Новое в кадровом делопроизводстве: самостоятельный сервис для сотрудников, единый кадровый центр и автоматизация процессов

maxsim / Depositphotos.com

В середине марта закончились публичные обсуждения и независимая антикоррупционная экспертиза законопроекта о проведении эксперимента по внедрению электронного кадрового документооборота, итоги которых должны быть подведены в ближайшее время¹. Ожидается, что эксперимент будет запущен с 1 января 2020 года и закончится 31 декабря 2022 года. Эксперты обсудили его преимущества и потенциальные угрозы на конференции HR Legal 2019, организованной деловой газетой "Ведомости".

Напомним, что на данный момент в трудовом законодательстве не закреплена норма, позволяющая перевести кадровые документы в электронную форму. Тем не менее вице-президент, директор по персоналу компании "Почта Банк" Юлия Бородай рассказала о своем опыте использования электронной формы для таких документов, как приказы о предоставлении отпуска работнику, о поощрении или направлении его в командировку.

Эксперт рассказала о специально созданных для их организации программах для повышения эффективности кадровых процессов: едином кадровом центре (ЕКЦ) для сотрудников службы кадров и самостоятельном сервисе для сотрудников. По ее мнению, это позволит автоматизировать процессы и минимизировать количество документов. Так, самостоятельный сервис для сотрудников подразумевает, что работник, прошедший процедуру аутентификации и авторизации, может подписать документ (например, график отпусков, приказ о замене отпуска денежной компенсацией, документы по командировке), подтверждающий его намерения, посредством простой электронной подписи.

При этом она отметила, что целесообразно оставить на бумажном носителе только следующие документы:

• приказы о приеме на работу, переводе и увольнении;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• акты и приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• договор о материальной ответственности.

По ее мнению, данные документы не являются типовыми, и в случае возникновения трудового спора между сотрудником и работодателем будут представлены оригиналы, подписанные собственноручно сторонами.

Для повышения эффективности работника кадровой службы, по словам эксперта, необходимо пересмотреть организацию рабочих процессов по получению и согласованию документов. Так, был создан ЕКЦ – это единый, специально созданный центр, куда передаются документы, повторяющиеся для всех структурных подразделений, что позволяет стандартизировать и оптимизировать кадровые процессы.

Юлия Бородай указала на следующие преимущества данного сервиса:

• увеличивается производительность труда специалиста по кадрам за счет автоматизации процессов;
• работники компании могут осуществить вход в систему и самостоятельно заполнить необходимые документы;
• удаленный доступ позволяет вести кадровый документооборот и в отношении сотрудников, работающих в других городах (при этом ограничений здесь нет, уполномоченное лицо несет ответственность за ведение данных и своевременность заполнения перед работодателем);
• электронная система согласования документов повышает скорость принятия решения сотрудниками и руководителями.

Эксперт отметила, что автоматизация процессов, помимо перечисленных выше преимуществ, позволит минимизировать риски нарушения трудового законодательства. По ее словам, кадровый сервис автоматически будет блокировать процесс согласования документов при несоблюдении Трудового кодекса, например, при направлении беременной женщины в командировку (ст. 259 ТК РФ). Кроме того, система ставит перед пользователем – руководителем, работником и сотрудником кадровой службы – четкие задачи, сроки их выполнения, а также указывает перечень необходимых документов и ограничения. Вместе с тем у вышеперечисленных лиц есть возможность формировать приказы на основе загруженных шаблонов с указанием штрихкода, что позволит составить реестр документов, установить автоматический контроль исполнения задачи на каждом этапе и быстро осуществить их поиск в системе.

Кроме этого эксперт предложила использовать в кадровом документообороте данные идентификации и аутентификации физических лиц из единой биометрической системы (ЕБС) и единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). По ее мнению, использование биометрических данных было бы актуально для сотрудников, которые работают с персональными данными. В офисе устанавливается специальное оборудование, идентифицирующее конкретного работника по отпечатку пальца, и программное обеспечение определяет, разрешен ли сотруднику доступ в систему или нет.

При этом информационные технологии уже активно применяются в сфере трудовых отношений, что подтверждается судебной практикой. Работодатель и работник вправе договориться о том, что сообщения, направленные по корпоративной электронной почте, изменяющие или уточняющие характер работы, являются обязательными для исполнения сторонами.

Может ли организация выдавать и направлять доверенности контрагентам (коммерческим организациям) посредством электронного документооборота? Ответ на этот и другие практические вопросы – в "Базе знаний службы Правового консалтинга" в интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Так, согласно материалам одного дела, между работодателем и работником было заключено дополнительное соглашение к договору на бумажном носителе об изменении условий трудового договора, по которому сотрудник выполнял работу дистанционно (апелляционное определение Московского городского суда от 6 июля 2017 г. № 33-21198/17). Кроме того, он был вправе самостоятельно определять время начала, окончания работы и перерыва на отдых. Вместе с тем в данном соглашении была предусмотрена возможность его досрочного прекращения путем направления уведомления работнику по корпоративной электронной почте или иным доступным работодателю способом. Этим работодатель и воспользовался, направив сообщение работнику. Сотрудник вышел на рабочее место, что свидетельствовало о прекращении дистанционного режима работы. Однако после он покинул рабочее место для перерыва на обед и проведения переговоров с клиентом, в связи с чем был уволен за прогул в соответствии с подп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При рассмотрении дела суд апелляционной инстанции не нашел нарушений в действиях работодателя, согласился с порядком расторжения дополнительного соглашения путем получения уведомления по корпоративной электронной почте, в связи с чем отказал работнику в удовлетворении жалобы.

Однако кроме преимуществ электронного кадрового документооборота эксперты указали на его недостатки. Так, директор Высшей школы юриспруденции, НИУ ВШЭ Дмитрий Кузнецов отметил, что в рамках подготовки цифрового фундамента для проведения реформ в области трудового законодательства ожидаемые изменения и увеличение количества профессиональных стандартов потребуют обновления системы кадрового документооборота. Он указал, что, по имеющимся у него данным, большинство работодателей не хотят переходить на электронный документооборот из-за дополнительных затрат. Потребуются расходы на установку специального программного обеспечения не только для ведения внутреннего документооборота, но и для передачи данных в государственные органы и на изготовление квалифицированной электронной подписи для сотрудников.

Дмитрий Кузнецов предложил учитывать согласие работодателя при переходе на электронный документооборот, его степень готовности и финансовые возможности. Он также подчеркнул, что в процессе разработки проекта кадрового делопроизводства возникнет много вопросов, например, неясно, как работодатели смогут получить доступ к персональным данным и как будет осуществляться их защита, какой порядок внесения данных предусмотрят для текущего работодателя, если предыдущий не заполнил сведения о сотруднике. Кроме того, необходимо предусмотреть порядок действий работодателя, если сотрудник откажется предоставить согласие на ведение в отношении него электронного документооборота.

По мнению Дмитрия Кузнецова, процесс перехода на электронный кадровый документооборот будет долгим, и компании, которые примут решение о его введении, должны соблюсти нормы фиксации данных и сроки их передачи в государственные органы. Эксперт предположил, что размер административных штрафов за невыполнение требований по их информированию в будущем значительно вырастет. Напомним, что максимальный штраф для юрлица за нарушение норм трудового законодательства составляет сегодня от 100 тыс. до 200 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

______________________________

¹ С текстом законопроекта "О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей" и материалами к нему можно ознакомиться на федеральном портале проектов нормативных правовых актов (ID: 02/04/02-19/00088427).