Необходимо ли использовать форму Т-2 личной карточки?

billiondigital / Depositphotos.com

С 1 января 2013 года действует Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В соответствии с ч. 4 ст. 9 этого закона формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Эти нормы позволяют заключить, что все юридические лица, кроме организаций бюджетной сферы, должны самостоятельно решить, какие формы первичных учетных документов применяются ими для оформления фактов хозяйственной жизни, а утвержденные Госкомстатом унифицированные формы первичной учетной документации для них не являются обязательными. Указанный вывод подтверждается информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

В частности, в рамках утверждения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Госкомстатом была разработана и форма личной карточки работка (Т-2). Как показывает практика, применение данной формы контролирующие органы и суды также не считают обязательной.

Иллюстрацией данного тезиса может служить недавнее определение Санкт-Петербургского городского суда. Суд рассматривал спор о правомерности увольнения работника в связи с сокращением. Пытаясь доказать нарушение работодателем порядка увольнения, работник ссылался в том числе на то, что ему не была предложена одна из имевшихся у работодателя вакансий, а на нее был переведен другой работник (Определение Санкт-Петербургского горсуда от 18 августа 2020 г. по делу № 33-11310/2020).

Однако, как было установлено судом, соответствующая штатная единица была введена в штатное расписание уже после увольнения истца и тогда же на нее был переведен другой работник. В подтверждение данного факта работодатель, помимо прочих документов, представил личную карточку этого работника с указанием даты перевода.

Истец пытался оспорить допустимость указанного доказательства, ссылаясь на некорректную форму личной карточки. Но суд пояснил, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, и работодатель был вправе утвердить свой вариант личной карточки в электронном виде.

Тезис о необязательности ведения личной карточки именно по форме Т-2 встречается и в других судебных актах и разъяснениях органов власти (определения Архангельского облсуда от 20 февраля 2019 г. № 33-1103/2019, Самарского облсуда от 30 июня 2017 г. № 33а-8380/2017, Орловского облсуда от 20 февраля 2019 г. № 33-370/2019, Владимирского облсуда от 12 ноября 2013 № 33-3781/2013, решение Железнодорожного райсуда г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 22 января 2018 г. № 2а-230/2018, постановление Девятого ААС от 03.09.2020 N 09АП-37711/20, письмо Роструда от 23 января 2013 г. № ПГ/10659-6-1, ответы с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Этот вывод справедлив и для организаций бюджетной сферы. Хотя такие организации и должны применять определенные на нормативном уровне формы первичных учетных документов, но личная карточка в состав установленных для применения унифицированных форм не включена (см. письмо Минфина России от 26 января 2017 г. № 02-07-10/4004).

Отметим, что в судах встречается и мнение о необязательности ведения работодателем личной карточки работника как таковой (определение Московского облсуда от 29 сентября 2014 г. 33-21327/2014, решения Северодвинского горсуда Архангельской области от 27 ноября 2018 г. № 2-3816/2018, Вышневолоцкого горсуда Тверской области от 1 апреля 2019 г. № 2-412/2019). Однако такой вывод представляется не вполне справедливым. Дело в том, что на сегодняшний день указание на необходимость отражения определенной информации именно в личной карточке работника содержится в двух нормативных актах:

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек предписывают дублировать в личную карточку записи о выполняемой работе, переводе на другую работу и увольнении, внесенные в трудовую книжку. Работник должен поставить в личной карточке подпись об ознакомлении с такими записями, а также о получении трудовой книжки на руки при увольнении (п. 12, п. 41 Правил).
2. В силу п. 23 Методических рекомендаций Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях воинский учет призывников и военнообязанных запаса организациями осуществляется по личным карточкам работников.

Однако следует признать, что уже сегодня есть ряд категорий работников, в отношении которых работодатель не ведет ни трудовые книжки, ни воинский учет. Это могут быть невоеннообязанные или трудящиеся у индивидуальных предпринимателей дистанционные работники, совместители или сотрудники, отказавшиеся от ведения бумажной трудовой книжки. Полагаем отказ от ведения личных карточек таких работников законным, поскольку это не приведет к нарушению каких-либо нормативных требований. Причем, очевидно, в будущем число работников, в отношении которых невозможно будет законодательно обосновать необходимость ведения личных карточек, будет только увеличиваться: с 2021 года на впервые принимаемых на работу работников бумажные трудовые книжки вообще не будут заводиться. А Минобороны России планирует отказаться от использования для целей ведения воинского учета личных карточек работника и перейти на отдельные карточки гражданина, подлежащего воинскому учету в организации.