Как организовать рассылку расчетных листков сотрудникам по электронной почте?

Каким образом организовать рассылку электронных расчетных листов по электронной почте, чтобы данная процедура соответствовала законодательству?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Выдача расчетных листков в электронном виде возможна при введении в организации электронного документооборота. 

Обоснование позиции:

При выплате заработной платы работодатель в силу части первой ст. 136 ТК РФ обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

При этом трудовое законодательство не регламентирует порядок выдачи расчетных листков. Следовательно, такой порядок может быть урегулирован коллективным договором или локальным нормативным актом, действующими в организации. Минтруд России не считает нарушением ст. 136 ТК РФ извещение работника о составных частях заработной платы посредством отправки ему расчетного листка по электронной почте, если такой порядок предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте (письмо от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560). Данная позиция находит свое подтверждение и в правоприменительной практике (смотрите, например, ответ специалистов Роструда с информационного портала "Онлайнинспекция. РФ", а также определение Московского городского суда от 12.05.2017 N 33-17642/2017). В случае, если коллективным договором или локальным нормативным актом организации предусмотрено, что расчетный листок выдается только на руки и под подпись, работодатель вправе отказать работнику в удовлетворении заявления о получении расчетного листка на электронную почту. Так, Кировский районный суд г. Самары признал правомерным отказ работодателя от направления расчетного листка по электронной почте, поскольку ни в трудовом договоре, ни в локальных нормативных актах работодателя не предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы посредством электронной почты, а указано, что расчетные листки могут быть получены работником по месту работы либо посредством почтового отправления (решение Кировского районного суда г. Самары Самарской области от 13.04.2018 N 12-5/2018).

Между тем в рассматриваемой ситуации необходимо учитывать появление в трудовом законодательстве норм об электронном документообороте (статьи 22.1-22.3 ТК РФ), в связи с чем приведенные выше разъяснения о способах передачи работникам расчетных листков утратили свою актуальность. Теперь по смыслу ТК РФ документы, в отношении которых трудовое законодательство устанавливает необходимость соблюдения их письменной формы, в том числе и расчетный листок, по умолчанию должны оформляться на бумажном носителе. Возможность ознакомления с документом исключительно в электронном виде теперь имеется только при условии введения ЭДО или в рамках взаимодействия с дистанционными работниками (ст. 312.3 ТК РФ). Об этом же свидетельствует недавнее письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 20 января 2023 г. N 14-6/ООГ-296 О порядке извещения работника о составных частях заработной платы. Как указал Минтруд, извещение работника о составных частях заработной платы в электронном виде не будет соответствовать требованиям трудового законодательства, за исключением случаев, когда в организации ведется электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1-22-3 Кодекса.

Между тем специалисты Роструда продолжают придерживаться ранее высказанной позиции и после введения ст. 22.1-22.3 ТК РФ (смотрите ответ 1, ответ 2 с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Таким образом, вопрос о возможности выдачи расчетных листков в электронном виде неоднозначный. По нашему мнению, выдача расчетных листков в электронном виде (в том числе путем рассылки по электронной почте) возможна при введении в организации электронного документооборота.

С порядком введения электронного кадрового документооборота можно ознакомиться в материале - Энциклопедия решений. Введение электронного кадрового документооборота. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна 

Ответ прошел контроль качества 

8 декабря 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.