Возможные варианты перехода на электронные трудовые книжки и полностью электронный кадровый документооборот

ra2studio / Depositphotos.com

C 2020 года предполагается вести учет сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде – законопроект об электронных трудовых книжках должен быть принят не позднее июня следующего года (согласно плану мероприятий по направлению "Нормативное регулирование" программы "Цифровая экономика Российской Федерации"). Поэтому сейчас экспертное сообщество активно обсуждает детали планируемого перехода к электронным трудовым книжкам, в частности – может ли он произойти одномоментно или необходим переходный период, в течение которого работодатели обязаны будут продолжать вести традиционные трудовые книжки в бумажном формате, и каким по продолжительности должен быть этот период. Кроме того, обсуждается возможность полного перехода на электронный кадровый документооборот, что предполагает среди прочего заключение трудовых договоров в электронном виде, но пока даже примерная дата такого перехода не называется.

Стоит отметить, что Минтруд России уже подготовил законопроект об учете данных о трудовой деятельности работников в электронном виде и планирует внести его в Правительство РФ до конца года. Параллельно свою версию законопроекта – с учетом предложений научного и бизнес-сообщества – разработала рабочая группа "Трудовое законодательство" Центра компетенций АНО "Цифровая экономика". Принципиальные различия двух позиций обсуждались в ходе прошедшего на прошлой неделе в Аналитическом центре при Правительстве РФ круглого стола. Рассмотрим наиболее важные положения обоих проектов.

Учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Согласно поправкам в Трудовой кодекс, разработанным Минтрудом России (далее – Законопроект № 1; текст проекта имеется в распоряжении портала ГАРАНТ.РУ), электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника, содержащиеся в информационной системе ПФР и формируемые на основе представляемой работодателями информации (ТК РФ планируется дополнить новой ст. 66.1). Предполагается расширить перечень сведений, которые в настоящее время направляются работодателями в ПФР в соответствии с законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования (ст. 9 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ; далее – закон о персонифицированном учете), данными об образовании и квалификации работников. В связи с этим министерством подготовлен также законопроект о внесении изменений в закон о персонифицированном учете, предусматривающий включение в индивидуальные лицевые счета, открытые ПФР для каждого застрахованного лица, нового раздела – "Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)". В качестве таких сведений будет выступать информация:

• о работодателе, выполняемой работе и ее периодах. Имеются в виду наименование страхователя (им является работодатель), сведения о приеме на работу, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора, а также данные приказа или иного документа страхователя, ставшего основанием для оформления перечисленных трудовых отношений;
• об образовании: наименование и год окончания учебного заведения, специальность или профессия, а также квалификация (при наличии), данные документов об образовании, о квалификации;
• о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Такой расширенный перечень сведений обо всех сотрудниках, в том числе работающих по совместительству, по задумке министерства, работодатели должны будут направлять в ПФР в электронном виде – по форме, утвержденной фондом, – уже с 1 января 2020 года. Причем поправками в закон о персонифицированном учете предлагается установить, что работодатель обязан представлять новые сведения о трудовой деятельности, кроме информации об образовании, в день издания соответствующего приказа (о награждении, переводе, увольнении и др.). Так что, скорее всего, речь идет именно о новой форме представления данных, а не корректировке тех, которые используются сейчас (постановление Правления ПФР от 11 января 2017 г. № 3п).

