Приказ МЧС России от 28 мая 2015 г. № 270 "Об утверждении правил работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий"

В соответствии с Федеральными законами от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 22, ст. 2063, № 46 (ч. 1), ст. 4437; 2006, № 29, ст. 3123; 2007, № 49, ст. 6070; 2011, № 1, ст. 31, № 50, ст. 7337; 2013, № 19, ст. 2326, № 27, ст. 3477) и от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716, № 52 (ч. 1), ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407, № 31, ст. 4173, 4196, № 49, ст. 6409, № 52 (ч. 1), ст. 6974; 2011, № 23, ст. 3263, № 31, ст. 4701; 2013, № 14, ст. 1651, № 30 (ч. 1), ст. 4038, № 51, ст. 6683; 2014, № 23, ст. 2927, № 30 (ч. 1), ст. 4217) приказываю:

Утвердить правила работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий согласно приложению.

Министр

В.А. Пучков

Зарегистрировано в Минюсте РФ 3 июля 2015 г.

Регистрационный № 37886

Приложение
к приказу МЧС России
от 28 мая 2015 г. № 270

Правила
работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

I. Общие положения

1. Настоящие правила работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - Правила, МЧС России) определяют:

1.1. Порядок работы с личными делами сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы (далее - сотрудники).

1.2. Порядок работы с личными делами военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России, проходящих военную службу по контракту (далее - военнослужащие).

1.3. Порядок работы с личными делами федеральных государственных гражданских служащих МЧС России (далее - гражданские служащие).

1.4. Порядок работы с личными делами работников учреждений и организаций МЧС России, находящихся в ведении МЧС России (далее - работники).

1.5. Ответственность за соблюдение настоящих Правил.

2. Личное дело является основным документом персонального учета и хранения персональных данных*(1) личного состава в системе МЧС России. Хранение личных дел осуществляется в установленном Правилами порядке в кадровых подразделениях центрального аппарата МЧС России, региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органов, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации (далее - территориальные органы МЧС России), спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формирований, военизированных горноспасательных частей, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России (далее - организации МЧС России).

3. Учет, хранение и ведение личных дел осуществляется кадровыми подразделениями центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России на весь личный состав в системе МЧС России в соответствии с требованиями к обработке персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации.

II. Порядок работы с личными делами сотрудников

1. Ведение личных дел сотрудников

1. Личное дело сотрудника (далее - личное дело) состоит из шести частей и ведется по форме согласно приложению № 1 к Правилам.

2. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, в личное дело не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны*(2).

3. Первая, вторая и третья части личного дела вшиваются в основную папку личного дела.

4. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

5. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела.

6. Каждая часть личного дела должна содержать опись, приобщаемых документов (приложение № 2 к Правилам).

7. В первой части личного дела хранятся: послужной список (приложение № 3 к Правилам) и документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, в том числе в льготном исчислении.

7.1. В послужном списке личного дела содержатся сведения о прохождении службы и иной трудовой деятельности сотрудника, на основании которых производится подсчет стажа службы (выслуги лет) для выплаты ежемесячной надбавки к окладу месячного денежного содержания за стаж службы (выслугу лет) и назначении пенсии.

7.2. Лицо, непосредственно осуществляющее обработку персональных данных в кадровом подразделении центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России, составляет послужной список на основании паспортных данных, военного билета, трудовой книжки, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, приказов по личному составу, актов гражданского состояния, документов об окончании образовательных организаций, свидетельств о повышении квалификации в пятидневный срок с момента издания приказа о назначении.

7.3. Составленные послужные списки необходимо вести на протяжении всей службы в системе МЧС России.

7.4. Записи в послужном списке делаются шариковой ручкой (с наполнением черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже, разборчиво, аккуратно и без сокращений (кроме общепринятых). Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым. Первоначальное заполнение послужного списка допускается на печатных устройствах с использованием электронно-вычислительной техники.

7.5. В случае внесения ошибочных записей (либо части записи) исправления и подчистки не допускаются. При этом вносятся дополнительные сведения о недействительности записи, в которых допущена ошибка. Каждое исправление в личном деле заверяется подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России (руководителя кадрового подразделения территориального органа МЧС России и организации МЧС России) и печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации территориального органа МЧС России и организации МЧС России (далее - гербовая печать).

