Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 20 сентября 2022 г. № 578н “Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе”

В соответствии с частью 7 статьи 221 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 3; 2021, № 48, ст. 7947), а также в соответствии с пунктом 1 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 26, ст. 3528; 2017, № 7, ст. 1093), приказываю:.

1. Утвердить прилагаемые единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

2. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 марта 2023 года.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 30 сентября 2022 г.

Регистрационный № 70317

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 20 сентября 2022 г. № 578н

Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе

1. Документ, связанный с работой, оформленный в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы, связанные с работой), должен состоять из следующих структурных элементов:

основная часть электронного документа, связанного с работой, представленная в виде документа в электронном виде, в формате в соответствии с пунктом 2 настоящих единых требований, и имеющая название, соответствующее шаблону «[a-zA-Z0-9_] {1,250} .pdf»;

приложения к основной части электронного документа, связанного с работой (при наличии), представленного в виде файла в электронном виде, в формате в соответствии с пунктом 3 настоящих единых требований, и имеющего название, соответствующее шаблону «[а-zA-Z0-9_]{1,250}.[a-z0-9]{3,4}»;

электронная подпись (электронные подписи) (при наличии) основной части документа и приложения к основной части электронного документа, связанного с работой, представленная в виде файлов электронной подписи, установленные статьей 223 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 3; 2021, № 48, ст. 7947), и сформированные в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2022, № 29, ст. 5306);.

машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа, связанного с работой, сформированная в соответствии с приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 августа 2021 года № 858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях» (зарегистрирован в Минюсте России 8 октября 2021 г., регистрационный № 65351) (при наличии);

описание электронного документа, связанного с работой, в формате в соответствии с пунктом 4 настоящих единых требований, имеющее название «wredc_data.xml».

2. Основная часть электронного документа, связанного с работой, должна представлять собой файл в формате PDF/A-1A.

3. Файлы приложений к основной части электронного документа, связанного с работой (в случае их наличия), должны быть представлены в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.

4. Описание электронного документа, связанного с работой, должно формироваться в структурированном виде, в отдельном файле формата XML.

5. XML-схема описания электронного документа, связанного с работой, приводится отдельным файлом и размещается на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации.

При размещении на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации новой версии XML-схемы, предыдущая версия XML-схемы считается действительной в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии XML-схемы.

6. Описание электронного документа, связанного с работой, должно быть оформлено в кодировке «utf-8» без «ВОМ» (Byte Order Mark).

7. Все файлы элементов электронного документа, связанного с работой, должны быть расположены в корневом каталоге.

8. Для каждого структурного элемента описания электронного документа, связанного с работой, перечень которых содержится в приложении к настоящим единым требованиям, приводятся следующие сведения:

наименование элемента. Приводится полное наименование элемента описания электронного документа, связанного с работой;

тип значения элемента. Приводится тип значения элемента с указанием максимального размера для строковых значений. Тип значения элемента принимает следующие значения:

«Т» - текстовый элемент. Такой элемент состоит из последовательности алфавитно-цифровых и специальных символов. После символа «Т» указывается максимально допустимая длина значения элемента;

«D» - значение календарной даты. Такой элемент состоит из последовательности цифр и разделителей частей даты «-». Последовательность частей даты устанавливается следующая: год, месяц, день;

признак обязательности элемента определяет обязательность наличия элемента (совокупности наименования элемента и его значения) в описании электронного документа, связанного с работой. Признак обязательности элемента принимает следующие значения:

«О» - обязательный элемент, наличие этого элемента в описании электронного документа, связанного с работой, обязательно и его значение не должно быть пустым;

«Н» - необязательный элемент, наличие этого элемента в описании электронного документа, связанного с работой, не регламентируется. Такие элементы обрабатываются, но имеют справочный (уточняющий) характер. Если элемент присутствует, то его значение не должно быть пустым;

«У» - условно-обязательный элемент, наличие этого элемента в описании электронного документа, связанного с работой, определяется условиями заполнения. Если условия заполнения выполняются, то значение этого элемента должно присутствовать и не должно быть пустым; в ином случае элемент должен быть исключен.

Второй символ в описании обязательности заполнения элемента описания электронного документа, связанного с работой, «М» обозначает множественное наличие помеченного элемента. Если в описании обязательности заполнения элемента электронного документа, связанного с работой, вторым символом указан символ «М», то этот элемент может присутствовать в описании электронного документа, связанного с работой, более одного раза подряд.

Дополнительная информация должна содержать при необходимости требования к элементу описания электронного документа, связанного с работой, не указанные ранее. Для сложных элементов указывается ссылка на таблицу, в которой описывается состав данного элемента. Для элементов, принимающих ограниченный перечень значений из классификатора (кодового словаря), указывается соответствующее наименование классификатора (кодового словаря) или приводится перечень возможных значений. Для классификатора (кодового словаря) может указываться ссылка на его местонахождение.

Приложение
к единым требованиям к составу и
форматам электронных документов,
связанных с работой, оформляемых
в электронном виде без
дублирования на бумажном носителе,
утвержденным приказом Министерства
труда и социальной защиты
Российской Федерации
от 20 сентября 2022 г. № 578н

Перечень структурных элементов описания электронного документа, связанного с работой

Приложение
к перечню структурных элементов
описания электронного документа,
связанного с работой

Коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде