

Если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков.

Но так как отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и прямой нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

С 2004 года действует унифицированная форма № Т-7 для графика отпусков, утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Но она носит рекомендательный характер. Форму графика работодатель может разработать и самостоятельно. Обычно она представляет собой таблицу с указанием в отношении каждого работника периодов отпуска в конкретном календарном году.

При составлении графика лучше указывать конкретную дату начала ежегодного оплачиваемого отпуска и его продолжительность. Документ должен быть подписан начальником отдела кадров и руководителем организации или уполномоченным им лицом.

После утверждения графика отпусков одностороннее его изменение будет невозможно. Если у работника или работодателя возникнет необходимость сдвинуть даты отпуска, то сторонам нужно будет согласовать такое изменение (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15). А для отражения в графике данных о новых сотрудниках, как правило, потребуется заполнить отдельную форму, утвержденную как дополнение к графику.

Кого включать в график и кто имеет право на выбор удобных дат отпуска?

График определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков каждого работника, поэтому в него следует включать всех сотрудников (в том числе руководителей). Имеются в виду те лица, у которых право на отпуск будет в том году, на который составляется график, и с которыми действует трудовой договор на момент утверждения плана отпусков.

Но Роструд в своих ответах на вопросы пользователей портала "Онлайнинспекция.РФ" и в письмах упоминал о некоторых категориях работников, которых можно не упоминать в графике. Например, это касается, женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком и осуществляющих трудовую деятельность в режиме неполного рабочего времени. Их нужно отражать в графике только тогда, когда достоверно известно, что они желают воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском.

"Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает", – пояснял Пленум Верховного Суда Российской Федерации в п. 20 своего постановления от 28 января 2014 г. № 1 "О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних". Не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе "Примечания".

Но и тут все не так однозначно, ведь такие работники вправе в любое время прервать отпуск по уходу и непосредственно после него воспользоваться оплачиваемым отпуском. И отказать им в этом работодатель не сможет. А если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет считаться нарушением.

Не включать в график можно и мобилизованных сотрудников, так как действие трудового договора с ними приостанавливается на период прохождения военной службы (письмо Роструда от 19 декабря 2023 г. № ПГ/26132-6-1).

К слову, поскольку в ТК РФ не содержится разграничений между включаемыми в график работниками, то Минтруд России полагает, что работодатели вправе урегулировать эти моменты локальным нормативным актом, коллективными договорами, соглашениями.

При этом при формировании графика стоит учитывать, что ТК РФ предусматривает приоритетное право выбора периодов отдыха для некоторых категорий трудящихся. Это касается:

• работников, имеющих трех и более детей в возрасте до 18 – они могут взять отпуск по своему желанию в удобное время до достижения младшим из детей возраста 14 лет (ранее такое право предоставлялось тем, кто имеет детей до 12 лет) (ст. 262.2 ТК РФ);
• несовершеннолетних работников – имеют право не только на более продолжительный ежегодный основной оплачиваемый отпуск (31 календарный день), но и могут использовать его в удобное для себя время (ст. 267 ТК РФ);
• одного из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).

Аналогичные трудовые гарантии другими федеральными законами установлены для:

• инвалидов войны и ветеранов боевых действий (ст. 15 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ "О ветеранах");
• Героев РФ и полных кавалеров ордена Славы, Героев Советского Союза (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I);
• Героев труда и полных кавалеров ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
• почетных доноров (ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ) и т. п.

Еще одна категория работников, которым положен отпуск в удобное время, – это супруги военнослужащих. Для них правило актуально в случаях, когда они хотят использовать свой отпуск одновременно с мужем или женой. Причем продолжительность отпуска по их желанию может быть равной длительности отпуска военнослужащих. Но ту часть отдыха, которая превысит обычную по основному месту работы, предоставят без сохранения зарплаты (ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ "О статусе военнослужащих").

Отпуском не по графику могут воспользоваться и супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ) и беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

Работодатель также обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) по просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Речь идет о случаях, когда такой отпуск нужен для сопровождения несовершеннолетнего ребенка в другую местность до ссуза или вуза, куда он планирует поступить (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

Должен ли работодатель отслеживать график отпусков и хранить его?

По общему правилу, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе. Обычно этим занимаются отдел кадров, служба персонала и т. п. Для оформления отпуска по графику достаточно издания приказа о предоставлении отпуска. Дополнительное заявление работника может потребоваться только в случае, если он желает перенести свой отпуск на другие даты.

График отпусков нужно хранить в течение одного года (ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за тем, на который оформлен документ (п. 1.4 Перечня). Следовательно, график отпусков на 2025 год, который закончит свое действие 31 декабря следующего года, придется хранить весь 2026 год, а график отпусков на 2026 год – до конца 2027 года.