Корпоративные чаты в законе

Ирина Оникиенко

Партнер Capital Legal Services, адвокат, член совета ФПА РФ

специально для ГАРАНТ.РУ

Мы уже привыкли к тому, что незаметно разнообразные чаты в мессенджерах стали незаменимой частью нашей бизнес-среды, удобным и оперативным средством коммуникации. Но многие вопросы использования этих инструментов никак не урегулированы на законодательном уровне, а также чаще всего они не прописаны и в локальных нормативных актах компаний. А там, где существует неопределенность, всегда высоки риски споров и неприятностей. На сегодняшний день судебной практики, которая каким-либо образом была бы связана с вопросами использования мобильных мессенджеров, пока нет, но ее появление – дело ближайшего обозримого будущего.

Использование корпоративного чата стало одним из относительно новых средств внутренней коммуникации в компаниях. Разберемся с некоторыми вопросами, связанными с его созданием и использованием.

Чат может быть создан "стихийно" и неофициально (например, у нас есть такой для партнеров), группой сотрудников для оперативного обсуждения или согласования текущих вопросов и, скорее всего, такой чат не требует специального регулирования. Другое дело, когда компания планирует использовать чат как инструмент делового оборота, как часть корпоративной культуры, которая может определяться правилами внутреннего трудового распорядка.

В этом случае нужно продумать целый ряд вопросов. Прежде всего: кому поручить создание чата, как не потерять права доступа и администрирования с увольнением сотрудника и т. п. Создание чата для сотрудников может быть отнесено к функциям как специально нанятого для целей технического обеспечения работника (системного администратора), так и иного сотрудника, у которого есть достаточный уровень знаний в технической сфере. Ключевым здесь является то, к функционалу какого сотрудника создание подобного чата отнесено в соответствии с трудовым договором, должностной инструкцией, внутренними актами работодателя. При этом, поскольку в ходе использования мессенджеров могут возникнуть технические проблемы и неполадки, то следует учитывать, что специалист, компетентный в сфере технологий, понадобится не только на этапе создания чата, но и в дальнейшем. Поэтому в вышеупомянутых документах, регламентирующих обязанности ответственного работника, имеет смысл указать на обязанность не просто создать чат, но и поддерживать его работоспособность.

При организации корпоративного чата следует принимать во внимание, что работник, в обязанности которого входит администрирование корпоративного чата, может уволиться. В связи с этим, рекомендуется, чтобы администрирование чата осуществлялось с аккаунта, "привязанного" к корпоративному номеру телефона, зарегистрированному на компанию – так кадровые перестановки не повлияют на стабильность работы корпоративного чата в мессенджере.

Если же речь идет не о чате между сотрудниками, а об общедоступном канале в мессенджере, который ведет определенный сотрудник компании, размещая в нем статьи, новости, заметки, изображения и т. д., являющиеся объектами авторского права, важно обеспечить, чтобы исключительные права на весь контент принадлежали работодателю. Для этого следует включить в должностные обязанности такого работника его обязанность по созданию контента для канала с перечислением видов такого контента, а также указать, что все исключительные права на создаваемый работником в рамках выполнения трудовых обязанностей творческий продукт принадлежат работодателю. Следует также иметь в виду, что за использование объектов авторского права, созданные работником в рамках выполнения им трудовых обязанностей, работодатель обязан выплатить ему вознаграждение, размер, порядок и условия выплаты которого рекомендуется закрепить в соглашении с работником во избежание возможных споров (ч. 2 ст. 1295 Гражданского кодекса).

На стадии, когда корпоративный чат уже создан, у работников часто возникает вопрос, нужно ли и можно ли писать сообщения в чат вне рабочего времени. Здесь все зависит от целей создания корпоративного чата, которые должны определяться локальными актами работодателя – напомним, с ними сотрудники должны быть ознакомлены под подпись. Такими актами, например, может быть установлено, что чат создается только для целей работы по конкретному проекту и потому логично требовать от сотрудников использовать его по этому назначению.

Другой вопрос, который нередко возникает у сотрудников: должны ли они быть на связи и отвечать, в частности, в чате, коллегам и руководству вне рабочего времени, в том числе, и ночью. Ответ на этот вопрос зависит, прежде всего, от выполняемой работником трудовой функции и режима работы сотрудника (ст. 97 Трудового кодекса), предусмотренного в трудовом договоре и должностной инструкции. Так, работнику может быть установлен ненормированный рабочий день, то есть он может эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени (ч. 1 ст. 101 ТК РФ). Согласия сотрудника на коммуникацию во внерабочее время в этом случае не требуется. В соответствии со ст. 99 ТК РФ – с письменного согласия сотрудника он может привлекаться работодателем к работе за пределами рабочего времени (сверхурочная работа). Таким образом, если отношения оформлены соответствующим образом, то работодатель вправе требовать от сотрудника быть готовым ответить в любое время. В противном случае, у работодателя нет правовых оснований требовать от сотрудника ответов в нерабочее время.

