"Подотчетник" вашего учреждения заплатил физлицу – проверьте, является ли это лицо ИП

Peshkova / Shutterstock.com

Есть случай, когда подотчетное лицо имеет право не представлять в бухгалтерию для подтверждения расходов кассовые чеки или заменяющие их документы. Речь идет о покупках у физлиц, которые не являются ИП. Например, в командировке в связи с отсутствием мест в гостинице ваш сотрудник может снять жилье в частном секторе.

Какие документы надо потребовать от работника в подобных ситуациях? В законодательстве нет ответа на этот вопрос. Чтобы не было разногласий с ревизорами, оформляйте такой комплект документов:

1. Договор в простой письменной форме с указанием информации о продавце:

• фамилия, имя, отчество;
• наименование и данные документа, удостоверяющего личность;
• место жительства и ИНН.

2. Расписка в произвольной форме – для подтверждения факта оплаты.

Памятка по проверке приложенных к Авансовым отчетам документов – в "Энциклопедии решений. Госсектор: учет, отчетность, финконтроль" интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

3. Акт приемки с обязательными реквизитами первичного документа, перечисленными в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Кроме того, в рамках внутреннего контроля можно проверить, действительно ли получившее оплату физлицо не является ИП по соответствующему виду деятельности. Выписку из ЕГРИП / справку об отсутствии сведений о физлице в ЕГРИП можно получить бесплатно в электронном виде, используя специальный сервис на сайте ФНС (письмо ФНС России от 10 ноября 2017 г. № ГД-2-14/1422@). Причем распечатку этого документа лучше приложить к авансовому отчету. Еще один вариант бесплатной проверки контрагента – получение справки об отсутствии сведений о физлице в ЕГРИП в налоговой инспекции. Однако ждать ответа налоговиков долго – на подготовку этой справки у них есть 30 дней.