Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 16 февраля 2009 г. N 03-03-05/23 О документальном подтверждении расходов, связанных с зарубежными командировками работников, в целях налогообложения прибыли организаций

Справка

Вопрос: В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса Российской Федерации под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Просим Вас сообщить, какие именно документы подтверждают расходы по найму жилых помещений в служебных командировках на территории иностранных государств и требования по их оформлению. Также просим разъяснить, правомерно ли наше требование представлять кассовые чеки и чеки, выдаваемые к операциям с использованием пластиковой банковской карты (слип), в качестве документального подтверждения фактически произведенных расходов в иностранной валюте.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо от 10.12.2008 N 9/13/3-5327 по вопросу учета расходов на командировки и сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.

Статьей 68 Конституции Российской Федерации установлено, что государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык.

В соответствии с пунктом 1 статьи 16 Закона Российской Федерации от 25.10.1991 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Согласно пункту 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

В качестве одного из документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения, выступает выставленный счет.

Что касается кассовых чеков и чеков, выдаваемых к операциям с использованием пластиковых банковских карт, то такие документы также являются одними из документов, необходимых для подтверждения расходов.

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 16 февраля 2009 г. N 03-03-05/23

Текст письма официально опубликован не был