7.6. Вклейка в послужной список личного дела страниц с любыми записями, а также иных документов, кроме добавления в установленном порядке в личное дело страниц (листов) личного дела, запрещается.

7.7. Внесение в послужной список сведений, не предусмотренных его формой, запрещается.

7.8. Сотрудник должен быть ознакомлен с составленным послужным списком под роспись (для подтверждения правильности внесенных в него записей) кадровым подразделением территориального органа МЧС России и организации МЧС России. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем территориального органа МЧС России и организации МЧС России и заверяется гербовой печатью.

7.9. Последующее ознакомление сотрудника с записями в послужном списке осуществляется под роспись не реже одного раза в пять лет, а также перед убытием к новому месту службы и перед представлением к увольнению из федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы.

7.10. При составлении и последующем ведении послужного списка необходимо руководствоваться следующим:

7.10.1. На первой странице послужного списка отображаются сведения о фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) сотрудника (в том числе сведений об их перемене, с указанием реквизитов актов гражданского состояния), жетоне с личным номером и отметке о его получении, а также сведений о присвоении специальных званий.

7.10.2. В разделы с 1 по 8 послужного списка вносятся сведения в соответствии с наименованием соответствующего раздела, в том числе о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации*(3) (далее - дактилоскопическая регистрация).

7.10.3. Сведения о прохождении дактилоскопической регистрации в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящих Правил, отражаются на первой странице послужного списка.

7.10.4. В раздел 9 вносятся записи о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, в том числе федеральной государственной гражданской службы.

7.10.5. Основанием для внесения записей в раздел 9 являются сведения, находящиеся в трудовой книжке. Подтверждение отдельных периодов трудовой деятельности может производиться на основании оформленных по установленной форме справок территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России.

7.10.6. В разделе 10 в хронологическом порядке производится запись сведений о прохождении службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации и иной государственной службы.

7.10.7. Основанием для внесения записей в раздел 10 являются сведения из указов и распоряжений Президента Российской Федерации, соответствующих приказов по личному составу, документов воинского учета и материалов по продлению срока службы. Напротив каждого периода службы делается запись с указанием реквизитов приказа.

7.10.8. При увольнении сотрудника со службы записи, произведенные в разделе 10, заверяются подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России и гербовой печатью.

7.10.9. В исключительных случаях, когда отсутствуют архивные документы и невозможно установить номера и даты приказов о назначении, перемещении или увольнении сотрудников, отдельные периоды их службы могут быть подтверждены следующими документами: аттестациями, служебными характеристиками, представлениями к награждению, присвоению специальных и воинских званий, предписаниями, справками воинских частей, учреждений и архивов, а также на основании военного билета, служебного удостоверения, денежного и вещевого аттестатов, устаревших послужных списков и свидетельских показаний.

При использовании письменных подтверждений бывших сослуживцев необходимо предварительно (путем просмотра их личных дел, личных бесед) убедиться, что они в указываемый период действительно совместно служили с сотрудником, службу которого необходимо подтвердить.

После всестороннего анализа и сопоставления всех собранных документов (в том числе и свидетельских показаний) в кадровом подразделении составляется мотивированное заключение о подтверждении службы с указанием наименований документов и содержащихся в них конкретных сведений, свидетельствующих о пребывании сотрудника на службе в тот или иной период.

Подтверждаемый период службы оформляется приказом по личному составу с одновременным утверждением заключения соответствующим уполномоченным руководителем.

7.10.10. При наличии периодов службы в иных федеральных органах исполнительной власти в разделе 10 производится краткая запись на основании заверенной копии послужного списка. Копия послужного списка приобщается к четвертой части личного дела.

7.10.11. В целях качественного оформления и ведения личных дел, необходимо предусматривать раздел 10 в объеме не менее восьми страниц.

7.10.12. В разделе 11 фиксируются результаты аттестации сотрудника. Результаты, выводы и рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгом соответствии с протоколом аттестационной комиссии.

7.10.13. В раздел 12 вносятся сведения о присвоении квалификационных званий.

Сведения о присвоении квалификационных званий в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящих Правил, отражаются в разделе 10.

