Резерв на оплату отпусков: 5 нарушений, за которые суды штрафовали в 2024 году

© aruba2000 / Фотобанк 123RF.com

Создание резерва на оплату отпусков – обязанность организаций бюджетной сферы, установленная положениями Стандарта "Выплаты персоналу" и нормами Инструкции № 157н. Такой резерв нужен для равномерного отнесения расходов на финансовый результат и отражения в отчетности отложенных обязательств.

В бухгалтерской / бюджетной отчетности на конец отчетного и начало текущего года по счету 401 60 "Резервы предстоящих расходов" учреждение должно отражать величину резерва в отношении тех отпусков, право на которые по состоянию на 31 декабря отчетного года работниками учреждения уже заработано, но не исполнено, независимо от включения таких дней в график отпусков на следующий год.

Несмотря на то что требование об обязательном создании "отпускного" резерва действует не первый год, некоторые учреждения либо напрочь игнорируют его, либо так и не освоили порядок расчета резерва и отражения его в учете, предоставив тем самым контролирующим органам дополнительный повод для претензий.

Анализ судебной практика 2024 года позволяет выделить пять нарушений, связанных с формированием и учетом "отпускного" резерва, на которые ревизоры обратили внимание при проверке отчетности.

1. Резерв на оплату отпусков не начислен

Самое частое нарушение. К тому же самое заметное – отсутствие в отчетности показателя по счету 401 60 укажет ревизорам на отсутствие начисленного резерва по отпускам. А между тем неначисление резерва предстоящих расходов является грубым нарушением, поскольку зачастую влечет 100%-ное искажение показателей отчетных форм. Ответственность за такое нарушение предусмотрена ч. 4 ст. 15.15.6 КоАП РФ: штраф для должностных лиц – от 15 тыс. до 30 тыс. рублей, а при повторном нарушении – до 50 тыс. рублей.

Оштрафовать могут и главного бухгалтера (постановление Мирового судьи с/у № 64 Нижнегорского района Республики Крым от 28 июня 2024 г. № 5-218/24, постановление Мирового судьи с/у № 61 Центрального ВО г. Краснодара от 26 июня 2024 г. № 5-280/24), и руководителя учреждения (постановление Мирового судьи с/у № 1 Тахтамукайского района Республики Адыгея от 07.05.2024 № 3-142/24).

2. В учетной политике не определен порядок начисления резерва на оплату отпусков

Порядок формирования и использования резервов предстоящих расходов, в т.ч. момент признания резервов (периодичность формирования и корректировки), должен быть определен учетной политикой учреждения. Отсутствие утвержденного порядка формирования резерва предстоящей оплаты отпусков может привести к некорректному расчету суммы резерва и, как следствие, к штрафу.

Так, суд привлек руководителя учреждения к ответственности не только за неначисление "отпускного" резерва, но и за то, что учетная политика учреждения не предусматривала формирование резерва на оплату отпусков, не были зафиксированы периодичность и порядок его расчета (постановление Мирового судьи с/у № 7 Октябрьского района г. Самары Самарской области 1 февраль 2024 г. № 5-81/24).

3. Некорректный расчет резерва

Резерв представляет собой сумму предстоящей оплаты отпусков всех работников за фактически отработанное время и / или компенсаций за неиспользованные отпуска, включая платежи на обязательное социальное страхование. По каждому работнику эта сумма рассчитывается как произведение его среднего дневного заработка на количество неиспользованных дней отпуска. Неправильно определили один из этих элементов – сумма резерва будет некорректной.

Так, в ходе контрольных мероприятий ревизоры перепроверили начисленную учреждением сумму "отпускного" резерва. Она оказалась существенно занижена. Причиной тому стало в том числе некорректное определение среднедневного заработка, используемого при расчете резерва, а формула расчета средней заработной платы в Порядке расчета резерва не была закреплена (постановление Мирового судьи с/у № 1 Центрального района г. Челябинска от 10.07.2024 № 3-311/24).

В другом случае при проверке выяснилось, что резерв рассчитан без учета фактически отработанного персоналом времени, – бухгалтерия не смогла своевременно получить эти данные от кадровой службы. Тем не менее главбуха привлекли к ответственности, правда, суд ограничился предупреждением в ее адрес (постановление Мирового судьи с/у № 1 г. Озерска Челябинской области от 10 января 2024 г. № 3-6/24).

4. Ошибки в бухгалтерском учете резерва

Цель создания резерва предстоящих расходов на оплату отпусков. – корректное формирование себестоимости и равномерное отнесение расходов на финансовый результат. Формирование резерва отражается в учете по дебету счета 109 00 (или 401 20) и кредиту счета 401 60. Неиспользованная (избыточная) сумма ранее сформированного резерва подлежит списанию с дебета счета 401 60 в кредит счета 401 20 (или 109 00), т.е. обратной проводкой. Способ "красное сторно" для корректировки сумм резерва не применяется!

В рассмотренных судом делах начисление резерва неправильными проводками, а вместе с ним сторнирование избыточных сумм стало причиной искажения показателей финрезультата и привело главного бухгалтера ЦБ к штрафу (постановления Мирового судьи с/у № 32 Московской области от 24 июля 2024 г. № 5-545/24 и от 10 июля 2024 г. № 5-531/24).

А вот в другом случае, несмотря на то что ведение учета и составление отчетности лицей передал централизованной бухгалтерии, в недостоверности отчетности суд признал виновным директора образовательного учреждения. Неиспользованный остаток резерва в конце года бухгалтерия не списала на финрезультат, а перенесла дебетовые остатки счетам 109 60 211 и 109 60 213 на следующий год. Суд посчитал, что директор лицея при надлежащем исполнении своих должностных обязанностей вполне могла организовать ведение бухгалтерского учета в соответствии с установленными правилами, своевременно устранить допущенные искажения и предотвратить предоставления недостоверной отчетности (постановление Мирового судьи с/у № 1 Индустриального района г. Ижевска Удмуртской Республики от 24 июня 2024 г. № 5-372/24).

5. Несоответствие показателей отчетности данным Главной книги

Формирование резерва на оплату отпусков на счете 401 60 происходит одновременно с принятием на счете 502 99 отложенных обязательств по оплате отпусков в размере начисленного резерва. Разумеется, оба показателя в отчетности должны соответствовать друг другу и данным бухгалтерских регистров. В противном случае у ревизоров появится повод для привлечения должностного лица к ответственности. Суд оштрафовал главного специалиста учетного отдела окружной администрации, несмотря на то, что причиной некорректного формирования суммы в Главной книге стали технические неполадки в бухгалтерской программе (постановление Мирового судьи с/у № 27 Западного внутригородского округа г. Краснодар Краснодарского края от 15.07.2024 № 5-319/24).