Как выбрать оператора КЭДО

На правах рекламы erid: 4CQwVszH9pUiKmVsoCp

Автор: Маргарита Горовцова

Кадровый электронный документооборот (далее – КЭДО) постоянно дополняется новыми функциями. Изучили функционал популярных операторов КЭДО и готовы рассказать, на что стоит обратить внимание при выборе системы КЭДО в 2024 году. Узнайте неочевидные критерии, которые точно нужно учитывать в работе.

Рассмотрим по порядку факторы, которые следует учитывать при выборе системы КЭДО.

Есть ли возможность кастомизации. Система КЭДО, как и любой программный продукт, бывает коробочной и кастомизированной. Коробочная версия предполагает универсальный функционал, одинаковый для всех клиентов. Это недорого, быстро в установке и закрывает базовые потребности компании в КЭДО. К примеру, обычно в коробочных решениях уже есть основные шаблоны кадровых документов, которые подойдут большинству компаний.

Кастомизация – это возможность донастроить систему КЭДО под себя, например, настроить маршруты и согласования, создать свои шаблоны документов, установить сроки исполнения. Это позволяет по максимуму учесть все бизнес-процессы в организации и сделать документооборот удобнее. 

Если бизнес не слишком крупный, можно начать с коробочной версии, а при необходимости кастомизировать ее под себя.

Можно ли интегрировать систему КЭДО с учетной системой компании. Проверьте, чтобы эта возможность обязательно была. Клиентоориентированные операторы КЭДО дают публичный API для интеграции либо создают уже готовые интеграции, например, с 1С-ЗУП. Хорошую систему КЭДО можно интегрировать и с любой другой учетной системой: БОСС-кадровик, Битрикс, SAP и т. д. В результате нужный документ создается, например, в 1С-ЗУП прямо из заявки работника в системе КЭДО. 

Есть ли мобильное приложение. Если оператор КЭДО разработал мобильное приложение для сотрудников – это большой плюс. Каждый работник может с помощью своего телефона запрашивать или формировать документы, знакомиться с ними, согласовывать и подписывать.

Это удобно, когда работника нет в офисе, например, он находится в командировке, выехал на объект или на встречу с деловым партнером или просто еще не добрался до работы. Кроме того, мобильное приложение интуитивно понятно, и работникам будет более комфортно перейти на КЭДО после бумажного документооборота. 

Можно ли использовать систему КЭДО при найме. Некоторые системы КЭДО позволяют нанимать новых сотрудников за один день в онлайн-режиме. Алгоритм такой: HR-специалист создает анкету, кандидат заполняет ее и загружает сканы документов. Самые важные документы распознаются автоматически и не нужно ничего заносить вручную. Далее анкета уходит на проверку, согласование и оформление найма в отдел кадров. А в кадровой системе, например, в 1С на основе анкеты можно завести новое физлицо. Благодаря этому будет проще вносить данные кандидата для оформления приема на работу.

Все этапы можно настроить под себя. Например, прописать дедлайны, после которых заявка перейдет на следующую стадию или будет отменена, если организация или соискатель не выполнят определенные действия. Можно сделать некоторые поля в анкете необязательными для заполнения, а также настроить ограниченный доступ к ее данным – например, служба безопасности будет видеть только ИНН и паспортные данные новые сотрудника, а остальные детали не увидит.

Модуль найма новых сотрудников есть не у каждого оператора КЭДО, но это очень удобно, обратите внимание при выборе.

Приходят ли сотрудникам уведомления. В системе КЭДО должна быть возможность установить свои дедлайны для каждого этапа работы с документом и предупреждать работников о приближении дедлайна. Выбирайте удобные для вас каналы уведомлений, обязательно должен быть какой-то мессенджер. Например, в VK HR Tek напоминания приходят в SMS, по почте или в Телеграм.

Можно ли отправить документ сразу нескольким сотрудникам или конкретному отделу. Как ни странно, такая удобная функция есть не у всех операторов КЭДО. Заодно проверьте, можно ли отправлять несколько документов одному работнику и подписывать пакет документов одним кликом. Например, подписать приказы о найме и трудовые договоры для нескольких сотрудников сразу.