7.10.14. В раздел 13 вносятся сведения о присвоенных спортивных разрядах и званиях.

Сведения о присвоенных спортивных разрядах и званиях в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящих Правил, не отражаются.

7.10.15. В раздел 14 в хронологическом порядке вносятся периоды службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения, в том числе в период срочной службы по призыву, а также другой службы, подлежащей зачету в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях.

Внесение сведений производится на основании документов, подтверждающих непосредственное участие в боевых действиях, выданных органами военного управления, в том числе органами военного управления, являющимися правопреемниками органов военного управления Министерства обороны СССР, выписок из приказов соответствующих командиров (начальников) воинских частей, штабов, оперативных и иных групп, подтверждающих периоды службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения.

Сведения о времени, в течение которого сотрудник находился в этом регионе, вносятся на основании приказа о зачете этого срока в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях, указываются номер и дата соответствующего приказа, а также наименование органа, издавшего его.

Записи, произведенные в разделе 14, заверяются подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России и гербовой печатью.

7.10.16. В разделе 15 указываются сведения о ранениях и травмах, полученных сотрудником в ходе исполнения им служебных обязанностей. Учитываются травмы и ранения, в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Характер и обстоятельства ранения или травмы указываются на основании сведений, находящихся в документах, выданных лечебными учреждениями.

7.10.17. В раздел 16 послужного списка на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение), вносятся сведения о награждении государственными наградами и ведомственными знаками отличия, в том числе присвоении почетных званий.

Предусматривать раздел 16 в объеме не менее четырех страниц.

7.10.18. В разделе 17 указываются сведения о дисциплинарных взысканиях, объявленных приказами.

7.10.19. В раздел 18 вносятся сведения о выездах за пределы территории Российской Федерации в период пребывания в служебной командировке.

7.10.20. В разделе 19 указываются фамилии, имена, отчества и место жительства родителей (опекунов) сотрудника.

7.10.21. В раздел 20 вносятся сведения о семейном положении сотрудника, данные о супруге, детях (в том числе усыновленных и тех, на которых выплачиваются алименты) и лиц, состоящих на его (ее) иждивении.

Запись сведений о семейном положении (в том числе усыновлении, расторжении брака, рождении детей, смерти членов семьи и находящихся на иждивении) производится только на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами ЗАГС, либо решений судебных органов.

7.10.22. В разделе 21 указываются адреса сотрудника, по которым он фактически проживает и постоянно зарегистрирован. Заполнение указанного раздела осуществляется черным графическим карандашом.

8. Во второй части личного дела учитываются следующие документы: заявление о приеме на службу, заключение о приеме на службу в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы, контракт, представления к присвоению специальных званий, наградные листы, аттестации, служебные характеристики, выписки из приказов о назначении, увольнении и откомандировании, документы о прохождении стажировок, испытательного срока, а также другие документы, связанные с прохождением службы.

Документы, хранящиеся во второй части личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.

9. В третьей части личного дела учитываются следующие документы: заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности приема на службу в МЧС России, анкета, автобиография (написанная от руки, в том числе и машинописная), а также иные документы, связанные с изучением возможности приема кандидата на службу в МЧС России (кроме тех, которые указаны в пятой части), заключение военно-врачебной комиссии об установлении категории годности к службе, результаты психофизиологического обследования, обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайны, подписанный сотрудником бланк с текстом присяги, копия свидетельства идентификационного номера налогоплательщика, копия свидетельства страхового номера индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета, копии актов гражданского состояния, копии документов об окончании образовательных учреждений, копии свидетельств о повышении квалификации, согласие на обработку персональных данных, обязательство по соблюдению кодекса этики служебного поведения.

Документы, хранящиеся в третьей части личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.

9.1. Анкета и автобиография оформляются кандидатом для приема на службу в МЧС России собственноручно. Печатный вариант автобиографии формируется лицом, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных. Документы, указанные в настоящем абзаце, приобщаются к третьей части личного дела.

9.2. В случае изменения личных данных, изложенных в анкете и автобиографии (вступление в брак, изменение фамилии, рождение ребенка и т.п.), сотрудник в десятидневный срок сообщает об этом рапортом в кадровое подразделение территориального органа МЧС России и организации МЧС России по месту службы, приложив к нему копии соответствующих подтверждающих документов, которые приобщаются к третьей части личного дела.

