Направление работнику расчетного листка по электронной почте

Может ли работодатель расчетные листы по заработной плате направлять работниками по адресу электронной почты, без последующей передачи работникам расчетных листов в печатном виде?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Выдача работникам расчетных листков в электронном виде на адрес их электронной почты возможна при введении в организации электронного документооборота.

Обоснование позиции:

При выплате заработной платы работодатель в силу части первой ст. 136 ТК РФ обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

При этом трудовое законодательство не регламентирует порядок выдачи расчетных листков. Следовательно, такой порядок может быть урегулирован коллективным договором или локальным нормативным актом, действующими в организации. Минтруд России ранее не считал нарушением ст. 136 ТК РФ извещение работника о составных частях заработной платы посредством отправки ему расчетного листка по электронной почте, если такой порядок предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте (письмо от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560). Данная позиция находила свое подтверждение и в правоприменительной практике (смотрите ответ Роструда с портала "Онлайнинспекция.РФ", а также определение Московского городского суда от 12.05.2017 N 33-17642/2017).

Между тем в рассматриваемой ситуации необходимо учитывать появление в трудовом законодательстве норм об электронном документообороте (статьи 22.1-22.3 ТК РФ). Теперь по смыслу ТК РФ документы, в отношении которых трудовое законодательство устанавливает необходимость соблюдения их письменной формы, в том числе и расчетный листок, по умолчанию должны оформляться на бумажном носителе. Возможность ознакомления с документом исключительно в электронном виде теперь имеется только при условии введения ЭДО или в рамках взаимодействия с дистанционными работниками (ст. 312.3 ТК РФ). Об этом же свидетельствует письмо Минтруда РФ от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296, в котором чиновники уже высказались, что извещение работника о составных частях заработной платы в электронном виде не будет соответствовать требованиям трудового законодательства, за исключением случаев, когда в организации ведется электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1-22-3 ТК РФ (смотрите также ответ Роструда с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Таким образом, по нашему мнению, выдача расчетных листков в электронном виде (в том числе путем рассылки по электронной почте) возможна при введении в организации электронного документооборота. Если в организации нет электронного документооборота, то работодатель вправе отказать работнику в удовлетворении заявления о получении расчетного листка на электронную почту (смотрите ответ Роструда с портала "Онлайнинспекция.РФ").

С порядком введения электронного кадрового документооборота можно ознакомиться в материале: Энциклопедия решений. Введение электронного кадрового документооборота.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

30 мая 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.