Письмо Минфина РФ от 30 сентября 2011 г. № 02-06-05/4406 Об отражении в бюджетном учете получателем бюджетных средств кредиторской задолженности перед сотрудником учреждения в сумме, осуществленных им расходов за услуги нотариуса, в случае, когда работодатель не производил выдачу денежных средств подотчет

Департамент бюджетной политики и методологии рассмотрел обращение по вопросу отражения в бюджетном учете получателем бюджетных средств кредиторской задолженности перед сотрудником учреждения в сумме, осуществленных им расходов за услуги нотариуса, в случае, когда работодатель не производил выдачу денежных средств подотчет.

Согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Таким образом, в случае когда сотрудник учреждения с ведома или с согласия работодателя использовал свои личные денежные средства на оплату услуг нотариуса, но при этом не получил предварительно на указанные расходы денег подотчет, работодатель производит возмещение осуществленных сотрудником расходов.

В Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 года № 157н (далее - Инструкция 157н), не предусмотрена обязанность отражения расчетов с сотрудником учреждения в указанном случае на счете 20800 «Расчеты с подотчетными лицами».

Инструкцией 157н для целей отражения принятых обязательств перед работником учреждения может применяться как счет 30200 «Расчеты по принятым обязательствам», так и счет 20800 «Расчеты с подотчетными лицами».

Принимая во внимание, что в соответствии с пунктом 6 Инструкции 157н, учреждение формирует свою учетную политику, исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, учреждение вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств подотчет.

Аналогичные положения содержала Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008 г. № 148н, действовавшая до 1 января 2011 года.

С учетом изложенного, отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» обязательств учреждения перед своими сотрудниками в рассматриваемом случае, не является нарушением порядка ведения бюджетного учета.

Вместе с тем, Департамент обращает внимание, что согласно Инструкции 157н сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах счета 20800 «Расчеты с подотчетными лицами» и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

Следуя общим принципам методологии бюджетного учета, изложенной в Инструкции 157н, а также принимая во внимание, что получатель бюджетных средств принимает бюджетные обязательства в пределах доведенных до него лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), более корректно обязательство учреждения в сумме произведенного расхода сотрудником, не получившим предварительно денежных средств подотчет, принять к учету как денежное обязательство учреждения с отражением на соответствующих счетах аналитического учета счетов 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и 050200000 «Принятые обязательства».