Проект Приказа Министерства юстиции РФ и Федерального архивного агентства "Об утверждении Порядка передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях" (подготовлен Минюстом России 02.10.2017)

Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с пунктом 2 статьи 77 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 47, ст. 5340; 2001, N 44, ст. 4149; 2002, N 18, ст. 1724; 2003, N 17, ст. 1553, N 28, ст. 2889, N 50, ст. 4855; 2004, N 35, ст. 3607; 2005, N 1 (ч. 1), ст. 25; 2006, N 1, ст. 10, N 31 (ч. 1), ст. 3420; 2008, N 30 (ч. 2), ст. 3616; 2009, N 29, ст. 3606, N 51, ст. 6154, N 52 (ч. 1), ст. 6441; 2010, N 15, ст. 1748, N 31, ст. 4210; 2011, N 27, ст. 3880, N 49 (ч. 5), ст. 7056, N 50, ст. 7342; 2012, N 24, ст. 3068, N 31, ст. 4322, N 47, ст. 6394; 2013, N 19, ст. 2326, ст. 2331, N 30 (ч. 1), ст. 4075, N 48, ст. 6165; 2014, N 14, ст. 1544, N 19, ст. 2322, N 26 (ч. 1), ст. 3371; 2015, N 1 (ч. 1), ст. 70, N 48 (ч. 1), ст. 6724; 2016, N 14, ст. 1909, N 26 (ч. 1), ст. 3888, N 27 (ч. 2), ст. 4294; 2017, N 18, ст. 2671, N 25, ст. 3596) приказываем:

1. Утвердить прилагаемый Порядок передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях.

2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2018 г.

Министр юстиции Российской Федерации

А.В. Коновалов

Руководитель Федерального архивного агентства

А.Н. Артизов

УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства юстиции Российской Федерации и Федерального архивного агентства
от ________________ N _____/_____

Порядок
передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает правила передачи органами записи актов гражданского состояния (далее - органы ЗАГС) в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях (далее - актовые книги на бумажных носителях).

2. Актовые книги на бумажных носителях по истечении ста лет со дня составления записей актов гражданского состояния передаются органами ЗАГС субъектов Российской Федерации на постоянное хранение в государственные архивы соответствующего субъекта Российской Федерации.

3. Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации составляет описи передаваемых в государственный архив на постоянное хранение актовых книг на бумажных носителях (приложения N 1 к Порядку), а также акт о передаче актовых книг на бумажных носителях и справочно-поисковых материалов к ним на постоянное хранение в государственный архив (приложение N 2 к Порядку).

Описи утверждаются экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Опись составляется в четырех экземплярах, акт - в двух экземплярах. Три экземпляра описи и один экземпляр акта передаются вместе с актовыми книгами на бумажных носителях и справочно-поисковыми материалами к ним в государственный архив, один экземпляр описи и один экземпляр акта остаются в органе ЗАГС субъекта Российской Федерации.

Возможно составление отдельной описи передаваемых в государственный архив актовых книг на бумажных носителях, собранных из записей актов гражданского состояния одного типа.

4. Для передачи и приема актовых книг на бумажных носителях создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей органа ЗАГС субъекта Российской Федерации, который осуществляет передачу в государственный архив актовых книг на бумажных носителях, и государственного архива.

Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг на бумажных носителях. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация и т.д.). Устранение недостатков осуществляется органом ЗАГС субъекта Российской Федерации.

5. Актовые книги на бумажных носителях передаются и принимаются поединично.

6. Доставка актовых книг на бумажных носителях в государственный архив осуществляется органом ЗАГС субъекта Российской Федерации.

II. Оформление актовых книг на бумажных носителях, подлежащих передаче в государственные архивы

7. Записи актов гражданского состояния на бумажном носителе собираются и переплетаются в актовые книги в хронологическом порядке органами ЗАГС.

В каждой из книг сосредоточиваются до 250 листов записей одного типа актов гражданского состояния в пределах одного года. Допускается объединение в одной актовой книге на бумажном носителе записей актов гражданского состояния одного типа за несколько лет, если их суммарный объем не превышает 250 листов.

8. Актовые книги на бумажных носителях в обязательном порядке переплетаются, записи актов гражданского состояния нумеруются простым карандашом в верхнем правом углу листа.

