Включение в график отпуска работника, имеющего право на его использование в удобное время

Сотрудник воспитывает ребенка-инвалида. Работает с июня 2023 года. За 2023 год отпуск он использовал. Следующий отпуск запланирован на август 2025 года. На просьбу сотрудника отдела кадров запланировать хотя бы 14 календарных дней отпуска за период с июня 2024 года по май 2025 года сотрудник отказался, сославшись на то, что в связи с тем, что у него ребенок-инвалид, он имеет право использовать отпуск в удобное для него время.
Каковы действия работодателя в данной ситуации?

В соответствии со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, то есть в каждом рабочем году.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (часть первая ст. 123 ТК РФ).

В силу части второй ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Как подчеркивает Конституционный Суд РФ, именно в указанный в графике календарный период работодатель должен предоставить, а работник - использовать ежегодный отпуск (определение от 02.03.2006 N 60-О).

Закон не предусматривает обязанности ни по согласованию графика отпусков с каждым работником в отдельности, ни даже по учету их мнения при составлении этого документа (определения Красноярского краевого суда от 07.09.2020 N 33-9143/2020, Самарского областного суда от 11.02.2020 N 33-1923/2020, Ленинградского областного суда от 21.02.2018 N 33-1123/2018, письмо Минтруда России от 09.12.2020 N 14-2/ООГ-17854). Следовательно, пожелания работников могут быть учтены, однако обязательными для работодателя они по общему правилу не являются.

Исключение из общего правила должно быть сделано для некоторых категорий работников, которые в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законам имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время (часть четвертая ст. 123 ТК РФ). Пожелания указанной категории работников относительно сроков предоставления им отпуска должны быть учтены при составлении графика отпусков (смотрите письма Минтруда России от 09.12.2020 N 14-2/ООГ-17854, от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17786, от 27.02.2020 N 14-2/ООГ-1439).

В правоприменительной практике существует подход, согласно которому предусмотренная статьей 123 ТК РФ гарантия по использованию отпуска отдельными категориями работников в удобное для них время реализуется именно через учет мнения таких работников при составлении графика отпусков. В дальнейшем требовать предоставления отпуска в иные даты, чем те, которые были согласованы при составлении графика, такие работники не вправе (смотрите, например, определения Верховного Суда Республики Башкортостан от 23.05.2018 N 33-9939/2018, Приморского краевого суда от 21.09.2015 N 33-8446/2015, ответы Роструда). Однако следует учесть, что имеется и такая точка зрения, согласно которой работник, относящийся к льготной категории, может взять отпуск в любое время независимо от того, какие даты его использования были зафиксированы в графике (смотрите, например, определение Воронежского облсуда от 06.08.2019 N 33-4235/2019, письмо Минтруда России от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17786).

По общему правилу отпуск предоставляется полностью. Разделение отпуска на части допускается только по соглашению сторон, при этом одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (часть первая ст. 125 ТК РФ). Отметим, что с инициативой о разделении отпуска на части может выступить как работник, так и работодатель. Но не один из них не вправе требовать разделения отпуска на части по своему варианту. Иными словами, работодатель вправе отказать работнику в его версии разделения отпуска на части и в то же время он не может делить отпуск работника по своему усмотрению (смотрите письмо Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1). Таким образом, работнику и работодателю необходимо согласовать не только сам факт разделения отпуска, но и продолжительность, а также сроки предоставления каждой из его частей.

Законодательством не установлено требований к документам, которыми должно оформляться достигнутое сторонами трудового договора соглашение о разделении отпуска на части. На практике чаще всего просьбу о предоставлении части отпуска определенной продолжительности работник выражает в заявлении, а работодатель, соглашаясь с предложенным вариантом, вносит в график отпусков соответствующие сведения. В случае если работодатель не согласен с предложенным порядком разделения отпуска, который указан в заявлении работника, то ему следует договориться с работником об ином, устраивающем обе стороны варианте и предложить написать новое заявление. Если же стороны так и не договорятся об ином порядке его разделения, приемлемом как для работника, так и для работодателя, то отпуск должен быть предоставлен целиком во время, установленное графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).

Также нужно учитывать, что график отпусков составляется на календарный год, и, следовательно, отпуска работникам предоставляются в течение их рабочего года (термин "рабочий год" в контексте ТК РФ равнозначен термину "рабочий период"), который, как правило, с календарным не совпадает, вполне возможны ситуации, когда график для конкретного работника предусматривает сразу два очередных отпуска либо, наоборот, ни одного. Включению в график подлежат все отпуска, предоставление которых запланировано в соответствующем году: как отпуска, положенные работникам за текущий рабочий год, так и неиспользованные отпуска прошлых лет.

Требование к тому, чтобы работодатель при составлении графика учитывал начало и окончание рабочего года, за который предоставляется отпуск, в полной мере относится и к работникам, которые имеют право на его использование в удобные для них сроки (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ").

В рассматриваемой ситуации работником не использован ежегодный отпуск за рабочий год с июня 2024 г. по май 2025 г. Следовательно, при составлении графика отпусков на 2025 г. работодатель должен предусмотреть предоставление отпуска в период с января 2025 г. по май 2025 г. При этом ему необходимо предложить работнику, как относящемуся к льготной категории, предоставить сведения о желаемых сроках использования отпуска. Полагаем, что работодателю целесообразно уведомить работника об этом в письменной форме, а также письменно зафиксировать его отказ от указания сроков.

Как указано в решении Северодвинского городского суда Архангельской области от 25.05.2023 N 2-1478/2023, право работника не предоставление отпуска в удобное для него время не освобождает работодателя от обязанности предоставить работнику, а работника - от обязанности использовать отпуск, право на который у него возникло в соответствии с законом.

Поэтому в случае не предоставления работником желаемых сроков использования отпуска работодателю надлежит самостоятельно установить их в графике отпусков в пределах текущего рабочего года (до мая 2025 г.). При этом отпуск должен быть предусмотрен полной продолжительности.

В дальнейшем при наступлении срока использования отпуска работник вправе перенести его, но только до окончания текущего рабочего года (до мая 2025 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панова Наталья

Ответ прошел контроль качества

9 декабря 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.