В то же время Законопроектом № 1 не предусмотрен единовременный полный отказ от бумажных трудовых книжек – предполагается, что до 1 января 2027 года работодатели продолжат их вести. Исключения составят трудовые книжки тех работников, которые обратятся к работодателю с письменным заявлением об отказе от их ведения на бумажном носителе, – в этом случае трудовые будут переданы на хранение самим работникам. Как отметила директор Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда России Марина Маслова, необходимость установления указанного переходного периода обусловлена неготовностью работающих граждан отказаться от традиционных трудовых. Как показал опрос работающих граждан, более половины из них выступают за сохранение бумажных трудовых наряду с электронными, даже зная – исходя из формулировки вопроса, – что почти вся информация об их трудовой деятельности уже передается в ПФР. Кстати, такие же результаты показал и опрос, проведенный порталом ГАРАНТ.РУ, – 58% респондентов поддерживают существование обоих форматов трудовых. Для работодателей же, как отмечается в финансово-экономическом обосновании к законопроекту, переход на электронные трудовые книжки никаких дополнительных расходов не повлечет, поскольку они и сейчас ведут кадровые документы в корпоративных информационных системах, что позволяет формировать в автоматизированном режиме необходимые для передачи в систему персонифицированного учета ПФР данные, а практика представления отчетности в ПФР в электронном виде имеет место с 2002 года. По словам заместителя директора фирмы "1С" Анны Поляковой, разработчики корпоративных информационных систем готовы внести необходимые изменения в их типовые версии, и для пользователей таких версий это действительно не повлечет дополнительных расходов. А вот работодателям, дорабатывающим информационные системы под свои бизнес-процессы, все же придется их соответствующим образом донастроить.

Кстати, несмотря на правило об обязательном формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде и направлении их в ПФР для включения в единую информационную систему, при устройстве на новую работу работнику, согласно Законопроекту № 1, все же придется предъявлять заверенные надлежащим образом бумажные документы, содержащие соответствующие сведения, – полученные либо у последнего работодателя (предлагается установить, что он обязан выдавать их сотруднику при увольнении), либо в ПФР, либо в МФЦ. Единственный способ получить сведения о трудовой деятельности в электронном виде для этой цели – воспользоваться единым порталом госуслуг, для чего, разумеется, сам портал должен иметь доступ к данным сведениям. Но процесс его синхронизации с информационной системой, содержащей сведения о трудовой деятельности граждан, не должен затянуться, поскольку предполагается, что с его помощью с 2021 года эти данные в отношении поступающего на работу лица принимающий работодатель сможет получать самостоятельно. Возможность получения сведений через разные каналы позволит не допускать возникающих в настоящее время ситуаций, когда последний работодатель не отдает бывшему сотруднику трудовую книжку, в связи с чем тот не может устроиться на новую работу, так как при заключении трудового договора предъявление трудовой книжки обязательно (ч. 1 ст. 65 ТК РФ), подчеркнула представитель Минтруда России. Кроме того, Законопроект № 1 предусматривает не просто обязанность работодателя выдавать работнику сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе в день прекращения трудового договора или не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления, если информация запрашивается во время работы у этого работодателя, но и обязанность возместить не полученный по причине несвоевременной выдачи этих сведений заработок (данным положением предлагается дополнить ст. 234 ТК РФ). За несвоевременное же представление сведений в ПФР работодателей можно будет оштрафовать по ст. 15.33.2 КоАП РФ – дополнение ее соответствующим примечанием предусмотрено еще одним разработанным наряду с указанными выше проектами законопроектом Минтруда России.

Нельзя не отметить, что всего, согласно сопроводительным материалам к Законопроекту № 1, его принятие потребует внесения изменений в более 100 нормативных актов (как законов, так и подзаконных актов), содержащих положения о трудовых отношениях и трудовом стаже, а также упоминание о сведениях о трудовой деятельности. Проекты необходимых для реализации законопроекта подзаконных актов или хотя бы их концепции должны быть готовы к моменту внесения Законопроекта № 1 в Госдуму, иначе палаты Федерального Собрания РФ просто не примут документ, отметила первый заместитель председателя Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Людмила Бокова. Кроме того, по ее мнению, к этому моменту нужно просчитать всю экономику процесса перехода на электронные трудовые книжки и исходя из полученных результатов устанавливать переходный период.

Эксперты АНО "Цифровая экономика" также считают использование системы персонифицированного учета ПФР наиболее оптимальным вариантом перехода на электронный учет сведений о трудовой деятельности работников. "Почти все работодатели имеют налаженные каналы связи с ПФР, – пояснила член рабочей группы – разработчика альтернативного законопроекта (далее – Законопроект № 2), вице-президент ПАО Сбербанк Анна Попова. – К тому же при начислении пенсий используется информация не из трудовых книжек, а из данной системы ПФР". В то же время авторы Законопроекта № 2 считают установление длительного переходного периода, предлагаемого Минтрудом России, не только не обоснованным, но и обременительным для работодателей, так как, помимо одновременного ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и бумажных трудовых книжек, им предстоит предусмотреть систему учета заявлений сотрудников об отказе от традиционных трудовых. В связи с этим проект предусматривает полный единовременный на территории всей страны отказ от бумажных трудовых книжек с 1 января 2020 года. Предполагается, что с этой даты они станут документами личного хранения.