Каждая актовая книга на бумажном носителе начинается заглавным листом (приложение N 3 к Порядку).

После заглавного листа оформляется оглавление актовой книги на бумажном носителе. В оглавлении в алфавитном порядке указывается наименование органов ЗАГС, составивших записи актов гражданского состояния, вошедшие в актовую книгу на бумажном носителе (приложение N 4 к Порядку).

На корешке книги указывается условный знак типа записи акта гражданского состояния (приложение N 5 к Порядку), начальные и конечные даты составления записей актов на бумажном носителе, номер книги по порядку в соответствии с описью, наименование органа ЗАГС, составившего записи акта.

В конце книги на отдельном листе делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов актовой книги на бумажном носителе.

Заверительная надпись должна быть подписана руководителем органа ЗАГС или уполномоченным им работником органа ЗАГС и скреплена печатью.

9. Хранение актовых книг и оборудование хранилищ актовых книг в органах ЗАГС субъекта Российской Федерации осуществляется в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

III.Особенности передачи актовых книг на бумажных носителях, собранных из записей актов гражданского состояния, составленных до создания Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния

10. Органы ЗАГС, в которых хранятся актовые книги на бумажных носителях, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных до создания Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передают актовые книги на бумажных носителях в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, для передачи их в государственный архив.

Вместе с актовыми книгами на бумажных носителях передаются справочно-поисковые материалы к ним.

Передача актовых книг на бумажных носителях и справочно-поисковых материалов к ним оформляется актом (приложение N 6 к Порядку).

11. Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации проводит сверку актовых книг на бумажных носителях, подлежащих передаче в государственные архивы на постоянное хранение, с актовыми книгами, собранными из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, хранящихся в органе ЗАГС субъекта Российской Федерации.

Сверка производится путем сличения первого и второго экземпляров каждой записи акта гражданского состояния.

12. В случае, если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и имеющихся во втором экземпляре записи акта гражданского состояния, в первый экземпляр записи акта гражданского состояния вносятся соответствующие исправления и изменения.

Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в первый экземпляр в соответствии со вторым экземпляром записи акта гражданского состояния. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя органа ЗАГС субъекта Российской Федерации или уполномоченным им работником органа ЗАГС и печатью.

13. В случае если в актовых книгах на бумажных носителях, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, недостает записей актов либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются недостающими записями актов гражданского состояния, поврежденные записи актов гражданского состояния заменяются в них записями актов гражданского состояния лучшей сохранности. Необходимые для дополнения и замены записи актов гражданского состояния изымаются из актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.

14. В случае, если актовые книги на бумажных носителях, собранные из первых экземпляров актов гражданского состояния, не сохранились, актовые книги на бумажных носителях, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, уничтожению не подлежат. Хранение таких книг и их передача в государственный архив осуществляются в соответствии с настоящим Порядком и сроком хранения актовых книг на бумажных носителях, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния.

15. На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в актовой книге на бумажном носителе, производится отметка о проведении сверки (приложение N 7 к Порядку), которая заверяется подписью руководителя органа ЗАГС субъекта Российской Федерации или уполномоченным им работником органа ЗАГС и скрепляется печатью. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.

В случае, если актовая книга на бумажном носителе расшивалась с целью дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется печатью.

Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги на бумажном носителе недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния (приложение N 8 к Порядку) и может быть произведена путем проставления соответствующего штампа.

16. Актовые книги на бумажных носителях, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также поврежденные первые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые были заменены, уничтожаются органом ЗАГС субъекта Российской Федерации, о чем составляется соответствующий акт, который заверяется подписью руководителя органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется печатью.

Уничтожение актовых книг на бумажных носителях производится путем сожжения либо измельчения. При уничтожении путем измельчения бумажная масса направляется для утилизации. Не допускается утилизация актовых книг и записей актов гражданского состояния в целом виде.

IV. Особенности передачи актовых книг на бумажных носителях,собранных из записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния

17. Органы ЗАГС, в котором хранятся актовые книги на бумажных носителях, собранные из записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передают актовые книги на бумажных носителях в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, для передачи в государственный архив.

Вместе с актовыми книгами на бумажных носителях передаются справочно-поисковые материалы к ним.