9.3. Переоформление автобиографии осуществляется не реже одного раза в пять лет.

10. В четвертой части личного дела содержатся следующие документы: копии послужного списка личного дела военнослужащего и документов воинского учета - для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу, архивные документы (устаревшие анкеты, автобиографии, документы, связанные с прохождением службы, копии заключений по результатам служебных проверок в отношении сотрудника (если факты нарушения законности и служебной дисциплины не подтвердились, копии соответствующих заключений к документам личного дела не приобщаются).

11. В пятой части личного дела содержатся следующие документы: материалы проверок кандидата по учетам органов внутренних дел, его жены (мужа) и их детей, а также проверок органами внутренних дел по месту жительства*(4).

12. В шестой части личного дела содержатся следующие документы: справки о доходах (расходах), об имуществе и обязательствах имущественного характера федерального государственного служащего и членов его семьи*(5).

13. Копии документов, приобщенные к личному делу, заверяются лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных, и используются в повседневной деятельности только для внутреннего пользования.

14. Приобщаемые к личному делу документы, подшиваются в него прочными нитками (в три (четыре) прокола) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке документов к подшивке в личное дело, металлические скрепления (скобы, скрепки и т.п.) удаляются.

15. Документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в возрастающем порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом в соответствующей части личного дела по мере поступления. Каждый документ учитывается в описи соответствующей части личного дела с указанием его наименования, номеров листов, даты приобщения к документам личного дела и подписи лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

16. На второй внутренней стороне обложки подклеивается конверт (приложение № 4 к Правилам), в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые, либо если трудовая книжка утрачена и устаревшие фотографии. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.

17. Отметки о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк (приложение № 5 к Правилам), который подклеивается под конвертом.

18. На оборотной стороне титульной обложки личного дела должна быть цветная фотография (анфас) размером 9x12 см. Лица, имеющие специальные звания, фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без шинели и головного убора). Знаки различия на погонах и эмблемы должны быть отчетливыми и соответствовать специальному званию. На оборотной стороне фотографии записываются специальное звание, фамилия, имя, отчество сотрудника, которые заверяются подписью лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных и печатью кадрового подразделения.

В случае прекращения трудовых отношений сотруднику выдается трудовая книжка, заполненная в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации.

2. Порядок учета, хранения, пересылки и передачи в архив личных дел сотрудников

19. Личные дела подлежат регистрации не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность.

20. Личные дела сотрудников хранятся в специально оборудованном помещении (архиве) в сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования, либо иных негативных факторов, влияющих на сохранность и целостность.

21. Учет личных дел ведется по журналу учета и регистрации личных дел сотрудников (приложение № 6 к Правилам). Количество номеров в нем должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, под которым учтено личное дело, проставляется на лицевой части и корешке обложки личного дела, а также в служебной карточке сотрудника. Личные дела хранятся по порядку номеров. В кадровых подразделениях, где на хранении находится свыше 500 личных дел, могут вестись алфавитные карточки личных дел (приложение № 7 к Правилам).

22. Инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в журнале учета и регистрации личных дел) производится не реже одного раза в год, о чем составляется соответствующий акт.

23. Выдача (пересылка) личных дел для временного пользования производится на основании запроса на личное дело, по контрольной карточке личного дела (приложение № 8 к Правилам), находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель или указываются регистрационные реквизиты письма о направлении личного дела.

23.1. Выдача (пересылка) личных дел в федеральные органы исполнительной власти других ведомств не производится, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. В них, при необходимости (по запросу), направляются выписки (иные официальные подтверждающие документы), заверенные подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России (руководителя кадрового подразделения территориального органа МЧС России и организации МЧС России) и гербовой печатью.

24. При откомандировании сотрудника к новому месту службы, его личное дело высылается к новому месту службы в срок не позднее 5 суток со дня издания приказа об откомандировании. В журнале учета и регистрации личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов письма, с которым было выслано личное дело.

25. Личные дела уволенных со службы сотрудников хранятся в кадровом подразделении в течение 10 лет со дня увольнения.