Данную позицию разделяют и эксперты Аналитического центра при Правительстве РФ. "Непонятно, почему с 2020 года нельзя полностью перейти на учет в базе ПФР. С моей точки зрения, технических барьеров нет. Если бы мы в свое время проводили голосование по вопросу, все ли готовы доверять порталу госуслуг, то, наверное, большинство населения сказало бы, что не знает, потому что не понимает, как этим пользоваться, а сейчас на портале создано 80 млн личных кабинетов", – отметил руководитель проектного офиса по реализации программы "Цифровая экономика Российской Федерации" Владимир Месропян. К тому же в случае одобрения Законопроекта № 1 и принятия на его основе федерального закона с 1 января 2019 года работодатели будут обязаны информировать работников о внесенных документом в ТК РФ изменениях – данное положение также содержится в проекте.

Среди других существенных отличий Законопроекта № 2 стоит выделить, во-первых, иную предполагаемую периодичность представления в ПФР сведений о различных кадровых событиях. Предусматривается, что данные должны будут направляться в фонд не сразу после подписания приказа или иного документа, а ежемесячно, что исключит необходимость донастройки используемого им программного обеспечения для обработки сведений фактически в онлайн-режиме. Во-вторых, эксперты АНО "Цифровая экономика" уверены, что во всех случаях, требующих представления сведений о трудовой деятельности работников, они должны направляться в электронном виде. Представление сведений в бумажном формате должно стать исключением и допускаться только в том случае, когда соответствующая информация отсутствует в системе ПФР. В то же время при желании работник сможет получить бумажный документ, содержащий данные сведения, при увольнении.

Как отметила Анна Попова, проведенный с целью оценить возможность масштабирования системы ПФР за счет включения новых данных пилотный проект ПАО Сбербанк и ПФР показал, что у фонда есть не только необходимая база для хранения всех сведений о трудовой деятельности работника, но и техническая возможность для взаимодействия с работодателями по защищенным каналам связи, что позволяет предотвратить утрату или искажение данных. По словам заместителя председателя правления ПФР Алексея Иванова, фонд действительно готов к реализации предполагаемых изменений с 1 января 2020 года и в настоящее время ведет работу по повышению уровня защиты системы.

МНЕНИЕ

Фото: pfrf.ru

Алексей Иванов, заместитель председателя правления ПФР:

"Пенсионный фонд понимает всю степень ответственности, которая на него ляжет, но она у него и так огромна – мы ведем данные о 6 млн предприятий, о приеме страховых взносов по 55 млн работающих граждан, о 44 млн пенсионеров, о 80 млн получателей социальных льгот. Думаю, под руководством Минтруда России мы справимся с поставленной задачей, и технологических рисков запуска обновленной системы я не вижу.

С 1 января 2020 года работодатели за всех своих работников будут сдавать и отчетность, и все данные о перемещении человека по кадровой лестнице и образовании. Онлайн-передача данных даст работнику возможность в любое время посмотреть, какую должность он занимает, платит ли работодатель за него страховые взносы и в каком размере. Гражданин может и должен этим интересоваться – это его личные интересы, его пенсия. Мы хотим сделать граждан более активными. Более того, человек в любой момент сможет получить со смартфона или ноутбука, с любого устройства выписку о трудовой деятельности и отправить в любое место, причем отправит он документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью ПФР, то есть юридически значимый документ. Если захочет все-таки документ в печатном виде, может на принтере его распечатать и заверить в любом отделении ПФР или МФЦ. Мы минимизируем все риски граждан".

