От проекта до подписи: кадровые электронные документы, удобные для всех

На правах рекламы erid: 4CQwVszH9pUiKmVsUL9

Автор: Маргарита Горовцова

Разобрали, как использование маршрутов кадрового электронного документооборота внутри компании облегчает рутинную работу и страхует от недочетов. Показали готовый пример такого маршрута и рассказали, какие кадровые документы нельзя перевести в электронный вид.

Как можно снять с себя часть нагрузки, если у кадровых документов есть маршруты

Сначала кратко посмотрим, как продуманные маршруты кадрового электронного документооборота (далее — КЭДО) экономят время сотрудников и страхуют их от ошибок. А затем покажем это на примере.

1. В документах КЭДО есть предзаполнение. Это значит, что при создании документа не нужно искать, как правильно называется отдел и как звучит должность руководителя. Достаточно указать фамилию или ключевые слова, а система КЭДО сама подтянет нужные данные.

Это же касается другой информации, например, в уведомлении об отпуске сразу будут верные фамилия, имя и отчество сотрудника, его должность, наименование отдела и даты отпуска, которые система сама возьмет из графика отпусков.

Сотрудник проверяет даты отпуска. Если он хочет взять отпуск в другие дни, не по графику, он должен написать в системе КЭДО заявление на другие даты — и тогда в приказ об отпуске автоматически попадут даты из его заявления.

2. Система КЭДО берет данные прямо из системы кадрового учета. Это означает, что информация о том, какой сотрудник сейчас занимает конкретную должность и кто является его руководителем, всегда актуальны. В этом плане предзаполнение в маршрутах очень удобно для крупных и средних компаний.

3. Для любого документа можно предусмотреть контроль сроков, чтобы он был подписан вовремя. Это снимает с работодателя часть рисков. Кроме того, можно предусмотреть в маршруте этап «подписание документа сотрудником».Так работодатель будет уверен, что работник ознакомился с конкретным локальным актом или другим документом. Это закроет вопросы у контролеров в случае проверки.

4. Систему КЭДО можно интегрировать с другими программами. Например, у вас есть «1С: ЗУП», и в ней отражена структура компании. Можно просто выгрузить ее в систему КЭДО, используя готовое расширение, а не заполнять заново.

5. В маршрут можно заложить не только юридическую структуру, но и управленческую. Речь о ситуациях, когда в отделе много проектов, и за каждый отвечает определенный работник.Он не обязательно будет являться формальным руководителем отдела.

Например, такое встречается в креативных агентствах, где много маркетинговых проектов, которыми руководят разные сотрудники. Маршрут можно настроить таким образом, чтобы в конкретном проекте именно ответственный сотрудник отражался как руководитель и выполнял согласование/подтверждал заявки.

6. Все движения документа по маршруту записываются. Можно посмотреть историю движения по любому документу.

Легко понять, на каких этапах документ задержался, а также скачать протокол

7. Документ легко запустить по маршруту.  В систему КЭДО, как правило, можно загрузить свои шаблоны самых распространенных документов. Тогда сотрудники не будут тратить много времени на их оформление, а риски неправильного заполнения снижаются. 

8. Можно установить дедлайны и напоминания. Они закладываются сразу при формировании нового маршрута и применяются ко всем документам, которые по этому маршруту проходят. По мере того, как приближается день X, напоминания становятся чаще. У разных операторов КЭДО есть разные каналы для уведомлений. Например, в VK HR Tek уведомления приходят по почте или в Телеграм.

Так у сотрудника выглядят уведомления от VK HR Tek в Телеграме

9. Некоторые изменения можно выполнить самостоятельно. Например, можно скорректировать дедлайн (крайний срок выполнения задачи) или поменять исполнителя (например, с отдела кадров на бухгалтерию и наоборот). 

Как настроить удобный маршрут документа: примеры

Основа маршрута для большей части документов такая: 

• создание;
• согласование;
• подписание;
• ознакомление.

Посмотрим, как может выглядеть маршрут электронного документа на примере графика отпусков. Кадровой службе приходится формировать график отпусков каждый год, и главная трудность тут — согласовать отпуска так, чтобы у сотрудников одного подразделения с одинаковым функционалом даты отпусков не пересекались. Система КЭДО способна значительно облегчить этот процесс.

Как задать маршрут для графика отпусков. Эту работу приходится выполнять каждый год. Посмотрим, как можно облегчить формирование графика отпусков с помощью маршрута. Он может выглядеть так.

Шаг 1. Ответственный за планирование указывает маршрут и запускает планирование в организации. Эта работа выполняется каждый год, так как настройки от года к году могут поменяться. 

Шаг 2. Каждый сотрудник автоматически получает задачу запланировать периоды своего отпуска. Система КЭДО сразу дает подсказки: сотрудник видит правила, по которым можно указать эти периоды: согласно ТК РФ один из периодов отпуска должен быть не менее 14 дней, не должно быть пересечений отпусков, нельзя выбрать только выходные и т. д. Кроме того, работник видит доступные к планированию дни отпуска с разбивкой по типам (эта информация загружается из 1С).

Слева — подсказки с правилами заполнения дат отпуска

Шаг 3. Линейный руководитель согласовывает график. Если что-то не так — изменяет его или отправляет на доработку.

Шаг 4. График отпусков может согласовать представитель работодателя (любая роль по усмотрению ответственного по планированию). 

Шаг 5. График отпусков дублируется в «1С: ЗУП», если компания пользуется этой программой.

Шаг 6. Кадровая служба рассылает график всем сотрудникам для ознакомления. Это необязательный шаг, трудовое законодательство прямо не требует знакомить работников с графиком отпусков. Но инспекторы по труду неоднократно заявляли, что это нужно делать (например, в Письме Роструда от 24 декабря 2020 г. № ПГ/59245-6-1). Поэтому безопаснее будет включить такой шаг в маршрут документа, тем более что система КЭДО позволяет строить гибкие маршруты.

Система КЭДО зафиксирует, что работник ознакомился с графиком отпусков и поставил электронную подпись. Это обезопасит работодателя при проверках ГИТ. Чтобы никто не забыл заполнить график, система установит дедлайн для этой задачи и будет о ней напоминать. Даты дедлайна и параметры уведомлений также можно настроить.

Шаг 7. Модуль графика отпусков работает сам по себе. Когда у очередного работника подходит время отпуска, система КЭДО автоматически направляет ему уведомление. Работник может подтвердить свой отдых в запланированные даты либо составить заявление о переносе отпуска. 

Для каких документов можно составить маршруты в КЭДО

Есть кадровые документы, которые составляются только на бумаге, в КЭДО перевести их нельзя. Их немного: это  акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Для остальных документов ограничений нет. Обычно компании продумывают удобные маршруты для всех документов, которые составляются регулярно или распространяются на всех сотрудников, например: 

• локальные нормативные акты;
• график отпусков;
• заявления о предоставлении отпуска и приказы об отпуске;
• приказы о направлении работника в командировку и так далее.

Переходите на сайт VK HR Tek, чтобы узнать больше о возможностях системы КЭДО для вашей компании. 

Читайте также:

На правах рекламы © 2024 Специальный проект VK на Гарант.ру