Путевой лист: практические советы для бухгалтера

© jemastock / Фотобанк Фотодженика

Путевой лист – основной инструмент контроля за использованием служебного автотранспорта. Его добросовестное и корректное оформление позволит взыскать ущерб, причиненный учреждению. Также сведения из путевого листа могут быть учтены в качестве доказательства невиновности в причинении ущерба в ситуациях, когда ДТП совершено с участием транспортного средства, принадлежащего учреждению. Конечно, вероятность наступления подобных обстоятельств невелика. Но не стоит забывать и о текущем контроле за обоснованностью использования транспорта в служебных целях: одной из задач такого контроля является предотвращение ущерба государственному / муниципальному имуществу. А ущерб может выражаться в необоснованных выплатах водителям либо в необоснованном списании ГСМ. Исходя из судебной практики, второй случай наиболее распространен в организациях бюджетной сферы (Решение Белорецкого горсуда Республики Башкортостан от 7 мая 2024 г. по делу № 2-1195/2024).

Дело в том, что ущербом признаются расходы на приобретение ГСМ в том случае, если автомобиль был использован в личных целях теми работниками, за которыми он закреплен. Руководитель также не является исключением из общего правила. Зачастую с иском о взыскании ущерба, размер которого определяется исходя из стоимости списанных на неслужебные поездки ГСМ, обращаются органы прокуратуры. Судьи соглашаются с доводами надзорных органов, указывая, что подобные расходы являются нецелевыми, поскольку использование государственного / муниципального имущества не соответствует публичным интересам.

В отдельных случаях на сторону должностных лиц, использовавших транспортное средств в личных целях, встает представительный орган муниципального образования. В одном из примеров совет депутатов муниципального района, являясь материальным истцом, принял решение об отказе от иска к главе муниципального образования о возмещении ущерба, причиненного в результате использования служебного автомобиля в личных целях. Однако судьи согласились с надзорным органом в том, что данной ситуации отказ представителя нарушает законные интересы других лиц, а именно – населения муниципального образования, имуществу которого причинен ущерб. Это обстоятельство лишний раз подтверждает вывод о том, что организации бюджетной сферы не вправе добровольно отказываться от взыскания любой дебиторской задолженности.

Конечно, в путевых листах информация о личных поездках должностных лиц, как правило, не отражается. Но доказательством таких поездок могут быть данные камер фиксации системы видеонаблюдения или информация из иных документов, например, из чеков АЗС. Выявление подобных фактов – задача должностных лиц учреждения. А так как в конечном счете практически все документы, содержащие информацию о деятельности учреждения, поступают в распоряжение бухгалтерии, то и претензии ревизоры в большинстве случаев предъявляют именно к работникам бухгалтерской службы. Причем подобные претензии не исключены даже тогда, когда решения о списании нефинансовых активов или дебиторской задолженности принимаются комиссионно.

Дело в том, что согласно положениям Стандарта "Концептуальные основы... " первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченных им на то лиц. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского / бюджетного учета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Вместе с тем проверка обоснованности первичных учетных документов, которыми оформлены факты хозяйственной жизни, а также логическая увязка отдельных показателей прямо поименованы в перечне трудовых действий главного бухгалтера. Соответственно, именно бухгалтерия в большинстве случаев сможет выявить признаки причинения ущерба имуществу учреждения. Более того, сопоставление информации о фактах хозяйственной жизни, содержащейся в разных документах, позволит избежать претензий по вопросам отражения в учете мнимых фактов хозяйственной жизни.

В качестве ущерба при использовании государственного/муниципального имущества может рассматриваться не только списание ГСМ при использовании автомобиля в личных целях, но и использование автомобиля неустановленными должностными лицами. Признаками таких нарушений может послужить маршрут, указанный в путевом листе. Как правило, ревизоры обращают внимания на это, когда выбранный водителем маршрут не оптимален. Поэтому в целях обеспечения контроля за целевым использованием служебного автотранспорта информация в путевом листе должна подтверждать использование автомобиля именно в служебных целях, то есть не только с указанием должностных лиц, которым предоставлен служебный автомобиль, но и с указанием цели каждой поездки (Определение Восьмого КСОЮ от 4 июня 2020 г. по делу № 8Г-7632/2020).