Передача актовых книг на бумажных носителях и справочно-поисковых материалов к ним оформляется актом (приложение N 6 к Порядку).

18. Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации проводит сверку актовых книг на бумажных носителях с записями актов гражданского состояния, составленными в форме электронного документа.

19. В случае, если запись акта гражданского состояния, находящаяся в актовой книге на бумажном носителе, не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния, составленную в электронном виде, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и имеющихся в записи актов гражданского состояния, составленной в форме электронного документа, в запись акта гражданского состояния, находящуюся в актовой книге на бумажном носителе, вносятся соответствующие исправления и изменения.

Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в запись акта гражданского состояния, находящуюся в актовой книге на бумажном носителе, в соответствии с записью акта гражданского состояния, составленной в форме электронного документа. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя органа ЗАГС субъекта Российской Федерации или уполномоченным им работником и скрепляется печатью.

20. В случае, если в актовых книгах на бумажных носителях недостает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются копиями на бумажном носителе соответствующими записям актов гражданского состояния, составленным в форме электронного документа в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.

21. На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в актовой книге на бумажном носителе, производится отметка о проведении сверки (приложение N 7 к Порядку), которая заверяется подписью руководителя органа ЗАГС субъекта Российской Федерации или уполномоченным им работником и скрепляется печатью. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.

В случае, если актовая книга на бумажном носителе расшивалась с целью дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя органа ЗАГС субъекта Российской Федерации или уполномоченным им работником и скрепляется печатью.

Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги на бумажном носителе недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния (приложение N 8 к Порядку) и может быть произведена путем проставления соответствующего штампа.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Порядку передачи органами записи актов гражданского состояния
в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях

____________________________________________________________________ ____

(наименование органа ЗАГС субъекта Российской Федерации)

____________________________________________________________________ ____

(в случае изменения наименования органа ЗАГС указываются:

____________________________________________________________________ ____

прежнее наименование и крайние даты его существования)

Фонд N ________

ОПИСЬ N ________     ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ     за ______ год (ы)

	УТВЕРЖДАЮ Председатель экспертно-проверочной комиссии
Фонд N _________________	_____________________________________ (подпись, фамилия, инициалы) протокол _____________________________________     "_____" ____________________________ г.
________________________________________________________________________ (наименование органа ЗАГС субъекта Российской Федерации)
ОПИСЬ N ________     ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ1     за ______ год (ы)

N п/п	Индексы дел2	Заголовки дел3	Крайние даты (даты начала и окончания)		Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

c N ____ по N _______, в том числе: литерные номера ____________________________________,

пропущенные номера _________________________________________________________________

Опись составлена

_______________________________ (наименование должности)	_____________________________ (подпись, фамилия, инициалы)
"______" ____________________ г.

Члены комиссии:

_______________________________ (наименование должности)	_____________________________ (подпись, фамилия, инициалы)
_______________________________ (наименование должности)	_____________________________ (подпись, фамилия, инициалы)
"______" ____________________ г.

________________________________________

1 Дело постоянного хранения - актовая книга на бумажном носителе

2 Индекс дел - номер, присваиваемый актовой книге на бумажном носителе в соответствии с типом записей актов гражданского состояния, и ее порядковый номер.

3 Заголовок дел - наименование актовой книги на бумажном носителе.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Порядку передачи органами записи актов гражданского состояния
в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях

Акт
о передаче актовых книг на бумажных носителях и справочно-поисковых материалов к ним на постоянное хранение в государственный архив

Наименование органа ЗАГС субъекта Российской Федерации _________________________

____________________________________________________________________ ________________

Наименование государственного архива ___________________________________________

____________________________________________________________________ ________________

Основание сдачи _______________________________________________________________

Название фонда: актовые книги на бумажном носителе

N п/п	Количество экземпляров описей	Номера записей актов гражданского состояния (с N_______ по N______)		Крайние даты (даты начала и окончания)		Количество книг	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Всего описей _______________________________________________

(цифрами и прописью)

Всего дел _______________________________________________

(цифрами и прописью)

Состояние документов и описей _________________________________________________

_________________________________________________________________________ ___________

N п/п	Наименование справочно-поисковых материалов	Вид носителя	Количество (лист/штука)	Примечание
1	2	3	4	5

