КЭДО: возможности для кадровика

На правах рекламы erid: 4CQwVszH9pUiKmVsoCp

Автор: Маргарита Горовцова

Покажем преимущества, которые получают кадровики при использовании КЭДО, в том числе неочевидные. Узнайте, как мгновенно отправить массовые документы на подпись сотрудникам, контролировать движение кадровых документов без усилий и за минуту создавать документы по работникам в 1С. Другие плюсы тоже разберем.

Профессиональные возможности

Начнем с ежедневных обязанностей кадровика и посмотрим, как влияет на них переход на КЭДО. Вот основные выгоды.

1. Можно создавать шаблоны документов. Речь идет о документах, которые пользователь формирует самостоятельно: заявление на отпуск, заявление на смену персональных данных, заявка на обучение, служебная записка и т. д.. Вы можете загрузить свои шаблоны или воспользоваться теми, которые уже есть в системе КЭДО. 

При загрузке шаблонов можно задать такие настройки, чтобы в шаблоне часть полей была уже предзаполнена. Так сотрудники будут заполнять их быстрее и без ошибок. 

Заявки, в рамках которых создаются шаблоны, настраиваются по видимости. Можно сделать так,  чтобы они были видны всем сотрудникам компании или только некоторым, например, одному отделу.

2. Все кадровые документы, в том числе локальные акты, можно перевести в электронный вид.  Есть несколько документов, которые нужно вести исключительно в бумажной форме: 

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ или распоряжение об увольнении;
• документы, которые подтверждают, что работник прошел инструктаж по охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). 

Локальных актов в этом списке нет, поэтому вы можете перевести в электронный вид все из них. Это удобно, потому что кадровик только один раз публикует локальный акт на нужную группу сотрудников: вся компания, отдельное подразделение или конкретная, должность.  Далее все сотрудники из этой группы автоматически получают доступ к ознакомлению и подписывают уведомления об ознакомлении своей электронной подписью. 

Новые сотрудники (принятые или переведенные) тоже автоматически получат доступ ко всем необходимым документам. Кадровику нужно только отслеживать статистику. Кстати, система КЭДО позволяет скачать листы ознакомления с локальными нормативными актами по конкретному документу или сотруднику.

3. Можно снять с себя часть рутины по многим кадровым процессам. Например, система КЭДО позволяет рассылать массовые приказы по сотрудникам в один клик. Причем работник получит документ со своими данными, и кадровику не нужно будет отправлять в КЭДО на подписание их вручную по каждому работнику. 

Другой пример. График отпусков тоже можно перевести в электронный вид. Тогда вы сможете настроить автоматическую рассылку уведомлений об отпуске по графику. Система КЭДО предупредит каждого сотрудника о том, что скоро ему пора уходить в отпуск по графику. Он сможет подтвердить, что действительно собирается отдыхать по плану, или попросить о переносе. Все это он тоже сделает в электронной форме.

4. Систему КЭДО можно и нужно интегрировать с учетной системой компании. Выбирайте оператора, у которого есть готовые интеграции, например, с 1С-ЗУП. Глубина и качество интеграции может сильно отличаться у вендоров. Выбирайте только полнофункциональную интеграцию. Тогда вы сможете формировать кадровые документы в 1С-ЗУП прямо из заявки, которую работник создал в системе КЭДО. Например, издавать приказ на отпуск, перенос отпуска и другие документы на основании заявки сотрудника. Высший пилотаж — когда система КЭДО создает такие документы автоматически после поступления заявки. 

Еще одна удобная возможность – отправлять любые созданные в 1С документы или пакеты документов на подпись сотруднику или просто для ознакомления. Например, можно разослать всем расчетные листки прямо из 1С-ЗУП. Причем можно настроить отправку таким образом, что сотрудник будет получать расчетный листок дважды в месяц: для аванса и для зарплаты.

Ведущие операторы КЭДО дают интеграцию и с другими учетными системами: БОСС-Кадровик / Битрикс / SAP) и т. д.

5. Можно автоматизировать процесс приема на работу нового сотрудника. Весь процесс приема не занимает много времени: кадровик выбирает нужную анкету среди готовых шаблонов и направляет кандидату для заполнения, работодатель проверяет заполненную анкету, после чего в 1С ЗУП автоматически заполняется и заполняется карточка нового физлица. Затем отдел кадров оформляет нового сотрудника за несколько кликов.

В дальнейшем можно быстро просмотреть  список сотрудников и их текущий статус регистрации в системе.

Организационные возможности

Покажем преимущества КЭДО в плане организации работы кадровой службы и компании в целом.

1. Можно справляться с работой быстрее. В среднем скорость обработки кадровых документов после перехода на КЭДО возрастает в 2,5 раза. Приказы, заявки, заявления и другие документы подписываются электронной подписью в один клик. Кадровики снимают с себя большую часть механической работы и могут спокойно заниматься другими задачами.

2. Нет риска потерять какой-то документ. Это просто невозможно, ведь основная часть кадровых документов переводится в электронный вид. Надежные операторы КЭДО хранят данные одновременно на нескольких серверах, что защищает информацию от потери, и используют отечественное ПО. Кстати, сами серверы тоже должны быть расположены в России, проверяйте это при выборе оператора КЭДО. Случайно удалить какой-то документ сотрудник тоже не сможет, для этого просто не будет технической возможности. 

3. Можно проследить действия каждого сотрудника в системе КЭДО пошагово. Система логирует все действия пользователей и хранит их — как успешные, так и безуспешные. Также можно посмотреть маршрут движения каждого документа или заявки. Например, можно проверить, когда и кем заявка была согласована или, наоборот, отклонена 

4. Электронные документы невозможно подписать «задним числом». Система автоматически фиксирует дату и время создания и подписания документа, что защищает от злоупотреблений со стороны сотрудников. 

5. Система КЭДО сама напомнит, если подошел дедлайн по какому-то документу. Вы можете сами прописать дедлайны для каждого этапа создания документа и работы с ним. После этого работникам будут автоматически приходить уведомления о том, что дедлайн скоро наступит. Например, напоминания могут приходить в SMS или на электронную почту. Еще удобнее, если система КЭДО направляет уведомления в Телеграм или другой мессенджер. 

6. Компании, где есть КЭДО, получают меньше штрафов от трудовой инспекции. Кадровик всегда видит, если кто-то из сотрудников не подписал локальный акт, с которым ему нужно ознакомиться. Например, если работник перевелся на должность, которая предполагает командировки, его нужно ознакомить с Положением о командировках. Если у вас нет подписи работника об ознакомлении, ГИТ может наложить штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Система КЭДО предупредит, если работник не подписал локальный акт в срок.

7. Экономия на бумаге. Очевидный плюс, но очень весомый. Благодаря переходу на КЭДО компании сокращают расходы на кадровый документооборот до 80 %. 

8. Клиентоориентированные операторы дают при переходе на КЭДО готовые преднастроенные процессы. Имеются в виду самые распространенные процессы: запрос справок, ежегодные отпуска, график отпусков, создание приказа о приеме на работу и трудового договора и т. д. В преднастроенном процессе уже прописаны роли, маршрут документа и основные реперные точки, пропускать которые нельзя.

Переходите на сайт VK HR Tek, чтобы узнать больше о возможностях системы КЭДО для вашей компании.  

Читайте также:

На правах рекламы © 2024 Специальный проект VK на Гарант.ру