---

В то же время ряд экспертов считает, что переходный период все-таки нужен, но более короткий по сравнению с предложенным Законопроектом № 1 – максимум три года. За это время нужно решить ряд важных задач. В частности, проверить работу системы персонифицированного учета ПФР в условиях, когда фонд не просто хранит переданные работодателями данные, но и предоставляет их по запросам, ведь нагрузка на систему в связи с этим существенно вырастет, а также определить условия и порядок получения сведений из нее, например, потенциальными работодателями. Важнейшим является также вопрос о подтверждении так называемой ретроспективной информации, что важно и для данных, накопленных ПФР с момента начала ведения персонифицированного учета граждан, поскольку расширенный перечень сведений нужно будет представлять за периоды работы после 1 января 2020 года, а направление соответствующих данных за предыдущие периоды не предусмотрено, и тем более для архивных данных, сформированных еще до начала ведения указанной системы. Отвечая на вопрос портала ГАРАНТ.РУ о наиболее эффективном способе обработки ретроспективной информации, заместитель Министра экономического развития РФ Савва Шипов подчеркнул, что нужно, во-первых, узнать, какое количество данных хранится у ПФР в оцифрованном виде (по его прогнозам – достаточно большое), и перевести все данные, имеющиеся у фонда, в реестры. Замминистра полагает, что наличие соответствующих реестровых записей будет гарантировать полное соблюдение прав и работников, и работодателей.

Переходный период нужен и для того, чтобы организовать выдачу трудовых книжек на личное хранение, так как для крупных компаний это предполагает немаленький объем работы, отметила представитель корпоративного центра АО "Северсталь Менеджмент" Ольга Бернацкая. Она также подчеркнула необходимость определения формата некой завершающей записи в трудовой книжке, которая будет свидетельствовать о том, что начиная с момента ее внесения все сведения о трудовой деятельности сотрудника ведутся исключительно в электронном виде.

Наконец переходный период необходим для обеспечения работодателями возможности получения данных о трудовой деятельности в электронном виде тем гражданам, которые пока не пользуются цифровыми устройствами в принципе, добавил заведующий кафедрой трудового права юридического факультета МГУ имени М.В. Ломоносова, председатель Комиссии по социальному законодательству Ассоциации юристов России Александр Куренной.

Электронный кадровый документооборот

Стоит отметить, что вопросы перехода к кадровому документообороту в электронном виде в Законопроекте № 1 не затрагиваются, поскольку, как отметила Марина Маслова, формирование соответствующих подходов планируется в рамках разработки Концепции комплексного правового регулирования отношений, возникающих в связи с развитием цифровой экономики. Эксперт рассказала о реализуемом в этом году Минтрудом России при участии Федерации независимых профсоюзов России эксперименте с крупнейшими компаниями – работодателями, уже внедрившими и использующими системы корпоративного электронного документооборота. По результатам эксперимента планируется не только оценить выявленные риски, необходимые расходы и эффективность ведения кадровых документов в электронном виде, но и подготовить предложения по оптимизации перечня обязательных для ведения кадровых документов. Среди уже обозначенных требующих разрешения вопросов можно выделить, в частности, необходимость определения вида электронной цифровой подписи, используемой в кадровом документообороте, порядка хранения и передачи подписанных ею документов, указания лица, за счет которого приобретается электронная подпись (то есть обязан ли работодатель приобретать электронные подписи для всех сотрудников или они должны делать это самостоятельно), недопущения сбоев в работе программного обеспечения при обработке и передаче данных. По мнению Минтруда России, при разработке проектов, касающихся электронного кадрового документооборота, необходимо учитывать следующие принципы:

• бесплатность для работников – они не должны нести расходы по приобретению электронной подписи или электронных устройств, необходимых для взаимодействия с работодателями в электронном виде;
• недопущение дискриминации работников, не имеющих электронных устройств;
• добровольность для участников правоотношений – ведение кадровых документов в электронном виде должно стать правом, а не обязанностью работодателей;
• наличие развитой инфраструктуры.

