Выплата суточных при разъездном характере работы

ООО на ОСНО занимается грузоперевозками. У водителей (всех категорий) в трудовом договоре указан разъездной характер работы. Проживание оплачивается с бизнес-карты, выданной ООО, оплата ГСМ производится по топливным картам, оформленным на ООО. В 2023 году выплата суточных водителям, имеющим разъездной характер работы, не производилась. В настоящее время в связи со сложившейся кризисной ситуацией уменьшились объемы работ, и это привело к снижению заработной платы.
Возможно ли в ноябре 2024 года для улучшения материального положения сотрудников издать приказ о выплате суточных за 2023 год?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель вправе издать приказ о выплате суточных за 2023 год.

Обоснование вывода:

Согласно части первой ст. 168.1 ТК РФ работникам с разъездным характером работы работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками:

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и могут также устанавливаться трудовым договором (часть вторая ст. 168.1 ТК РФ). В перечисленных документах определяется размер суточных, указывается перечень документов, которые работник должен представить для подтверждения расходов, закрепляется порядок согласования с работодателем дополнительных затрат во время поездок, фиксируются способ и сроки выдачи аванса на расходы и сроки возмещения неавансированных расходов, предусматривается срок представления авансового отчета, решаются другие не урегулированные императивно нормативными правовыми актами вопросы, возникающие в связи со служебными поездками.

Как видно, все вопросы выплаты суточных прежде всего должны быть урегулированы в локальном акте. При этом из положений ст. 168.1 ТК РФ следует, что выплата суточных производится при проживании работника в связи с выполнением работ вне места постоянного жительства. Если работник ежедневно возвращается домой, то выплачивать суточные работодатель не обязан. Суды не усматривают противоречия закону в таких положениях локальных нормативных актов, согласно которым работникам, чья постоянная работа носит разъездной характер, выплата суточных не производится, если характер выполняемого служебного поручения и условия транспортного сообщения позволяют ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства (определения Нижегородского областного суда от 24.05.2022 N 33-5734/2022, Владимирского областного суда от 05.04.2022 N 33-963/2022, Московского городского суда от 12.04.2021 N 33-14961/2021, Самарского областного суда от 29.10.2019 N 33-13195/2019).

Отметим, что по своей правовой природе при разъездном характере работы суточные направлены на покрытие личных расходов работника и не требуют документального подтверждения: на это указано, например, в определении Второго кассационного от 23.08.2022 по делу N 8Г-18742/2022[88-18903/2022]. В определении Восьмого кассационного суда от 01.08.2023 по делу N 8Г-15441/2023[88-16445/2023] суд согласился с позицией нижестоящих инстанций, которые пришли к выводу, что даже предоставление бесплатного питания и проживания, а равно оплата проезда за счет работодателя не освобождает последнего от обязанности оплачивать работнику суточные при разъездном характере работы.

Таким образом, выплата суточных работникам, которые имеют разъездной характер работы, является обязательной, если характер выполняемого служебного поручения и условия транспортного сообщения не позволяют ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства, то есть если поездка составила более одного дня.

По нашему мнению, с точки зрения трудового законодательства работники с разъездным характером работы в любом случае не могут быть лишены права на получение в установленном порядке суточных. Подобные действия работодателя могут повлечь за собой административную ответственность по части 6 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей и на организацию - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. Кроме того, работодатель может понести материальную ответственность в соответствии со ст. 236 ТК РФ.

Отметим, что конкретный размер суточных ТК РФ не ограничивает, он может быть определен локальным нормативным актом работодателя. При этом несение таких расходов предполагается, их фиксированный размер определяется заранее, отчитываться о расходовании этих средств дополнительно не требуется, достаточно документов, подтверждающих сам факт совершения поездки с проживанием вне места постоянного жительства (определение Нижегородского областного суда от 22.03.2022 N 33-2392/2022, постановление Девятнадцатого ААС от 08.02.2017 N 19АП-8434/16).

Согласно Федеральному закону от 31.07.2023 N 389-ФЗ с 01.01.2024 п. 1 ст. 217 НК РФ дополнен нормой, согласно которой при выплате работодателями в соответствии с законодательством Российской Федерации сумм суточных или полевого довольствия работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, и работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, а также надбавки за вахтовый метод работы взамен суточных лицам, выполняющим работы вахтовым методом, за каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты и за фактические дни нахождения в пути от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно доходы в виде указанных в настоящем абзаце выплат в размере не более 700 рублей за каждый день выполнения указанной работы (нахождения в пути) на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день выполнения указанной работы (нахождения в пути) за пределами Российской Федерации не подлежат налогообложению.

Аналогичное изменение внесено в абзац 2 п. 2 ст. 422 НК РФ относительно обложения страховыми взносами.

Отметим, что Налоговый кодекс Российской Федерации (далее - НК РФ) устанавливает лишь не облагаемый НДФЛ и страховыми взносами размер суточных, в то время как сам размер определяется работодателем самостоятельно. При этом действительно, до 01.01.2024 суточные при разъездном характере работы не подлежали обложению НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме. Соответствующие разъяснения были приведены, например, в письме Минфина РФ от 29.04.2015 N 03-03-06/1/24840.

Невыплата работодателем суточных предполагает его материальную ответственность в виде компенсации в соответствии со ст. 236 ТК РФ. На это указывают и специалисты Роструда (смотрите, например ответ 1 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ"). При этом все же ориентироваться в этом вопросе на дату выплаты аванса необходимо только в случае, если локальными актами работодателя предусмотрена выплата суточных в его составе.

Относительно возможности выплаты работникам суточных за предыдущий год отметим, что сроки давности по выплате суточных не установлены (смотрите, например, ответ 2 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ"). Несмотря на то, что ст. 392 ТК РФ устанавливает сроки обращения в суд за разрешением индивидуального трудового спора, пропуск которых влечет отказ в удовлетворении требований работника, указанное не умаляет права работодателя добровольно выплатить работнику ранее не выплаченные суточные.

Судебная практика, где вышеуказанное признавалось бы нарушением или влекло бы какие-либо негативные последствия для работодателя, нами не обнаружена.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Лукиянова Ксения

Ответ прошел контроль качества

14 ноября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.