Когда за проблемы с документооборотом заплатят и главбух, и директор

© VadimVasenin / Фотобанк Фотодженика

В 2024 году вопрос документального оформления приемки обязательств по контракту приобрел особую актуальность: причиной тому - обязанность оформления Акта приемки (ф. 0510452). Недавно мы подробно рассказывали о том, в каких случаях у учреждения-заказчика возникает обязанность по его оформлению.

Но наряду с соблюдением всех требований к оформлению приемки, не следует забывать о соблюдении сроков оплаты принятых обязательств. Не секрет, что несвоевременная оплата обязательств в большинстве случаев послужит поводом для штрафа по ст. 7.32.5 КоАП РФ. И зачастую к ответственности по данной статье привлекают работников бухгалтерской службы. Так случилось и в нашем примере: за нарушение сроков оплаты принятых обязательств на 30 тыс. рублей оштрафовали главбуха - на нее возложены полномочия по контролю бухгалтерской документации, в том числе организация оплаты исполненных государственных контрактов. Доводы о том, что счета на оплату и счета-фактуры поступили в бухгалтерию с нарушением установленных сроков, не исключают вину должностного лица: проблемы, возникающие с документооборотом у заказчика, не продлевают и не изменяют сроки, установленные для исполнения обязанности по оплате обязательств (решение Свердловского областного суда от 25 января 2024 г. по делу № 72-100/2024).

Привлечь к административной ответственности за нарушение сроков оплаты обязательств могут не только главбуха, но и других должностных лиц в зависимости от распределения соответствующих полномочий в конкретном учреждении. Так, например, виновным в наличии просроченной кредиторской задолженность может быть признан начальник отдела внутреннего финансового контроля. Это произошло потому, что именно он согласно локальным актам учреждения был ответственным за соблюдение срока и порядка оплаты товаров, работ, услуг при осуществлении закупок (решение Калужского областного суда от 6 июня 2023 г. по делу № 21-316/2023).

Однако штраф за несвоевременную оплату контракта далеко не единственное негативное последствие: просроченная задолженность влечет взыскание неустойки. А возникновение подобного рода дополнительных расходов - индикатор отсутствия в учреждении системы внутреннего контроля либо существенных недостатков его организации.

Иными словами, расходы на оплату неустоек при определенных обстоятельствах могут указывать на недобросовестность и / или неразумность руководителя. На практике эти расходы вполне могут быть признаны для государственного учреждения убытками в форме реального / действительного ущерба, возместить который придется руководителю. В одном из примеров недобросовестность директора заключалась в несвоевременной передаче документов в централизованную бухгалтерию, в связи с чем учреждению пришлось оплатить неустойку (решение Нахимовского районного суда г. Севастополя от 12 декабря 2022 г. по делу № 2-2421/2022). Во втором примере причиной несвоевременной оплаты стали ненадлежащие приемка выполненных работ и оформление первичных документов (решение  Нахимовского районного суда г. Севастополя от 13 декабря 2021 г. по делу № 2-3351/2021).