Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 21 февраля 2023 г. № 14-6/ООГ-1102 О временном обмене документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа

Вопрос:  В силу части тринадцатой ст. 22.3 ТК РФ в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе в соответствии с локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе. 

Как определяется срок, в который стороны должны предоставить документы на бумажном носителе? Может ли такой срок быть установлен в локальном нормативном акте, которым определен порядок временного обмена электронными документами? Если работник не предоставляет работодателю документы на бумажном носителе, может ли он быть привлечен к дисциплинарной ответственности?

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел обращение от 25 января 2023 г. по вопросу временного обмена документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа и сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в Вашем обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

Согласно части 1 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) под электронным кадровым документооборотом (далее - ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных Кодексом.

Электронный документооборот вводится работодателем на основании ЛНА, принимаемого в порядке, установленном статьей 372 Кодекса, и содержащего в том числе сведения об информационной системе (или системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот, перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот, и др. Также в порядке, установленном статьей 372 Кодекса, работодателем утверждается порядок осуществления электронного документооборота (ч.ч. 2 и 3 ст. 22.2 Кодекса).

В соответствии с частью 13 статьи 22.3 Кодекса в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе в соответствии с локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 Кодекса для принятия локальных нормативных актов, временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Срок последующего представления соответствующих документов на бумажном носителе, а также иные условия обмена документами в электронной форме устанавливаются локальным нормативным актом работодателя.

Согласно статье 21 Кодекса работник обязан исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором.

В соответствии с частью 1 статьи 192 Кодекса работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание (замечание; выговор; увольнение по соответствующим основаниям) за совершение работником дисциплинарного проступка. При этом дисциплинарным проступком является неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Порядок применения дисциплинарных взысканий регулируется статьей 193 Кодекса.

Часть 4 статьи 192 Кодекса устанавливает требование, что при наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Кроме того, применение дисциплинарного взыскания является правом работодателя.

Работодатель обладает достаточными экономическими и организационно-управленческими возможностями для самостоятельного удовлетворения своих интересов во взаимоотношениях с работниками, в случае действий работника, не соответствующих законам или иным нормативным правовым актам.