Приказ Федеральной службы по надзору в сфере транспорта от 17 января 2012 г. N АК-8фс "Об утверждении Положения об Архиве Федеральной службы по надзору в сфере транспорта"
В целях совершенствования организации ведомственного хранения документов Федеральной службы по надзору в сфере транспорта приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемое Положение об Архиве Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.
2. Руководителям структурных подразделений вести постоянную работу по обработке и оформлению дел, законченных делопроизводством, постоянного, временного срока хранения и документов по личному составу в соответствии с Приказом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта от 19 декабря 2011 года N АК-1222 фс "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта".
3. Работнику отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления, ответственному за работу Архива, осуществлять периодические проверки состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях Ространснадзора, оказывать им необходимую методическую помощь в этой работе и принимать меры по устранению имеющихся недостатков.
4. Начальнику Административного управления (В.Л. Филиппов) организовать работу по выделению, оборудованию и эксплуатации помещения для хранения архивных документов Ространснадзора в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Руководитель | А.И. Касьянов |
Приложение
к приказу Федеральной службы
по надзору в сфере транспорта
от 17 января 2012 г. N АК-8фс
Положение об архиве Федеральной службы по надзору в сфере транспорта
1. Общие положения
1.1. Документы Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством (далее - Росархив), хранятся в Ространснадзоре.
1.2. Ространснадзор:
обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности;
обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Ространснадзора.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Ространснадзора несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В Ространснадзоре для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
Ространснадзор обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.
1.4. Архив Ространснадзора (далее - Архив) входит в состав отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления.
1.5. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Ространснадзора, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ) и настоящим Положением.
1.6. Положение об Архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководителем Ространснадзора (далее - Руководитель) по согласованию с ГА РФ.
1.7. Архив работает по плану, утвержденному Руководителем, и отчитывается перед ним.
1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет Руководитель. Персональную ответственность за сохранность, упорядочение, учет и использование документов, хранящихся в Архиве Ространснадзора, за соблюдением установленного порядка уничтожения документов и сдачи их на государственное хранение несет работник отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления, ответственный за работу Архива.
При смене ответственного работника для передачи документов создается комиссия, в акте которой отражаются данные о составе и содержании документов, хранящихся в Архиве.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива осуществляет ГА РФ.
2. Состав документов Архива
В Архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством Ространснадзора документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;
2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Ространснадзору;
2.4. личные фонды ведущих работников Ространснадзора, поступившие в Архив;
2.5. служебные и ведомственные издания;
2.6. научно-справочный аппарат к документам Архива.
3. Задачи и функции Архива
3.1. Основными задачами Архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;
3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Ространснадзора.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Ространснадзора, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;
3.2.2. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее - ЭПК ГА РФ) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после приема дел в Архив, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Ространснадзора (далее - ЦЭК) и ЭПК ГА РФ;
3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверки наличия дел в Архиве;
3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ;
3.2.6. организует использование документов:
информирует руководство и работников Ространснадзора о составе и содержании документов Архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении Архива;
оказывает помощь структурным подразделениям Ространснадзора в исполнении запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;
в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;
3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе ЦЭК;
3.2.8. составляет Сводную номенклатуру дел Ространснадзора, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Архив;
3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива и отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан;
3.2.10. ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права Архива
Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;
4.2. запрашивать у структурных подразделений сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций;
4.3. привлекать в необходимых случаях работников Ространснадзора в качестве консультантов и экспертов;
4.4. подготавливать Руководителю материалы по вопросам, входящим в компетенцию Архива, для рекомендаций и указаний структурным подразделениям центрального аппарата Ространснадзора, а также территориальным управлениям;
4.5. требовать от руководителей структурных подразделений Ространснадзора поиска недостающих документов, подлежащих сдаче в ГА РФ, и представления письменного объяснения в случае их утраты.
5. Ответственность заведующего Архива
Ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и обязанностей несет сотрудник отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления Ространснадзора, ответственный за архив. Обязанности и ответственность работников Архива Ространснадзора определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.
СОГЛАСОВАНО
Зам. директора ГА РФ | Е.А. Козлова |
Приказ Федеральной службы по надзору в сфере транспорта от 17 января 2012 г. N АК-8фс "Об утверждении Положения об Архиве Федеральной службы по надзору в сфере транспорта"
Текст приказа официально опубликован не был
Обзор документа
Документы Ространснадзора, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда России. Они являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в госархивах.
До передачи на такое хранение эти документы временно хранятся в Ространснадзоре.
Для этого в Службе создается Архив. Перечислены документы, которые поступают в него. Среди них - служебные и ведомственные издания, а также научно-справочный аппарат к документам Архива.
Определены задачи и функции Архива. Он, в частности, принимает (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы структурных подразделений Ространснадзора, разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом РФ (ГА РФ) графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ и передачи документов на госхранение. Архив также ведет учет принятых дел, обеспечивает их сохранность, периодически проверяет их наличие (не реже 1 раза в 5 лет). Он проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в нем, и составляет Сводную номенклатуру дел Ространснадзора.
Определены права Архива. В частности, он может запрашивать у структурных подразделений сведения, необходимые для работы, а также привлекать сотрудников Ространснадзора в качестве консультантов и экспертов.