Всего единиц справочно-поисковых материалов ____________________________________

(цифрами и прописью)

Состояния справочно-поисковых материалов _______________________________________

_________________________________________________________________________ ___________

МП	Сдал	______________________________________________________ (наименование должности сотрудника органа ЗАГС субъекта Российской Федерации)
		______________________________________________________ (подпись, фамилия, инициалы сотрудника органа ЗАГС субъекта Российской Федерации)
		______________________________________________________ (наименование должности сотрудника органа ЗАГС субъекта Российской Федерации)
		______________________________________________________ (подпись, фамилия, инициалы сотрудника органа ЗАГС субъекта Российской Федерации)
МП	Принял	______________________________________________________ (наименование должности сотрудника государственного архива)
		______________________________________________________ (подпись, фамилия, инициалы, сотрудника государственного архива)

ПРИЛОЖЕНИЕ N 3
к Порядку передачи органами записи актов гражданского состояния
в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях

___________________________________________

(наименование органа ЗАГС, составившего

___________________________________________

запись акта гражданского состояния)

КНИГА
государственной регистрации
_________________________________
(наименование акта гражданского состояния)
за ______________ год

Начата "___"______________________г.

Окончена "____"_____________________г.

Записи актов

с N ______________ по N ______________

Количество листов _____________

Отсутствуют записи актов N _______________

________________________________________

________________________________________

ПРИЛОЖЕНИЕ N 4
к Порядку передачи органами записи актов гражданского состояния
в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях

Оглавление книги государственной регистрации акта гражданского состояния

N п/п	Наименование органа ЗАГС, составившего запись акта гражданского состояния на бумажном носителе	Номера записей актов гражданского состояния (с N_______ по N______)	Номера листов	Примечание
1	2	3	4	5

ПРИЛОЖЕНИЕ N 5
к Порядку передачи органами записи актов гражданского состояния
в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях

Перечень условных знаков типов записей актов гражданского состояния

Наименование типа записи акта гражданского состояния	Условный знак типа записи акта гражданского состояния
Запись акта о рождении	1
Запись акта о смерти	2
Запись акта о заключении брака	3
Запись акта о расторжении брака	4
Запись акта об усыновлении (удочерении)	5
Запись акта об установлении отцовства	6
Запись акта о перемене имени	7

ПРИЛОЖЕНИЕ N 6
к Порядку передачи органами записи актов гражданского состояния
в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях

Акт
о передаче актовых книг на бумажных носителях и справочно-поисковых материалов к ним в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации

____________________________________________________________________ ____

(наименование органа ЗАГС)

____________________________________________________________________ ____

передал в _______________________________________________________________

(наименование органа ЗАГС)

____________________________________________________________________ ____

для передачи в государственный архив актовые книги на бумажном носителе и справочно - поисковые материалы к ним:

N п/п	N книги	Наименование актовой книги на бумажном носителе	Крайние даты (даты начала и окончания)		Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего передано ________ актовых книг на бумажных носителях.

N п/п	Наименование справочно - поисковых материалов	Вид носителя	Количество (лист/штука)	Примечание
1	2	3	4	5

Всего передано ________ единиц справочно-поисковых материалов.

	Сдал	__________________________ (наименование должности)
М.П.		__________________________ (подпись, инициалы, фамилия)
	Принял	__________________________ (наименование должности)
М.П.		__________________________ (подпись, инициалы, фамилия)

ПРИЛОЖЕНИЕ N 7
к Порядку передачи органами записи актов гражданского состояния
в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях

Проведена сверка.

М.П.	Руководитель органа ЗАГС субъекта Российской Федерации
	____________________________________ (подпись, фамилия, инициалы)
	"______"__________________________ г.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 8
к Порядку передачи органами записи актов гражданского состояния
в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг),
собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях

Проведена сверка.

Настоящая актовая книга на бумажном носителе дополнена следующими записями актов гражданского состояния: N __________________________________

____________________________________________________________________ ____

В настоящей актовой книге заменены следующие записи актов гражданского состояния: N ____________________________________________________________

____________________________________________________________________ ____

М.П.	Руководитель органа ЗАГС субъекта Российской Федерации
	(подпись, фамилия, инициалы)
	"______"__________________________ г.