Переходим на КЭДО: пошаговая инструкция

На правах рекламы erid: 4CQwVszH9pUiKmVsUL9

Плюсы кадрового электронного документооборота (далее – КЭДО) очевидны: это и ускорение кадровых процессов, и избавление кадровиков от множества рутинных операций, и экономия на бумаге. Но многих руководителей и кадровых работников сдерживают возможные трудности, которые могут возникнуть на каком-то из этапов перехода на КЭДО.

Постараемся показать, как можно начать работу с электронными кадровыми документами без ущерба для продуктивности компании и в строгом соответствии с законом. Изучим также позиции контролеров по некоторым нюансам перехода на КЭДО.

Итак, для начала работы в рамках КЭДО необходимо пройти следующие этапы.

1. Выбор системы КЭДО. Можно использовать государственную платформу "Работа в России"или создать свою информационную систему. Решение этого вопроса во многом зависит от финансовых возможностей компании – однако более дорогая собственная система учитывает абсолютно все особенности документооборота в компании, наиболее удобна и в конечном итоге все равно позволяет сократить затраты. 

2. Создание рабочей группы или назначение ответственного за переход на КЭДО сотрудника. К этой работе рекомендуется привлекать кадровиков, юристов, IT-специалистов, руководителей отделов и при наличии – сотрудников, отвечающих за документооборот и ведение архива.

3. Разработка плана перехода на КЭДО. Это ключевой этап, в ходе которого нужно выявить процессы, которые можно цифровизировать, а также оформляемые для каждого процесса документы.

Необходимо определиться и с правилами использования электронной подписи. Со стороны работодателя наиболее предпочтительно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись для подписания всех документов, а вот для всех сотрудников необходимо выбрать допустимый тип электронной подписи – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая. Специалисты рекомендуют использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.

4. Выбор оператора КЭДО. Ответственные операторы обеспечивают плавный перевод документооборота в электронный вид. После обсуждения деталей оператор установит расширение в 1С или другое под используемую систему (SAP, Босс-кадровик и пр.) и настроит интеграцию. Затем компания получит доступ к демо-версии системы, сможет протестировать все ее возможности и обучить ответственных сотрудников. Финальный шаг – это собственно подключение к системе КЭДО, но для этого необходимо сначала оформить переход на электронный документооборот документально.

5. Издание локального нормативного акта о введении КЭДО (название и форма у него произвольные). Важно, что этот акт принимается с учетом мнения первичного профсоюза при его наличии в организации. В акте обязательно нужно прописать (ст. 22.2 ТК РФ):

• сведения о применяемой информационной системе КЭДО;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на КЭДО, а также дату введения электронного документооборота (не ранее истечения срока, указанного в уведомлении).

Кроме того, в локальном акте определяются периодичность и сроки подписания (а также ознакомления, согласования и утверждения) работниками электронных документов, маршруты документов, исключительные случаи оформления документов на бумаге вместо электронных и т. д.

6. Извещение работников о введении КЭДО и получение их согласия. Каждый из работников, желающих перейти на КЭДО, должен дать письменное согласие (ст. 22.2 ТК РФ). Исключение составляют сотрудники, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и не имели на эту дату трудового стажа. Если работник или кандидат на должность не согласны перейти к электронному взаимодействию, увольнять их или отказывать в приеме на работу нельзя. Работодатель обязан использовать в отношениях с такими работниками бумажные документы. 

7. Закрепление круга сотрудников, которые будут пользоваться КЭДО. Закон не обязывает включать условие об использовании КЭДО в трудовые договоры, но специалисты рекомендуют заключить с работниками допсоглашения о переходе на электронный документооборот.

8. Выпуск электронных подписей. Удобнее всего, когда можно сделать это внутри системы КЭДО. Некоторые операторы предоставляют такую функцию, и оформить электронную подпись конкретному сотруднику можно, сформировав соответствующее заявление в удостоверяющий центр. При этом необходимо напомнить, что в соответствии с законом при выдаче электронной подписи необходимо подтверждение личности заявителя, например, через портал госуслуг (ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Читайте также:

На правах рекламы © 2023 Специальный проект VK на Гарант.ру