Можно ли отправлять расчетные листы сотрудникам на электронную почту?

Можно ли отправлять расчетные листы сотрудникам на электронную почту? Каким документом необходимо закрепить данное решение?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Выдача работникам расчетных листков в электронном виде на адрес электронной почты возможна только при введении в организации электронного документооборота.

Обоснование вывода:

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; о размерах и об основаниях произведенных удержаний; об общей денежной сумме, подлежащей выплате (части первой ст. 136 ТК РФ).

При этом трудовое законодательство не регламентирует порядок выдачи расчетных листков. Следовательно, такой порядок может быть урегулирован коллективным договором или локальным нормативным актом, действующими в организации.

Минтруд России ранее не считал нарушением ст. 136 ТК РФ извещение работника о составных частях заработной платы посредством отправки ему расчетного листка по электронной почте, если такой порядок предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте (письмо от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560). Данная позиция находила свое подтверждение и в правоприменительной практике (смотрите ответ Роструда с портала "Онлайнинспекция.РФ", а также определение Московского городского суда от 12.05.2017 N 33-17642/2017).

Между тем в рассматриваемой ситуации необходимо учитывать появление в трудовом законодательстве норм об электронном документообороте (далее также - ЭДО) (статьи 22.1-22.3 ТК РФ). В этой связи полагаем, что приведенные выше разъяснения о способах передачи работникам расчетных листков утратили свою актуальность.

Теперь по смыслу ТК РФ документы, в отношении которых трудовое законодательство устанавливает необходимость соблюдения их письменной формы, в том числе и расчетный листок, по умолчанию должны оформляться на бумажном носителе. Возможность ознакомления с документом исключительно в электронном виде теперь имеется только при условии введения ЭДО или в рамках взаимодействия с дистанционными работниками (ст. 312.3 ТК РФ).

Об этом же свидетельствует письмо Минтруда РФ от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296: извещение работника о составных частях заработной платы в электронном виде не будет соответствовать требованиям трудового законодательства, за исключением случаев, когда в организации ведется электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1-22-3 Кодекса.

Аналогичное мнение высказывают и представители Роструда, смотрите, например, ответы на вопрос 1, вопрос 2, вопрос 3, вопрос 4, размещенные на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ"*(1).

Таким образом, по нашему мнению, выдача расчетных листков в электронном виде (в том числе путем рассылки по электронной почте) возможна при введении в организации электронного документооборота.

В соответствии со ст. 22.2 ТК РФ электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, и который содержит: сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот; порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости); перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот; срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления. Смотрите, например, Примерную форму приказа о введении работодателем электронного документооборота (КЭДО) (декабрь 2024). С порядком введения электронного кадрового документооборота можно ознакомиться в материале: Энциклопедия решений. Введение электронного кадрового документооборота.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Ответ прошел контроль качества

17 декабря 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Тем не менее необходимо отметить, что некоторые специалисты Роструда утверждают, что работодатель вправе предусмотреть в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предоставление работникам расчетного листка в электронном виде, даже если в организации не введен ЭДО, например, ответ 1, ответ 2.