Идеальной с точки зрения структурированности использования IT-ресурсов в компании является ситуация, когда работодатель разработал специальное положение, регламентирующее данный вопрос (например, Положение о надлежащем использовании IT-ресурсов). В нем можно предусмотреть правила использования корпоративной почты, внутренней сети компании, осуществление мониторинга использования, ответственность работников за ненадлежащее использование корпоративных устройств и информации, полученной в ходе исполнения служебных обязанностей. Положение внесет ясность во многие не урегулированные законом вопросы, что будет способствовать четкому пониманию сотрудниками, что именно от них требуется. Например, в превентивных целях в разделе об ответственности можно указать, что нарушение данного локального акта расценивается как грубое нарушение работником своих обязанностей и может повлечь привлечение к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения в порядке, предусмотренном ТК РФ (например, п. 6 ст. 81 ТК РФ). Кроме того, работодателю следует как можно более четко и внятно сформулировать, как сотрудники должны взаимодействовать с IT-ресурсами, в том числе, чатом, а работники, в свою очередь, должны внимательно ознакомиться с возлагаемыми на них обязанностями при использовании ресурсов (в том числе, с точки зрения временных параметров использования). Вариативность правил зависит исключительно от специфики бизнеса и необходимого уровня системы безопасности компании. Иногда достаточно обязать сотрудников использовать пароль на телефоне для защиты информации от третьих лиц и отключить в настройках приложения появление всплывающих текстовых уведомлений. Но бывают случаи, когда бизнес требует введения достаточно жестких правил пользования корпоративными девайсами и сетями. Так, в одной компании категорически запрещалось выносить из офиса персональные компьютеры, система безопасности предусматривала, что в случае несанкционированного вторжения все компьютеры блокируются и "вскрыть" их третьим лицам практически невозможно. В других компаниях, пользование корпоративными сетями вне работы не позволяется в принципе, то есть работа может выполняться только в рабочее время и из офиса. Вопросы использования чата в таких компаниях, если и будут допустимы, то точно будут строго упорядочены.

Также с безопасностью связана и процедура увольнения сотрудника. Я рекомендую включать в соответствующее Положение правило отключения увольняемого сотрудника от IT-систем, в частности, такому сотруднику должен быть удален аккаунт и закрыт доступ к корпоративной почте, серверу и служебным социальным сетям, включая, чаты и т. п. Каждый работник должен быть ознакомлен с таким локальным нормативным актом под подпись.

Думается, что если работодатель решил использовать в повседневной деятельности компании корпоративный чат, то предполагается, что сотрудники обладают устройствами, способными его поддерживать. Но что делать, если корпоративный девайс не выдается, а компания требует использовать личный аппарат, например, телефон в рабочих целях? Здесь возникает несколько вопросов: кто несет расходы по связи? Что происходит с конфиденциальностью и безопасностью? Конечно, если телефон нужен лишь для поддержания обычной связи с сотрудником, то особенных вопросов быть не должно. А вот если телефон нужен для осуществления сотрудником своих должностных обязанностей, например, он должен общаться с клиентами, то ситуация совершенно иная. Ответственный работодатель вряд ли допустит, что сотрудник использует для работы свой личный девайс. Работодатель, который дорожит собственной репутацией, должен позаботиться о специальных средствах защиты от взлома, – а они, как правило, отсутствуют на личных устройствах работника. Кроме того, компания вправе проверять состояние корпоративных девайсов, в том числе с точки зрения безопасности, и значит, имеет право на доступ к информации, которая находится в этих девайсах. К личным устройствам такого доступа компания не имеет и, соответственно, в случае, например, утечки информации третьим лицам, проверить правомерность действий сотрудника будет невозможно.

Что касается работника, то ему следует выяснять при приеме на работу, существует ли в рамках трудового договора, его должностной инструкции или локального акта, устанавливающего порядок использования корпоративного чата, обязанность использовать личный телефон в рабочих целях. Если работник принял на себя такое обязательство, то он, по крайней мере, вправе требовать выплаты компенсации за использование своего устройства от работодателя (ст. 188 ТК РФ). Если такая обязанность нигде не установлена, то работник не обязан использовать личное имущество, поскольку иное означало бы вмешательство в реализацию работником права собственности и в частную сферу работника, особенно в ситуациях, когда работодатель имеет техническую возможность доступа ко всем чатам работника на его личном телефоне, а не только к корпоративному чату в рамках одного приложения.

Если же работодатель обязывает сотрудника не просто использовать, а специально приобрести, например, смартфон для корпоративных целей, то с моей точки зрения, это противозаконно. В такой ситуации работнику следует ссылаться на то, что приобретение имущества для выполнения трудовой функции должно быть добровольно принятым обязательством в рамках все тех же внутренних актов работодателя или трудового договора. В отсутствие такого добровольно принятого на себя работником обязательства обеспечивать работников оборудованием, инструментами и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей, обязан работодатель (ст. 22 ТК РФ).