Кто должен организовать хранение табелей: бухгалтерия или отдел кадров?

fotoevent.stock / Depositphotos.com

Хранение всех документов учреждения осуществляется в соответствии со сроками хранения, установленными Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. А кто должен обеспечить хранение Табелей учета использования рабочего времени (ф. 0504421) до их передачи в архив? Отдел кадров – потому что непосредственно ведет учет рабочего времени? Или бухгалтерия – потому что на основании этих данных начисляет зарплату?

Нормативными актами не установлено, в каком из структурных подразделений должны храниться Табели (ф. 0504421). Эксперты Роструда, отвечая на этот вопрос, напомнили, что Трудовой кодекс предоставляет работодателям право принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями. А потому ответственным за архивирование и хранение Табелей будет то структурное подразделение, за которым работодатель закрепит соответствующие обязанности. Иными словами, отвечать за архивирование и хранение табелей учета рабочего времени может как отдел кадров, так и бухгалтерия – все зависит от решения руководителя учреждения, ведь именно он должен организовать хранение документов.

Напомним, что Табели учета использования рабочего времени хранятся 5 лет. Исключение – Табели, в которых регистрируются работники с вредными и/или опасными условиями труда. Такие документы нужно хранить 50 лет – если Табель "закрыт" после 1 января 2003 года, или  75 лет – если до этой даты. Срок исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором закончили вести Табель (Ответ Роструда с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ" (февраль 2022 г.).