26. Порядок хранения и передачи личных дел уволенных сотрудников центрального аппарата МЧС России в Центральный архив МЧС России осуществляется в соответствии с требованиями приказа МЧС России от 01 декабря 2010 года № 606 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

27. Порядок хранения и передачи личных дел уволенных сотрудников территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 16 марта 2006 года № 160 «Об утверждении Инструкции по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

3. Порядок изъятия документов и предоставления сведений, находящихся в личных делах сотрудников

28. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящими Правилами, запрещаются, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

При изъятии документов личное дело расшивается, об этом составляется акт об изъятии, а в описи делается отметка черным графитным карандашом (дата изъятия документа и подпись).

29. Изъятие документов из личного дела производится в следующем порядке.

29.1. Личное дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью руководителя кадрового подразделения и печатью.

29.2. В личное дело так же подшиваются документы, на основании которых производилось изъятие (запрос или иной документ, на основании которого производилось изъятие, акт об изъятии).

30. В случае направления изъятого документа почтой (заказным письмом) составляется письмо, копия которого подшивается в личное дело вместе с корешком об уведомлении о вручении заказного письма. Производится перенумерация листов. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. Вносятся исправления в внутреннюю опись соответствующей части личного дела. Переформированные документы в личном деле прошиваются.

31. При возвращении ранее изъятых из личного дела документов, они вновь помещаются в личное дело, из которого изымаются их копии, акт об изъятии, и иные документы, на основании которых производилось изъятие и прошиваются. Документы, на основании которых производилось изъятие документов, подшиваются в дело согласно номенклатуре.

32. При изъятии личного дела по решению судебного органа составляется акт изъятия. Кроме того с послужного списка, находящегося в личном деле, снимается копия, которая заверяется руководителем кадрового подразделения.

33. Подготовка и выдача заверенных копий документов, оригиналы которых не являются исходящими этого территориального органа МЧС России и организации МЧС России, запрещена.

34. Сведения, находящиеся в личных делах, представляются в виде справок (выписок из приказов и иных подтверждающих документов), заверенных подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России и гербовой печатью.

III. Порядок работы с личными делами военнослужащих

35. Порядок работы с личными делами военнослужащих, а также подготовки дел военнослужащих перед увольнением, регламентируется приложениями № 5 и 6 приказа Министра обороны Российской Федерации от 19 декабря 2005 г. № 085 «Наставление по учету личного состава Вооруженных Сил Российской Федерации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 1 марта 2006 г., регистрационный номер № 7553)*(6).

IV. Порядок работы с личными делами гражданских служащих

1. Ведение личных дел гражданских служащих

36. Личные дела гражданских служащих хранятся и ведутся в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

2. Порядок учета личных дел гражданских служащих

37. Личное дело гражданского служащего при его поступлении на государственную гражданскую службу (далее - гражданская служба) формируется не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность и регистрируется в журнале учета личных дел (приложение № 6 к настоящим Правилам).

38. Журнал учета личных дел должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью руководителя кадрового подразделения.

39. Номер личного дела указывается на обложке личного дела гражданского служащего в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел.

40. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы, где личному делу гражданского служащего присваивается новый регистрационный номер. При этом в журнале учета личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов письма, с которым было выслано личное дело и письма о запросе личного дела.

41. При увольнении гражданского служащего в журнале учета личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов приказа об увольнении.

V. Порядок работы с личными делами работников

1. Ведение личных дел работников

42. Порядок оформления и ведения личных дел работников в кадровых подразделениях определяется соответствующим приказом руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России в соответствии с трудовым законодательством, иными актами, содержащими нормы трудового права Российской Федерации и уставом территориального органа МЧС России и организации МЧС России.

2. Порядок учета личных дел работников

43. Личное дело работника при его трудоустройстве формируется не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении на должность и регистрируется в журнале учета личных дел (приложение № 9 к Правилам).

44. Журнал учета личных дел должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью руководителя кадрового подразделения.

45. Номер личного дела работника указывается на обложке личного дела работника в соответствии с его регистрационным номером по журналу учета личных дел.

46. При увольнении работника в журнале учета личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов приказа об увольнении.

VI. Ответственность за соблюдение настоящих Правил

47. Ответственность за организацию работы с личными делами возлагается на руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России - оператора*(7).

