Ознакомление работников с документами по охране труда с использованием электронного документооборота

В организации введен электронный документооборот. Есть ли какие-либо ограничения для использования электронного документооборота для ознакомления сотрудников с приказами, инструкциями по охране труда?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

ТК РФ исключает возможность электронного документооборота для акта о несчастном случае на производстве и документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда. В отношении иных документов (приказов, инструкций) по ОТ какие-либо запреты для ознакомления с ними посредством электронного документооборота законом не установлены.

Обоснование вывода:

С 22 ноября 2021 года вопрос использования электронного документооборота в трудовых отношениях регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ.

Однако положения новых статей ТК РФ об электронном документообороте не применяются в отношении документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником (часть третья ст. 22.1 ТК РФ). Следовательно, журналы и любые другие документы, в которых будет регистрироваться проведение всех видов инструктажей по ОТ, в настоящее время должны вестись (быть оформлены) только на бумажном носителе.

Об этом еще раз напомнил Минтруд России в письме от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97. Отвечая на поставленные вопросы, Минтруд разъяснил, что ТК РФ исключает возможность электронного документооборота для акта о несчастном случае на производстве и документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда. Поэтому их подписание осуществляется только на бумажном носителе.

Работодатель обязан проводить следующие инструктажи по охране труда (п. 8, п. 12 Правил N 2464):

а) вводный инструктаж по охране труда;

б) инструктаж по охране труда на рабочем месте, в том числе:

• первичный инструктаж по охране труда;
• повторный инструктаж по охране труда;
• внеплановый инструктаж по охране труда;

в) целевой инструктаж по охране труда.

Результаты проведения инструктажа по ОТ оформляются в соответствии с требованиями, установленными Правилами обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 N 2464 (п. 24 Правил N 2464). Нормы, регулирующие оформление документов и записей о регистрации проведения обучения ОТ, содержатся в разделе VIII Правил N 2464.

В отношении иных документов (приказов, инструкций) по ОТ каких-либо запреты для ознакомления с ними посредством электронного документооборота законом не установлены. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим 

Ответ прошел контроль качества 

19 января 2024 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.