Сроки хранения актов, подтверждающих уничтожение документов по охране труда (стажировке на рабочем месте)

Организацией приняты меры по уничтожению документов по охране труда (стажировки на рабочем месте), проведенной в 2014 году. С учетом приказов Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 и Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 срок хранения документов составляет пять лет. Сколько времени должен храниться акт об уничтожении таких документов? Каким нормативным документом это предусмотрено? Возможно ли ссылаться на срок три года, установленный приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179?

Статьей 219 ТК РФ установлено, что работники, в том числе руководители организаций, и работодатели - индивидуальные предприниматели обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда.

Обучение по охране труда предусматривает получение знаний, умений и навыков в ходе проведения: инструктажей по охране труда; стажировки на рабочем месте (для определенных категорий работников); обучения по оказанию первой помощи пострадавшим; обучения по использованию (применению) средств индивидуальной защиты; обучения по охране труда у работодателя, в том числе обучения безопасным методам и приемам выполнения работ, или в организациях, оказывающих услуги по проведению обучения по охране труда.

Требования по обучению в области охраны труда и прохождению стажировок на рабочих местах были предусмотрены и ранее (ст. 225 ТК РФ в редакции Федерального закона от 28.12.2013 N 421-ФЗ).

Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденные постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 N 2464 (далее - Правила N 2464), не содержат конкретных норм, регламентирующих порядок прохождения (проведения) стажировки на рабочем месте. По общему правилу требования к порядку проведения стажировки на рабочем месте, к работникам, ответственным за организацию и проведение стажировки на рабочем месте, а также к продолжительности и месту проведения стажировки на рабочем месте устанавливаются локальными нормативными актами работодателя с учетом мнения профсоюзного или иного уполномоченного работниками органа (при наличии) (п. 31 Правил N 2464).

Согласно п. 90 Правил N 2464 регистрация прохождения стажировки на рабочем месте должна содержать следующую информацию: количество смен стажировки на рабочем месте; период проведения стажировки на рабочем месте; фамилия, имя, отчество (при наличии), профессия (должность), подпись лица, прошедшего стажировку на рабочем месте; фамилия, имя, отчество (при наличии), профессия (должность), подпись лица, проводившего стажировку на рабочем месте; дата допуска работника к самостоятельной работе.

При этом форма фиксации работодателем итогов стажировки Правилами N 2464 не установлена, в связи с чем работодатель может самостоятельно установить такую форму, утвердив ее соответствующим локальным нормативным актом.

Ранее действующий Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13.01.2003 N 1/29 (с 01.09.2022 признан утратившим силу), также не содержал требований к форме фиксации итогов стажировки (по вопросам организации и проведения стажировок на рабочем месте подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Организация и проведение стажировки на рабочем месте и Обучение по охране труда и проверка знания требований охраны труда).

В силу ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) на организации возложена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также соответствующими перечнями документов,

Деятельность в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов реализуется через деятельность архива, под которым в силу п. 9 ст. 3 Закона N 125-ФЗ понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В п. 2 ст. 3 Закона N 125-ФЗ указано, что под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Как следует из ч. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ, организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Создание архива организации является правом данной организации, а не ее обязанностью.

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила N 77), предусмотрено, что деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами. Архив, являющийся структурным подразделением или подразделением в составе структурного подразделения юридического лица, в своей деятельности руководствуется положением о структурном подразделении, а также положением об архиве, утверждаемым руководителем или уполномоченным им лицом организации.

Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (п. 47 Правил N 77).

Передача дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) предполагает соблюдение определенного порядка, особенности которого предусмотрены законодательством об архивном деле. Документ становится архивным только после принятия собственником (владельцем) документа решения о передаче его в архив в связи с закрытием дела, то есть в связи с тем, что данный документ окончательно исполнен и в процессе текущей хозяйственной деятельности организации больше не потребуется, за исключением обеспечения исполнения обязанности его хранения в связи с законодательно установленными сроками (смотрите, например, решение Арбитражного суда г. Москвы от 21.03.2018 по делу N А40-7530/2018).

Сроки хранения документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень N 236).

Так, сроки хранения документов по охране труда установлены разделом 7.3 Перечня N 236 и для документов (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда, протоколов обучения по охране труда, переписки по вопросам охраны труда составляют пять лет (пп. 421, 422, 430).

Ранее действующим Перечнем, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, были установлены аналогичные сроки хранения документов, связанных с обучением работников технике безопасности в рамках деятельности по охране труда (пп. 624, 625).

При этом ни Перечень N 236, ни ранее действующий Перечень, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, не содержат каких-либо требований по дальнейшим действиям по истечении установленных ими сроков хранения документов.