48. Ответственность за работу с личными делами несет лицо, осуществляющее обработку персональных данных, назначаемое приказом руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России.

49. Сотрудники кадровых подразделений территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России, до возложения на них обязанностей по осуществлению обработки персональных данных, заполняют обязательство о прекращении обработки персональных данных, ставших им известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в случае расторжения с ними контракта или трудового договора (приложение № 10 к настоящим Правилам).

50. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка учета, хранения и ведения личных дел уполномоченные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

51. В случае отсутствия уполномоченного лица, ответственного за учет, хранение и ведение личных дел (увольнение, перевод, отпуск, период временной нетрудоспособности), прием-передача личных дел и других необходимых документов, оборудования, ключей производится по акту приема-передачи.

Для приема-передачи личных дел назначается комиссия в составе не менее трех человек, в ходе работы которой проверяется наличие и состояние личных дел на момент работы комиссии.

_____________________________

*(1) Под персональными данными личного состава системы МЧС России понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), в соответствии с пунктом 1 статьи 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3451; 2009, № 48, ст. 571, № 52 (1 ч.), ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407, № 31, ст. 4173, № 31, ст. 4196, № 49, ст. 6409, № 52 (ч. 1), ст. 6974; 2011,№ 23, ст. 3263, № 31, ст. 4701; 2013, № 14, ст. 1651, № 30 (1 ч.), ст. 4038, № 51, ст. 6683; 2014, № 23, ст. 2927, № 30 (Часть 1), ст. 4217) (далее - Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»).

*(2) Закон Российской Федерации № 5485-1 от 21 июля 1993 года «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст. 4673; 2013, № 51, ст. 6697).

*(3) Приказ МЧС России от 05.05.2012 № 255 «Об организации в МЧС России работы по проведению обязательной государственной дактилоскопической регистрации» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2012, № 36).

*(4) В соответствии с разделом IV Инструкции о порядке отбора граждан на службу (работу) в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы утвержденной приказом МЧС России от 11 ноября 2009 г. № 626 «О порядке отбора граждан на службу (работу) в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы» («Российская газета», 2013, № 9).

*(5) Указ Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. № 559 «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 21, ст. 2544; 2013, № 49 (часть VII), ст. 6399, 2014, № 26 (часть II), ст. 3518).

*(6) Введен в действие приказом МЧС России от 18.01.2008 № 23 ДСП «О применении в системе МЧС России приказа Министра обороны Российской Федерации от 19 декабря 2005 г. № 085».

*(7) Оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными (Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Приложение № 1
к Правилам работы с личными делами личного
состава в системе Министерства Российской
Федерации по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий

Форма

Формат 230 х 330 мм

Государственный герб Российской Федерации

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ
ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И
ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

ЛИЧНОЕ ДЕЛО

№_________________

________________________________________________________________

(фамилия)

________________________________________________________________

(имя, отчество)

(Титульная сторона обложки)

	Место для фотографии 9 х 12 см

(Оборотная сторона обложки)

Приложение № 2
к Правилам работы с личными делами личного
состава в системе Министерства Российской
Федерации по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий

Формат 230 х 330 мм

ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ

№ п/п	Наименование документа	Номера листов	Дата	Фамилия И.О. (подпись)

(Типовая форма описи документов, находящихся в частях личного дела)

Приложение № 3
к Правилам работы с личными делами личного
состава в системе Министерства Российской
Федерации по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий

Формат 230 х 330 мм

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ
ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И
ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

____________________________________________________________________________

ПОСЛУЖНОЙ СПИСОК

ЛИЧНЫЙ №__________________

____________________________________________________________________________

фамилия, имя

____________________________________________________________________________

отчество

Специальное или воинское звание	Дата и номер приказа по личному составу, кем издан приказ	Специальное (воинское) звание	Дата и номер приказа по личному составу, кем издан приказ

Сведения о получении жетона с личным номером:

Дата получения	Личная подпись сотрудника получившего жетон	Дата, отметка о сдаче жетона	Роспись сотрудника принявшего жетон

