График отпусков – 2024. Что взять на контроль в бухгалтерии?

© tarik_vision / Фотобанк Фотодженика

Чтобы не допускать нарушений при выплате отпускных, предоставляйте сотрудникам отпуск только по графику. При определенных обстоятельствах за несоблюдение такого порядка могут даже оштрафовать. Кроме того, у работника, которому предоставлен отпуск не в соответствии с графиком, появится повод для обращения в суд (апелляционное определение СК по гражданским делам Белгородского областного суда от 31.10.2023 по делу № 33-5459/2023, решение Советского районного суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 20.09.2023 по делу № 2-904/2023).

Отсутствие утвержденного графика отпусков или невключение в него отдельных работников может стать аргументом не в пользу работодателя в случае судебного разбирательства с работником по вопросу нарушения трудовых прав последнего (см, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Липецкого областного суда от 21.06.2023 по делу № 33-1978/2023, апелляционное определение СК по гражданским делам Калининградского областного суда от 14.09.2022 по делу № 33-3936/2022, определение СК по гражданским делам Шестого КСОЮ от 18.08.2022 по делу № 8Г-16082/2022[88-17032/2022]). Судебные разбирательства в итоге могут стоить учреждению дополнительных расходов, например, на возмещение работнику морального вреда. Обязательно объясните это руководителю вашего учреждения!

При планировании и оплате отпусков учитывайте следующие правила.

Утвердите график отпусков до 15 декабря. Согласно ТК РФ этот документ должен быть утвержден в учреждении не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. , т.е. 17 декабря включительно. В текущем году это число выпадает на воскресенье, и хотя Минтруд высказывался, что можно утвердить график в первый рабочий день после выходных, лучше сделать все заранее. Более позднее утверждение графика отпусков рассматривается проверяющими и судами в качестве нарушения трудового законодательства. И не забудьте ознакомить с графиком отпусков всех сотрудников под роспись - обязанность доведения до персонала локальных актов организации закреплена за работодателем Трудовым кодексом. На необходимость довести график отпусков до сведения всех работников Роструд указывал неоднократно. Хотя Минтруд практически тогда же высказывал противоположную позицию. Тем не менее, несоблюдение этого требования также может стать поводом для привлечения к административной ответственности, и судебная практика уже располагает такими примерами. Подробнее о противоречивости мнений уполномоченных органов и судов по вопросу необходимости ознакомления работников с графиком отпусков - здесь. Исключение в этом вопросе, по мнению Роструда, составляют мобилизованные работники и добровольцы, действие трудовых договоров которых приостановлено.

В график отпусков должны быть включены все работники, состоящие с учреждением в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе и те, с кем в течение 2024 года трудовые договоры будут расторгнуты, и те, кто находится в декрете - ведь они могут прервать отпуск по уходу за ребенком в любой момент. Об этом не раз говорил Роструд. Кого еще нужно не забыть включить в график - читайте здесь. А вот мобилизованных добровольцев в график отпусков можно не включать - после возобновления трудовых договоров с ними внесете изменения в график и ознакомите с ним указанных работников. Органам власти и местного самоуправления также следует помнить, что ТК РФ предусмотрены дополнительные гарантии для мобилизованных гражданских служащих: в течение 6 месяцев после возобновления прохождения гражданской службы по заявлению служащему должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для него время.

Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска предупреждайте об этом сотрудников. Для этого приглашайте их в отдел кадров и знакомьте под роспись с проектом приказа об отпуске. Сделать это можно и в электронном виде: закон об электронном документообороте предусматривает возможность передачи в электронном виде любых сообщений, исходящих как от работника, так и от работодателя, будь то заявления, уведомления, обращения, разрешения, требования. Кроме того, вот уже больше года работодатели и работники могут обмениваться электронными кадровыми документами через Госуслуги.

Если планы работника изменились, пусть сразу же напишет заявление о внесении изменений в график отпусков.

Подписанный руководителем приказ о предоставлении отпуска, с которым уже ознакомился работник, должен быть оперативно направлен в бухгалтерию. Предусмотрите срок передачи этого документа в бухгалтерию в графике документооборота - у бухгалтера должно остаться время на расчет отпускных и их своевременное перечисление на банковскую карту сотрудника.

При получении документов для расчета отпускных ставьте отметку о времени их получения. Если документы вам передали с опозданием, и это приведет к задержке с выплатой отпускных, можно будет доказать, что бухгалтерия не виновата в нарушении прав сотрудника.

Не позднее чем за 3 дня до начала отпуска работник должен получить отпускные. Причем отпускные можно выплатить досрочно. А вот задержку выплаты ревизоры обязательно отметят в акте проверки, а также могут оштрафовать. Чтобы избежать штрафов, направляйте платежные документы в казначейство заранее. Учитывайте, что казначейство может исполнять заявку на кассовый расход несколько дней и еще какое-то время банк будет зачислять деньги на карту. А проверяющие обычно требуют, чтобы за 3 дня до начала отпуска деньги уже были зачислены на счет работника.

Закон устанавливает необходимость выплаты отпускных за 3 дня до начала отпуска, но какие это дни - рабочие или календарные? Поскольку закон не дает ответа на это вопрос, специалисты говорят о необходимости выплаты отпускных за 3 календарных дня. То есть если работник уходит в отпуск с понедельника, отпускные он должен выплатить в пятницу или четверг. По мнению Роструда, отпускные можно выплачивать и частями, главное, чтобы всю причитающуюся сумму работник получил за три дня до отпуска.

Кстати, несколько лет назад Минтруд готовил проект обширных изменений в ТК РФ, которым, в частности, предлагалось уточнить, что выплата отпускных должна быть не менее чем за три рабочих дня до начала отпуска. Увы, законопроект так и не получил своего развития. Тем не менее, позиция ведомства ясна, а значит уже на этом этапе разумнее придерживаться именно ее при отсчете установленных трех дней до начала отпуска. Больше подробностей - здесь.

Бывает, что работник требует отпустить его в отпуск вне графика: "завтра или послезавтра". В такой ситуации не получится выплатить ему отпускные в трехдневный срок, установленный ТК РФ. В настоящее время вопрос о том, имеется ли состав правонарушения в действиях работодателя, который удовлетворяет просьбу работника о предоставлении отпуска в течение ближайших к дате подачи заявления трех дней, и, соответственно, не может исполнить требование закона о своевременной выплате отпускных, является спорным. В прошлом году появилась было надежда на то, что вопрос будет наконец урегулирован в ТК РФ: в норму, обязывающую работодателей оплачивать отпуск не позднее чем за три дня до его начала, было предложено внести дополнения, касающиеся оплаты отпуска, решение о предоставлении которого принято по заявлению работника, поданному менее чем за 3 дня до начала отпуска. Однако Госудума отклонила такую инициативу, а значит, у проверяющих остается формальное основание для оформления штрафа. Обязательно напоминайте об этом руководителю, когда он рассматривает подобные просьбы сотрудников.

Учреждение не обязано выплачивать вместе с отпускными зарплату за отработанное ко дню отпуска время. Лучше выплачивать ее в общие сроки, которые установлены в вашей организации. Выплата работнику заработной платы ранее установленных сроков является нарушением трудового законодательства, за которое работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Инспекторы Роструда уверены: выплата заработной платы раньше сроков, установленных трудовым /  коллективным договором и / или правилами внутреннего трудового распорядка, нарушает нормы законодательства. Проверяющие также склонны рассматривать досрочную выплату зарплаты как нарушение, несмотря на то, что Минтруд неоднократно указывал на законность досрочной выплаты зарплаты. Судебная практика по данному вопросу также противоречива.