Принимаем на работу нового сотрудника: автоматизация найма с помощью КЭДО

На правах рекламы erid: 4CQwVszH9pUiKmVsoCp

Автор: Маргарита Горовцова

 С помощью системы КЭДО можно оформить прием нового сотрудника буквально за час. Разберем, как закрыть все вопросы по кадровым документам, что такое анкета кандидата и в чем ее плюсы и как настроить под себя все маршруты документов. Посмотрим также, как система КЭДО снижает риски нарушения закона при оформлении нового работника.

В чем плюсы найма с помощью системы КЭДО

Кратко перечислим преимущества компаний, которые используют КЭДО для оформления сотрудников:

• экономия времени. Система КЭДО создает карточку физлица на основе анкеты, которую заполняет соискатель, нужно только проверить. Оформление сотрудника на работу также не отнимает много времени;
• гарантия, что будут соблюдены требования законодательства о персональных данных. Например, компания без системы КЭДО может использовать электронную почту для обмена документами с кандидатом, что не всегда безопасно. Система КЭДО полностью снимает этот и другие риски, ниже расскажем более подробно;
• прозрачность процесса. Вы всегда сможете отследить, на какой стадии сейчас находится оформление работника — в системе КЭДО будет показан актуальный статус;
• ничего не потеряется. Все данные и скан-копии документов хранятся в системе КЭДО.

Теперь посмотрим поэтапно, как принять работника с помощью системы КЭДО.

Этап 1. Кандидат заполняет анкету

Подготовительный шаг. На этом шаге вы должны продумать, какой набор анкет вам нужен и с какими вопросами. Далее рекрутер будет просто выбирать нужную анкету при работе с конкретным соискателем из готовых шаблонов.

Шаг 1. Рекрутер направляет анкету кандидату. На этом этапе у кандидата нет электронной подписи, но заполнить анкету онлайн он все же сможет. В анкете можно задать поля в любом формате – текстовые или даты, дать подсказки для соискателя и предусмотреть загрузку документов. Свои поля тоже можно добавить, если этого требует специфика организации. 

Для анкеты можно предусмотреть любой маршрут – от самого простого, когда она сразу уходит в отдел кадров, до более сложных, например, через согласование службой безопасности.

Для разных сотрудников можно настроить разные пакеты загружаемых документов и типы маршрутов. Обычно это зависит от должности, на которую вы принимаете нового работника: в офис, на склад, в цех и так далее. Или, например, можно создать разные анкеты для граждан РФ и иностранцев.

Рекрутер заполняет в анкете Ф.И.О. кандидата, его фамилию и почту, чтобы ему пришло приглашение на регистрацию в кабинете кандидата. Система сразу проверит, приходил ли кандидат ранее на собеседования в вашу компанию. 

Шаг 2. Рекрутер загружает оффер и соглашение на обработку персональных данных. На этом этапе создается приглашение на работу, нужно заполнить данные о должности, на которую вы приглашаете соискателя, и данные о его зарплате. Сам кандидат размер зарплаты не увидит, это внутренняя информация, которая потом понадобится отделу кадров для оформления. 

Отправка оффера – это не обязательная опция в системе КЭДО. Компания может при желании использовать свою собственную систему для отправки офферов.

Шаг 3. Анкета уходит кандидату. Кандидат получит уведомление о том, что для него создана анкета, на свою почту и в SMS-сообщения. В уведомлении будет ссылка, по которой можно создать личный кабинет соискателя в системе КЭДО. При входе в систему обычно применяется двухфакторная аутентификация: соискатель должен подтвердить свою личность кодом из SMS-сообщения. 

Шаг 4. Кандидат заполняет анкету. Перед заполнением анкеты кандидат принимает оффер и дает согласие на обработку персональных данных. Далее он вносит свои данные в нужные поля. Удобно, что анкета сохраняется в браузере, даже если кандидат прервал работу с ней и закрыл вкладку. Все данные кэшируется, и позже можно продолжить заполнение с того места, где остановились.