1.	Число, месяц и год рождения
2.	Место рождения (в соответствии с данными указанными в паспорте гражданина РФ)
3.	Образование (основное общее, среднее общее, средне профессиональное, высшее)
4.	Какое образовательное учреждение и когда окончил, специальность по образованию (указывается полное название образовательной организации и год её окончания; специальность и квалификация указывается в соответствии с дипломом об образовании)
5.	Какими иностранными языками народов Российской Федерации и в какой степени владеет (читает и переводит со словарем, читает и может объясняться, владеет свободно)
6.	Повышение квалификации и стажировка (где и когда проходил)
7.	Ученая степень и ученое звание, когда и кем присвоены
8.	Отметка о прохождении дактилоскопической регистрации

9. Данные о трудовой деятельности (исключая службу в органах внутренних дел, Вооруженных силах, во внутренних, железнодорожных, пограничных и строительных войсках, подразделениях ГУ охраны Российской Федерации, МЧС России, Службы внешней разведки Российской Федерации, ФСБ России, ФСНП России, СБ Президента Российской Федерации, Службы специальных объектов при президенте Российской Федерации, ФСО Президента Российской Федерации, а также аналогичных государственных структур Российской Федерации и стран СНГ):

С какого времени (число, месяц, год)	По какое время (число, месяц, год)	Место работы (название предприятия, организации, учреждения и его место нахождения)	Должность

10. Данные о прохождении службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, иной военной и государственной службы, и службы приравненной к ней:

С какого времени (число, месяц, год)	По какое время (число, месяц, год)	Должность, учреждение, территориальный орган, учреждение, организация, часть, соединение, армия, группа войск, округ, флот, флотилия	Чей приказ, дата и номер приказа

11. Результаты аттестации:

Дата проведения	Основание для проведения аттестации	Результаты, выводы и рекомендации, высказанные аттестационной комиссией

12. Сведения о присвоении квалификационных званий

Дата проведения	Чей приказ, дата и номер приказа	Присвоенное квалификационное звание

13. Сведения о присвоенных спортивных разрядах и званиях

Дата присвоения спортивного разряда (звания)	Наименование спортивного разряда, звания	Номер удостоверения, дата выдачи

14. Выполнение служебных обязанностей в условиях чрезвычайного положения, участие в боевых действиях, а также другой службы, подлежащей зачету в выслугу лет на льготных условиях:

С какого времени (число, месяц, год)	По какое время (число, месяц, год)	Сведения о выполнении служебных обязанностей в условиях чрезвычайного положения, участие в боевых действиях, нахождение в составе группы войск	Чей приказ, дата и номер приказа	Основание для зачета периода службы в выслугу лет на льготных условиях

15. Сведения о ранениях (травмах) полученных в ходе исполнения служебных обязанностей:

Характер ранения (травм) и обстоятельства их получения	Год

16. Поощрения (указываются сведения о государственных наградах и ведомственных знаках отличия, присвоении почетных званий, поощрениях):

Чем награжден (поощрен) и за что	Основание (наименование документа, кем издан, дата и номер)

17. Дисциплинарные взыскания

Какое наложено взыскание и за что	Основание (наименование документа, кем издан, дата и номер)	Взыскание снято (наименование документа, кем издан, дата и номер)

18. Пребывание за границей в служебной командировке

Место и цель пребывания	С какого времени (число, месяц, год)	По какое время (число, месяц, год)

19. Фамилия, имя, отчество отца, матери (опекунов) их место жительства

Фамилия, имя, отчество отца и матери (опекунов)	Место жительства

20. Семейное положение (холост, не замужем, женат, замужем, разведен (а)):

Фамилия, имя, отчество жены (мужа), детей	Степень родства	Число, месяц, год и место рождения	Основание (свидетельство о браке или рождении)

21. Домашний адрес и телефон

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Послужной список составлен «____» ________________ 20____ г.

