У кандидата нет трудовой книжки. Что делать?

В организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан. Трудовой книжки (бумажной) у гражданина нет. По просьбе работника отдела кадров были сформированы и высланы сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов СФР. Ссогласно данным сведениям стаж работы - с октября 2023 года по июль 2024 года. Сведений о переходе на электронную трудовую книжку или о продолжении ведения бумажной трудовой книжки нет. Также есть сведения о периоде работы этого гражданина с апреля 2015 года по март 2016 года. Граждаин утверждает что, трудовую книжку ему не выдавали.
Каковы действия работодателя в данной ситуации? Можно ли принять на работу такого сотрудника и подать в СФР сведения о приеме-увольнении, то есть не требовать от него бумажную трудовую книжку?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Отсутствие трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства и заключения трудового договора. Полагаем, что в данной ситуации по заявлению работника работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку, а с согласия работника работодатель может формировать сведения о работнике в электронном виде (вести электронную трудовую книжку).

Обоснование позиции:

В силу ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю в том числе трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Из вопроса следует, что указанный в вопросе кандидат трудовой договор заключает не впервые. При этом он не утратил*(1) трудовую книжку, а предыдущий работодатель ее не выдал. В этой связи указанное в вопросе лицо имеет право обратиться с соответствующим заявлением к предыдущему работодателю, который не выдал трудовую книжку. В силу ст. 84.1 ТК РФ по письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Второй вариант действий предусмотрен непосредственно в части пятой ст. 65 ТК РФ, согласно которой в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Специалисты Роструда, например, указывают, что если у работника при утрате трудовой книжки нет возможности оформить дубликат трудовой книжки, то по заявлению работника ему необходимо оформить новую книжку без записей о работе у других работодателей (смотрите, например, ответ с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ").

Однако специалисты Минтруда рассудили иначе (смотрите письмо Минтруда России от 03.06.2022 N 14-6/ООГ-3682).

В вышеуказанном письме говорится, что при приеме на работу лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (часть первая ст. 65 ТК РФ). Сведения о трудовой деятельности могут быть получены в СФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели направляют в СФР сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Таким образом, в информационных ресурсах СФР хранятся сведения о застрахованном лице, в том числе о подаче им заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, что не позволит лицам, поступающим на работу, злоупотреблять правом.

При возникновении у работодателя обязанности по оформлению работнику трудовой книжки при трудоустройстве в соответствии с частью пятой ст. 65 ТК РФ работнику выдается дубликат трудовой книжки, который заполняется в соответствии с положениями Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок).

Мы же придерживаемся иной точки зрения.

Отметим, что понятия "дубликат трудовой книжки" и "новая трудовая книжка" не равнозначны. Следует учитывать, что ни ТК РФ, ни иные нормативные акты не содержат требований, возлагающих на работодателя обязанность по внесению сведений о предыдущей трудовой деятельности работника в новую трудовую книжку. При оформлении новой трудовой книжки работодатель должен руководствоваться Порядком, который не предусматривает внесение работодателем каких-либо сведений о трудовой деятельности работника до приема на работу. Для работников, не имевших возможности подать работодателю по 31 декабря 2020 года включительно заявление о продолжении ведения трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности, законодатель предусматривает возможность сделать это в любое время и позже указанной даты (ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). К таким лицам закон относит, в частности лиц, имеющих стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявших в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавших соответствующее заявление.

Некоторые представители Роструда в ситуациях, подобных описанной в вопросе, считают, что работодатель обязан в этом случае формировать сведения о работнике только в электронном виде (вести электронную трудовую книжку) (смотрите, например, ответ 1, ответ 2, ответ 3 с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ"). Другие представители Роструда указывают, что если работник не будет обращаться к работодателю с письменной просьбой выдать дубликат трудовой книжки, а изъявит желание вести трудовую книжку в электронном виде, то выдача дубликата трудовой книжки в таком случае не обязательна (смотрите также ответ 4, ответ 5, ответ 6). Также есть мнение представителей Роструда, что новый работодатель в такой ситуации должен выдать новую трудовую книжку и внести в нее запись о переходе на электронную трудовую книжку (смотрите, например, ответ 7). При этом есть представители Роструда, которые высказывают позицию, что в аналогичной ситуации работнику должен быть оформлен дубликат трудовой книжки либо предыдущим работодателем, либо новым (рекомендуем ознакомиться с ответом 8).

Таким образом, отсутствие трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства и заключения трудового договора. Полагаем, что в данной ситуации по заявлению работника работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку, а с согласия работника работодатель может формировать сведения о работнике в электронном виде (вести электронную трудовую книжку).

Обращаем внимание, что мы высказали свое экспертное мнение по данному вопросу, которое, учитывая приведенные выше ответы Роструда и письмо Минтруда России, может не совпадать с мнением других специалистов и мнением контролирующих органов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Ответ прошел контроль качества

10 сентября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления (п. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 N 320н).