Удобно ли знакомить сотрудников с локальными актами. В некоторых системах КЭДО можно опубликовать в специальном разделе различные локальные акты, в том числе правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и о работе с персональными данными и т. д. Локальные акты можно разместить отдельно на каждое подразделение или даже на должность. А потом выгружать и просматривать отчеты, чтобы понимать, кто из сотрудников ознакомился и кто еще нет.

Где хранится архив кадровых документов. Многие операторы КЭДО предлагают клиентам облачное хранение документации. Здесь нужно иметь в виду, что закон требует хранить некоторые кадровые документы до 75 лет. Если разработчик КЭДО уйдет с рынка, компания рискует потерять свои архивы и тем самым нарушить требования законодательства. Поэтому узнайте заранее, позволяет ли система КЭДО хранить архивы кадровых документов на сервере клиента, и пропишите это в договоре.

Можно ли попасть на референс-встречу. Операторы КЭДО, которые уверены в своем продукте, могут организовать референс-встречу с действующим клиентом. Потенциальный клиент сможет прийти в офис компании, которая уже пользуется конкретной системой КЭДО и посмотреть своими глазами, как она работает в реальных условиях. Или как вариант – поучаствовать в онлайн-встрече с действующим клиентом.

Какие услуги предоставляет отдел поддержки. Техническая поддержка есть у всех операторов КЭДО. Но некоторые консультируют своих клиентов и по другим вопросам, например, помогают разобраться с нормативной базой КЭДО и разработать локальные нормативные акты о КЭДО с учетом специфики компании.

Насколько надежна система КЭДО. Подключите своих программистов на этапе выбора оператора и убедитесь, что ваши данные будут защищены. Проверьте, чтобы система КЭДО имела двухфакторную аутентификацию и защиту от взлома. Также важно, чтобы все данные имели несколько онлайн-копий на разных серверах, которые территориально находятся в разных регионах. Это гарантирует, что информация не потеряется, если с одним из серверов что-то случится. Некоторые операторы обеспечивают безопасность по стандарту Tier III, что тоже говорит о надежности инфраструктуры. 

Дополнительный показатель безопасности – это размещение системы на отечественных аналогах программы BugBounty. Любой пользователь может сделать попытку взлома системы. В результате формируется отчет о найденной уязвимости, которую вендор КЭДО устраняет. Иными словами, это регулярное внешнее тестирование системы на наличие уязвимостей.

Как обеспечивается защита персональных данных. Штрафы за утечку персональных данных скоро могут стать оборотными, а если персональные данные собираются и хранятся на иностранном сервере, штраф уже сейчас составляет несколько миллионов рублей. Проверьте, чтобы серверы оператора КЭДО были локализованы в России, а при передаче данных используется шифрование.

Распознает ли система КЭДО бумажные документы. Если да, то можно просто загрузить их сканы в систему и проверить, правильно ли они распознаны. Это особенно удобно, когда компания только переходит на КЭДО и переводит свои документы в электронный вид. Также это удобно при найме новых сотрудников, которые подгружают свои документы для отдела кадров. 

Насколько оператор КЭДО прислушивается к своим клиентам. Продуманная работа в этом направлении нечасто, но встречается. Например, в VK HR Tek работает так называемый Продуктовый комитет. Это ежеквартальные встречи продуктовой команды системы КЭДО со своими клиентами, на которых можно дать обратную связь по системе КЭДО и свои пожелания по ее развитию.

Насколько понятен интерфейс. Договоритесь о демонстрации системы КЭДО, чтобы оценить ее внешний вид. Как правило, сразу становится ясно, насколько она будет удобна для кадровиков и других сотрудников. 

Входит ли система КЭДО в реестр российского программного обеспечения. Это важно, поскольку отечественное ПО застраховано от внезапного ухода вендора с рынка. Также это удобно для тех, кто приобретает доступ к системе КЭДО через госзакупки. 

Переходите на сайт VK HR Tek, чтобы узнать больше о возможностях системы КЭДО для вашей компании.  

Читайте также:

На правах рекламы © 2024 Специальный проект VK на Гарант.ру