____________________________________________________________________________

кто составил (должность, учреждение , инициалы и фамилия)

____________________________________________________________________________

уполномоченный руководитель или руководитель кадрового подразделения, должность, инициалы и фамилия

Место печати

Расписка в подтверждении правильности записанных сведений

Дата «____» ______________________ 20___ г. __________________________________

Дата «____» ______________________ 20___ г. __________________________________

Дата «____» ______________________ 20___ г. __________________________________

Дата «____» ______________________ 20___ г. __________________________________

Дата «____» ______________________ 20___ г. __________________________________

(Форма послужного списка личного дела)

Приложение № 4
к Правилам работы с личными делами личного
состава в системе Министерства Российской
Федерации по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий

Формат 190 х 235 мм

КОНВЕРТ
ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В КОНВЕРТЕ

№ п/п	Наименование документа	Количество листов	Фамилия И.О. (подпись)

(Типовая форма описи документов, находящихся в конверте)

Приложение № 5
к Правилам работы с личными делами личного
состава в системе Министерства Российской
Федерации по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий

Формат 230 х 330 мм

СПЕЦИАЛЬНЫЙ БЛАНК

№ п/п	Документы, прилагаемые к личному делу	Фамилия И.О. (подпись)

(Подклеивается под конвертом)

Приложение № 6
к Правилам работы с личными делами личного
состава в системе Министерства Российской
Федерации по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий

Формат 200 х 290 мм

ЖУРНАЛ УЧЕТА И РЕГИСТРАЦИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ

____________________________________________________________________________

(Наименование структурного подразделения центрального аппарата МЧС России, территориального органа, учреждения и организации МЧС России)

Начат «___» _______________ ____ г.

Окончен «___» _______________ ____ г.

(Форма журнала учета и регистрации личных дел сотрудников)

№ личного дела	Фамилия, имя, отчество	Дата поступления на учет	Сведения о снятии с учёта

Приложение № 7
к Правилам работы с личными делами личного
состава в системе Министерства Российской
Федерации по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий

Формат 140 X 90 мм

Алфавитная карточка личного дела №_____________     1. Фамилия _______________________________________________________ 2. Имя и отчество __________________________________________________ 3. Год рождения ___________________________________________________ 4. Место рождения _________________________________________________ 5. Место работы ___________________________________________________
	(подпись лица, заполнившего карточку)
«___» ______________ ____ г.

(оборотная сторона алфавитной карточки)

Отметка о снятии с учета личного дела     Личное дело выслано     в ________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (наименование органа и организации)             Дата отправки личного дела «___» ______________ ____ г.
	(подпись)

(Форма алфавитной карточки личного дела)

Приложение № 8
к Правилам работы с личными делами личного
состава в системе Министерства Российской
Федерации по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий

Формат 140 X 90 мм

Алфавитная карточка личного дела №_____________     1. Фамилия _______________________________________________________ 2. Имя и отчество __________________________________________________ 3. Год рождения ___________________________________________________ 4. Место рождения _________________________________________________ 5. Место работы ___________________________________________________
	(подпись лица, заполнившего карточку)
«___» ______________ ____ г.

(оборотная сторона алфавитной карточки)

Отметка о снятии с учета личного дела     Личное дело выслано     в ________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (наименование органа и организации)             Дата отправки личного дела «___» ______________ ____ г.
	(подпись)

(Форма алфавитной карточки личного дела)

Приложение № 9
к Правилам работы с личными делами личного
состава в системе Министерства Российской
Федерации по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий

Формат 200 х 290 мм

ЖУРНАЛ УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ

____________________________________________________________________________

(Наименование структурного подразделения центрального аппарата МЧС России, территориального органа, учреждения и организации МЧС России)

Начат «___» ______________ ____ г.

Окончен «___» ______________ ____ г.

(Типовая форма журнала учета личных дел)

№ п/п	№ личного дела	Фамилия, имя, отчество	Количество листов	Наименование организации куда направляется личное дело	Реквизиты письма о запросе личного дела	Дата и номер сопроводительного письма

Приложение № 10
к Правилам работы с личными делами
личного состава в системе Министерства
Российской Федерации по делам
гражданской обороны, чрезвычайным
ситуациям и ликвидации последствий
стихийных бедствий

Обязательство
ответственных за организацию обработки персональных данных, а также лиц, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, в случае расторжения с ним государственного контракта прекратить обработку персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей

Я, ___________________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество)

обязуюсь прекратить обработку персональных данных, ставших мне известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в случае расторжения со мной государственного контракта (контракта, трудового договора).

В соответствии со статьей 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" я уведомлен(а) о том, что персональные данные являются конфиденциальной информацией и я обязан(а) не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных.

Ответственность, предусмотренная законодательством Российской Федерации, мне разъяснена.

(дата)		(подпись)

(Типовая форма обязательства)