Можно ли временно передать трудовые книжки работников в другую организацию?

В организации (муниципальное бюджетное учреждение, далее - МБУ) проводится проверка по соблюдению трудового законодательства. МБУ заключен договор с МКУ (муниципальное казенное учреждение) - централизованной бухгалтерией, на предмет того, что они занимаются оформлением приема и увольнения работников МБУ. Трудовые договоры у работников заключены с МБУ. МКУ не является работодателем для работников, указанных в вопросе. Трудовые книжки указанных работников ведутся и хранятся в МБУ. Контролирующий орган предлагает МБУ передать на время проверки трудовые книжки в МКУ. Проверка будет проходить в течение месяца. Имеет ли право МБУ передавать трудовые книжки МКУ? Какая норма законодательства может обязать сделать это?

Трудовым законодательством установлен ряд требований, связанных с ведением работодателями трудовых книжек работников.

В соответствии с частью третьей ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется). Аналогичная норма предусмотрена п. 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок).

Согласно части четвертой ст. 20 ТК РФ работодатель - это физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником*(1). В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры.

На основании п. 42 Порядка на работодателя возложена обязанность организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. При этом ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек осуществляет уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Необходимо учитывать, что обязательные для исполнения приказы и распоряжения работодатель вправе издавать лишь в отношении своих работников. Лица, не состоящие в трудовых отношениях с организацией, не подчиняются установленным в этой организации правилам внутреннего трудового распорядка и распоряжениям, издаваемым ее руководителем (часть вторая ст. 21 ТК РФ). Следовательно, ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек должны осуществляться исключительно лицами, состоящими в штате организации-работодателя.

Из вопроса следует, что речь идет о трудовых книжках работников МБУ; то есть работодателем для них является МБУ, а с МКУ указанные работники в трудовых отношениях не состоят.

Таким образом, трудовые книжки работников подлежат хранению в той организации, которая является для работников работодателем по трудовому договору и с которой, соответственно, у сотрудников возникли и продолжаются трудовые отношения, а это МБУ. Следовательно, хранение трудовых книжек работников МБУ в МКУ, в том числе в течение месяца (пока проходит проверка), будет противоречить трудовому законодательству.

Отметим, что законом установлено единственное исключение, когда трудовая книжка временно хранится не у работодателя. В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения). Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

По мнению представителей Роструда, передача трудовых книжек в организацию, не являющуюся работодателем, недопустима (рекомендуем ознакомиться с ответами на вопрос 1, вопрос 2, вопрос 3, вопрос 4, вопрос 5 с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ")*(2).

К сожалению, соответствующей судебной практики нам обнаружить не удалось.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Ответ прошел контроль качества

9 февраля 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Напомним, что трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ). При этом трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ либо фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ст. 16 ТК РФ).

*(2) Поскольку п. 42 Порядка содержит аналогичное регулирование, содержавшееся в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, утративших силу с 01.09.2021, полагаем, что разъяснения Роструда, в которых имеется ссылка на данные Правила, не утратили своей актуальности.