Разработчики Законопроекта № 2, основываясь примерно на тех же принципах, отмечают, что полный переход на электронный кадровый документ возможен в ближайшее время, поскольку практически все компании ведут документооборот в корпоративных информационных системах, а законодательно установленная необходимость архивировать и хранить документы в бумажной форме влечет для них существенные издержки. Самый сложный и спорный момент связан с предоставлением возможности заключения трудовых договоров в электронном виде. Однако авторы проекта уверены, что уже сейчас в ТК РФ можно включить норму, разрешающую заключать электронный трудовой договор в случае, когда работодатель готов обеспечить все необходимое, в том числе приобретение электронной подписи – причем использовать предлагается усиленную квалифицированную электронную подпись, поскольку она исключает вероятность исправления документа задним числом, – а работник не возражает против такой формы. Как сообщила Анна Попова, произведенные консалтинговой компанией McKinsey & Company расчеты показали, что ежегодная экономия для российского бизнеса при полном переходе на электронный кадровый документооборот может составить около 50 млрд руб., для государства как работодателя – более 12 млрд руб. Эксперт также рассказала о реализуемом в настоящее время Рострудом и ПАО Сбербанк пилотном проекте по проведению ведомством дистанционных проверок документов в электронном виде. Однако полностью отработать процедуру, по ее словам, не получится до тех пор, пока не появится возможность заключения электронных трудовых договоров, поэтому в Минтруд России направлен запрос о необходимости создания определенной регуляторной песочницы. Предлагается разрешить ряду работодателей заключать трудовые договоры в электронном виде на основании приказа министерства или Постановления Правительства РФ. Проведение такого эксперимента позволит предметно обсуждать нормы, касающиеся контроля и надзора, при подготовке и обсуждении законопроекта об электронном кадровом документообороте.

Крупные компании, по словам их представителей, готовы модернизировать свои корпоративные информационные системы и нести обоснованные расходы, необходимые для ведения электронного документооборота, но использование во внутреннем документообороте усиленной квалифицированной электронной подписи, минимальная стоимость которой не менее 1 тыс. руб., делает этот процесс невыгодным. "Мы готовы даже выдавать работникам смартфоны на андроиде за 2 тыс. руб. с установленной программой, это проще, чем бумажки принимать. Но если будет введено требование, что во внутреннем документообороте все документы должны подписываться УКЭП, нам это будет невыгодно. При 70%-ной текучке кадров и необходимости ежегодного обновления УКЭП нам придется каждый год выдавать 250 тыс. подписей", – подчеркнул представитель торговой сети "Пятерочка" Алексей Коряков. Оптимальным вариантом могло бы стать использование простой цифровой подписи, создаваемой сотруднику на период работы у конкретного работодателя, при условии повышения ее надежности, отметила Ольга Бернацкая.

По мнению Саввы Шипова, вопрос о том, какая электронная подпись должна будет использоваться при работе с кадровыми документами в электронном виде, действительно требует отдельного обсуждения и соответствующих экономических расчетов на стадии разработки законопроекта об электронном кадровом документообороте – до его внесения в правительство. Кстати, положения о подготовке и реализации этого проекта должны быть включены в план мероприятий по направлению "Нормативное регулирование" программы "Цифровая экономика Российской Федерации", полагает замминистра. Кроме того, он отметил, что многие из возникших при обсуждении процесса цифровизации трудовых отношений вопросов с большой долей вероятности будут сняты положениями других законопроектов, разрабатываемых в рамках программы по цифровой экономике, – о совершенствовании работы удостоверяющих центров и статуса ЭЦП, о создании национальной системы управления данными, об электронных доказательствах и др.

***

Таким образом, все эксперты сходятся во мнении о целесообразности отказа от бумажных трудовых книжек и перехода на электронный кадровый документооборот, поскольку это предполагает повышение скорости получения информации и гарантирует сохранность данных, в том числе от неправомерной корректировки. При этом выбранный способ реализации предлагаемых изменений не должен повлечь необоснованных расходов работодателей, поскольку снижение издержек заявляется в качестве одного из преимуществ цифровизации процессов.

Тем не менее есть все основания полагать, что полный отказ от бумажных трудовых, даже в случае введения определенного переходного периода, будет осуществлен раньше, чем переход на электронный кадровый документооборот.