Какие формы применять для отражения фактов хозяйственной жизни – из Приказа № 52н или 61н?

© viktorijareut / Фотобанк Фотодженика

Каждый бухгалтер знает, что к учету можно принять только те первичные документы и бухгалтерские регистры, которые составлены по унифицированным формам.

С 2015 года бюджетная сфера применяет более 40 унифицированных форм, утвержденных Приказом № 52н. Но расширение практики централизации учетных функций и внедрение электронного документооборота требует форм, унифицированных под ЭДО. И вот начиная с 2023 года (а для централизованных "федералов" - с 2022 года) Минфин России вводит унифицированные формы электронных первичных учетных документов и регистров, закрепленные в Приказе № 61н.

При этом ряд форм из Приказа № 61н по наименованию и / или назначению схожи с шаблонами из Приказа № 52н. Вместе с тем унифицированные формы документов, утвержденные Приказом N 52н, не отменены (не утратили силу) и для них не установлен период действия. В связи с этим возникает вопрос: документы из какого приказа - 61н или 52н - применять для отражения фактов хозяйственной жизни?

Все первичные учетные документы и регистры из обоих приказов можно разделить на 4 группы.

1. Документы, утвержденные Приказом № 61н, у которых нет аналогов в Приказе № 52н.

Входящие в эту группу документы применяются для оформления операций, по которым Приказом № 52н не было предусмотрено унифицированных форм. К их числу относятся, например, Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439), Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440), Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434).

Эти формы электронных документов из Приказа № 61н учреждения обязаны применять с 1 января 2023 года (или ранее, если это было предусмотрено учетной политикой).

2. Документы, утвержденные Приказом № 61н, у которых есть аналоги в Приказе № 52н.

Сразу уточним: под аналогом в данном случае понимаются документы, схожие по названию и сфере применения. К группе идентичных документов, частности, относятся:

• Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101 и ф. 0510448);
• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087 и ф. 0510466);
• Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230 и ф. 0510460);
• Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0504094 и ф. 0509095).

Формы из этой группы документов и регистров, утвержденные Приказом № 61н, мы настоятельно рекомендуем применять не позднее даты начала их применения вместо аналогов, утвержденных Приказом № 52н.

3. Документы, утвержденные Приказом № 61н, у которых расширена сфера применения.

Если у одних форм из Приказа № 52н при разработке альбома электронной "первички" появились "электронные аналоги", то для других действующих форм Приказом N 61н расширена сфера применения. Т. е. для оформления отдельных хозяйственных операций в Приказе № 61н и Приказе № 52н предусмотрены разные по наименованию, содержанию и сфере применения первичные документы. Например, передачу в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 10 000 рублей Приказ № 52н предлагает оформить Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210), а Приказ № 61н - Требованием-накладной (ф. 0510451).

И в таких случаях мы настоятельно рекомендуем применять для оформления операций документы, утвержденные Приказом № 61.

4. Документы, утвержденные Приказом № 52н, у которых нет аналогов в Приказе № 61н.

Это унифицированные формы электронных документов и регистров из Приказа № 52н, которые организации бюджетной сферы обязаны или вправе применять на сегодняшний день в связи с отсутствием аналогов в Приказе № 61н. К таковым относятся, например, Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202), Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421), а также Журналы операций (ф. 0504071) и Главная книга (ф. 0504072).

Считаем важным заметить, что подбор "аналога" документам этой группы в Приказе № 61н в отдельных случаях возможен, но с потерей важных сведений, которые содержатся в унифицированных формах документов по Приказу № 52н.

Конечно, со временем мы придем к единому порядку применения электронных первичных учетных документов, и регистров - Минфин России продолжает вести работу над пополнением альбома унифицированных форм Приказа № 61н новыми электронными документами. И пока не у всех документов из Приказа № 52н есть электронные аналоги в Приказе № 61н, бюджетная сфера продолжает применять указанные документы до внедрения Приказом № 61н их электронных аналогов.

Обратите внимание!

В Путеводителе по формам первичных документов и регистров к каждому разделу, посвященному порядку заполнения конкретного документа из Приказа № 52н или 61н, мы добавили примечание с информацией о ее применении - возможном или обязательном.