Из положений п. 47 Правил N 77 следует, что документы временных (до десяти лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном п. 31 Правил. В случае отсутствия в структурных подразделениях организации условий для обеспечения сохранности документов в течение установленных сроков хранения по решению руководителя или уполномоченного им лица документы временных (до десяти лет включительно) сроков хранения подлежат передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов).

Уничтожение документов (передача на уничтожение) допускается после утверждения руководителем организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 31 Правил N 77).

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья. Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 и действующие до 17.09.2023, предусматривали аналогичный подход к выделению документов, срок хранения которых истек, к уничтожению.

Из содержания Правил N 77 и Правил, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526, не следует, что, помимо акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению (приложение N 3 и приложение N 21 к указанным Правилам соответственно), подлежит оформлению какой-либо иной отдельный документ, подтверждающий фактическое уничтожение документов, соответствующая рекомендованная форма не предусмотрена.

В указанных Правилах речь идет о возможности передачи документов, выделенных к уничтожению, на утилизацию, в связи с чем документом, подтверждающим фактическую утилизацию, может быть документ, предусмотренный сторонами соответствующего договора, подтверждающий факт исполнения договорных обязательств, хранение которого осуществляется в пределах установленных сроков.

Кроме того, отсутствуют и запреты для подтверждения проведения фактического уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, и иными документами, составленными по усмотрению самой организации, в частности, актом об уничтожении при проведении уничтожения силами самой организации или в других случаях. Поскольку в указанном случае сроки хранения актов об уничтожении нормативно не закреплены, полагаем, что такой срок может быть установлен соответствующим локальным актом организации.

Что касается сроков хранения актов о выделении документов к уничтожению, то согласно п. 170 Перечня N 236, а также п. 246 ранее действующего Перечня, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, указанные документы отнесены к документам постоянного хранения.

С учетом содержания Правил N 77 и Правил, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526, полагаем, что сроки хранения документов по охране труда могут также подтверждаться номенклатурой дел организации (либо соответствующего структурного подразделения). Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения, срок хранения номенклатуры дел структурных подразделений составляет три года (п. 157 Перечня N 236, п. 200 Перечня, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558).

В части уничтожения персональных данных в рамках исполнения требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ), регулирующего отношения, связанные с обработкой персональных данных, полагаем необходимым обратить внимание на следующие обстоятельства.

Хранение персональных данных, как это следует из ч. 7 ст. 5 Закона N 152-ФЗ, должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

В соответствии с Требованиями к подтверждению уничтожения персональных данных, установленными приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179 (далее - Требования), подтверждение уничтожения персональных данных осуществляется в случаях, предусмотренных ст. 21 Закона N 152-ФЗ, а именно при: выявлении неправомерной обработки персональных данных, достижения цели обработки, отзыва субъектом персональных данных своего согласия на обработку персональных данных либо направления требования о прекращении обработки, когда (за исключением неправомерной обработки) не имеется иных условий обработки, допускающих продолжение совершения действий (операций) с персональными данными.

Таким образом, сфера применения указанных Требований определена непосредственно положениями ст. 21 Закона N 152-ФЗ. До 01.03.2023 Закон N 152-ФЗ требований, предъявляемых к уничтожению материальных носителей персональных данных, не содержал, указанные вопросы решались в силу ч. 1 ст. 18.1 указанного Закона непосредственно оператором с учетом принятых локальных актов по вопросам обработки персональных данных и требований законодательства в области персональных данных.

Акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных, как следует из п. 8 Требований, подлежат хранению в течение трех лет с момента уничтожения персональных данных. Принятие оператором дальнейших действий по истечении трехлетнего срока хранения акта об уничтожении (выгрузки из журнала) Требования не регламентируют. Какие-либо официальные комментарии, разъяснения Роскомнадзора по указанному вопросу не обнаружены.

Документы, поименованные в Перечне N 236, как и в ранее действующем Перечне, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, включающие персональные данные, уничтожению в порядке, установленном Требованиями, по нашему мнению, не подлежат, поскольку, во-первых, ст. 21 Закона N 152-ФЗ непосредственно определены случаи уничтожения персональных данных, во-вторых, действие Закона N 152-ФЗ не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ (ч. 2 ст. 1 Закона N 152-ФЗ).

Законодательство об архивном деле в РФ вступает в действие после передачи документа на архивное хранение, в связи с чем вопросы уничтожения, полагаем, должны также решаться с учетом соответствующих указанной сфере требований.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Беликова Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Амирова Лариса

1 августа 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.