От кандидата также потребуется загрузить документы, и на этом этапе система КЭДО также помогает сотрудникам отдела кадров. Паспорт, ИНН и СНИЛС распознаются автоматически с точностью 98 %. Система сама подгружает данные из документов в нужные поля – кадровикам останется только проверить. Кандидат тоже проверит правильность распознавания сам, в анкете есть напоминания об этом.

Шаг 5. Кандидат отправляет анкету. Сначала кандидат видит всю анкету на этапе предпросмотра. Он сможет просмотреть ее и еще раз проверить, все ли он правильно указал, все ли документы загрузил и корректно ли их распознала система КЭДО. Если все нормально, кандидат отправит анкету в отдел кадров. После этого она останется в личном кабинете, соискатель будет видеть ее содержание и статус. 

Этап 2. Работодатель проверяет анкету

На самом деле с анкетой может работать не только рекрутер, но и отдел кадров или любой другой сотрудник. Это можно настроить, а мы для удобства представим, что анкету обрабатывает рекрутер.

На этом этапе тоже есть свои шаги, разберем возможности на каждом из них.

Шаг 1. Рекрутер проверяет, все ли поля заполнены. Он может вернуть анкету кандидату для доработки. Например, если поле для загрузки документов об образовании не было обязательным и соискатель свой диплом не загрузил. Когда анкета возвращается на доработку, кандидат увидит комментарий: что именно нужно исправить или дозаполнить. Сама анкета сохраняется, заново ее заполнять не нужно. Вернуть анкету на доработку можно неограниченное количество раз.

Как правило, система КЭДО дает рекрутеру возможность отредактировать поля. Это удобно: обычную опечатку можно исправить самостоятельно, не отправляя анкету кандидату на доработку.

2. Анкету проверяет служба безопасности. Если в компании нет службы безопасности, этот шаг при настройке маршрута можно пропустить или заменить проверкой со стороны другого отдела. Видимость полей тоже можно настроить, например, если вы хотите, чтобы служба безопасности увидела только данные паспорта.

После этого проверка анкеты завершается.

Этап 3. В системе учета создается физлицо

Анкета поступает в модуль 1С ЗУП. На этом этапе есть предзаполнение: в системе учета сразу появляются данные из анкеты. Это информация из документов, телефон, адрес и другие персональные данные. 

Этап 4. Кадровик оформляет прием на работу

Отдел кадров создает документ «Прием на работу». После этого он подключает нового сотрудника к системе КЭДО, сотрудник регистрируется и выпускает электронную подпись. Сотрудник отдела кадров подписывает документы о приеме от имени работодателя, если имеет право подписи. Если нет — отправляет на подписание тому, у кого такое право есть. 

Затем документы приходят на подпись сотруднику в его личный кабинет.Часть из них уже подписана работодателем, например, приказ о приеме, и сотрудник это увидит: на нем будет синий штамп подписи. Часть документов нужно будет подписать сотруднику после ознакомления с ними. Вы сможете выбрать и загрузить нужные документы, например, локальные акты, с которыми нужно ознакомить нового сотрудника перед приемом. Сотрудник изучает и подписывает документы. Как правило, подписать все можно одной кнопкой. 

Документы уходят обратно в отдел кадров на проверку. На этом документооборот с сотрудником завершается: работник принят на работу, получил электронную подпись и доступ в личный кабинет.

Важно, что компания может определить для себя, что происходит дальше с данными заполненных анкет. Хранить постоянно эти данные нельзя, это нарушает законодательство о персональных данных. Особенно это касается кандидатов, которые в итоге не были приняты в компанию. Поэтому работодатель может настроить в системе КЭДО срок, по истечении которого данные из анкеты будут автоматически удалены.

Переходите на сайт VK HR Tek, чтобы узнать больше о возможностях системы КЭДО для вашей компании.  

Читайте также:

На правах рекламы © 2024 Специальный проект VK на Гарант.ру