Централизация учета: организовываем документооборот

kchungtw / Depositphotos.com

Продолжаем серию репортажей об опыте централизации полномочий по ведению учета и составлению отчетности государственных учреждений на примере ГКУ МО "Централизованная бухгалтерия Московской области". Сегодняшний - пятый по счету - материал этого проекта посвящен, пожалуй, самому объемному сегменту в работе централизованной бухгалтерии и обслуживаемых учреждений - документообороту.

Какая из сторон наделяется полномочиями по первоначальному созданию электронного документа? Как распределить роли по заполнению документов между сотрудниками учреждений и работниками ЦБ?

Зоны ответственности обслуживаемого учреждения и ЦБ в отношении всех обрабатываемых документов, а также сроки исполнения тех или иных действий с документами устанавливаются в Графике документооборота, который является обязательной и неотъемлемой частью договора на обслуживание.

На практике График документооборота ЦБ МО формируется следующим образом:

1. Для каждого документа устанавливается порядок:
   1. создания;
   2. проверки;
   3. отражения в учете;
   4. формирования конечного дела по документу.
2. Для каждой из этих процедур указывается ответственная сторона - обслуживаемое учреждение или ЦБ, а также сроки ее исполнения.
3. Процедура проверки также содержит указание на форму представления первичного учетного документа: в электронном виде, скан-копия, наличие прилагаемых документов.

Вот как это выглядит на примере некоторых документов:

Обратите внимание на несколько важных моментов, связанных с распределением обязанностей между ЦБ и обслуживаемыми учреждениями:

1. Операции с наличными денежными средствами

Полномочия по ведению кассовых операций с наличными денежными средствами должны осуществляться сотрудниками обслуживаемого учреждения и не могут быть переданы ЦБ. Как в таком случае будут распределяться обязанности сотрудников ЦБ и обслуживаемого учреждения, учитывая, что по договору о бухгалтерском обслуживании в функции ЦБ входит начисление и своевременное обеспечение работников учреждения заработной платой, которая может выдаваться в том числе наличными? В отношении Платежной ведомости в Графике документооборота зоны ответственности разделены следующим образом:

• полномочия ЦБ: создание документа, ввод данных ГИС ЕИСБУ, проверка документа, обработка операций по перечислению безналичных денежных средств;
• полномочия учреждения: обработка операций по выдаче наличных денежных средств через кассу, формирование дел и передача в архив.
2. Операции с активами

Справедливая стоимость определяется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов. Поэтому ответственность за определение справедливой стоимости лежит на сотрудниках обслуживаемого учреждения.

Аналогично принятие решения о соответствии имущества понятию "актив" в рамках проведения годовой инвентаризации является обязанностью обслуживаемого учреждения. Далее документы передаются в ЦБ для отражения в учете.

3. Работа с контрактами

Контроль за проектами контрактов на соблюдение правил документального оформления фактов хозяйственной жизни в функции ЦБ не входит. Этим занимается специализированная служба (подразделение) учреждения. В то же время, если при осуществлении контроля поступающих через информационную систему документов сотрудники ЦБ видят несоответствие примененных при заключении контрактов кодов КОСГУ факту хозяйственной жизни или Плану ФХД, они уведомляют об этом сотрудников обслуживаемого учреждения и указывают на необходимость внесения изменений в План ФХД.

4. Формирование конечного дела по документу

Исходя из специфики организации централизованного учета, обязанность по формированию конечного дела по документу всегда будет возлагаться на сотрудников обслуживаемого учреждения.

В каком объеме предоставлять доступ к базам данных ЦБ сотрудникам обслуживаемых учреждений?

Для корректной работы сотрудников централизованной бухгалтерии и обслуживаемого учреждения в единой базе электронных документов доступ к конкретным электронным документам и базе электронных документов в целом осуществляется согласно закрепленным полномочиям сотрудников. Каждый сотрудник входит в базу под своей учетной записью, для которой прописаны права.

Рассмотрим на примере наделения сотрудников обслуживаемого учреждения и ЦБ правами в отношении Актов на списание (ф. 0504104, 0504105, 0504143, 0504144, и пр.):

Как видим, полномочий на проведение Акта на списание у учреждения нет. Поэтому после создания документа сотрудник учреждения передает его сотруднику ЦБ. Сотрудник ЦБ производит реквизитный контроль документа и впоследствии проводит его в учете. Если же документ не проходит проверку, то сотрудник ЦБ его отклоняет с указанием причин.

Для отлаженной работы в части предоставления доступа необходим администратор. Эту роль может выполнять, к примеру, начальник ЦБ.