Каким образом регулируется электронный документооборот с дистанционными работниками?

Каким образом регулируется электронный документооборот с дистанционными работниками, учитывая, что законодательством установлено, что документы при приеме и увольнении должны быть оформлены только в бумажном виде? Есть ли исключения?

Законодательство предоставляет сторонам трудового договора о дистанционной работе возможность осуществлять любое необходимое взаимодействие удаленно.

По общему правилу, установленному ст. 67 ТК РФ, трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

При этом заключение трудовых договоров, предусматривающих выполнение работником трудовой функции дистанционно, внесение в такие договоры изменений, а также их расторжение могут осуществляться путем обмена электронными документами (часть первая ст. 312.2, часть первая ст. 312.3 ТК РФ). В таких ситуациях согласно части первой ст. 312.3 ТК РФ должна использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника*(1).

Как следует из содержания указанной нормы, обязанность использования усиленной (квалифицированной и (или) неквалифицированной) подписи установлена только для прямо упомянутых в части первой ст. 312.3 ТК РФ случаев обмена электронными документами. Так, помимо случаев заключения трудовых договоров, внесения в них изменений, а также их расторжения, усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника должны использоваться при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров с дистанционными работниками, при внесении в такие договоры изменений, а также в случаях их расторжения.

В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (часть вторая ст. 312.3 ТК РФ). В качестве "иной формы взаимодействия" могут применяться любые способы обмена документами или информацией, в том числе обмен через электронную почту без электронной подписи, коммуникации через мессенджеры и прочее (смотрите, например, вопрос-ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

Во исполнение требований ТК РФ путем обмена электронными документами могут быть осуществлены следующие действия:

• заключение трудового договора о дистанционной работе и дополнительных соглашений к нему, договоров о материальной ответственности, ученических договоров (часть первая ст. 312.3 ТК РФ);
• предъявление лицом, поступающим на дистанционную работу, документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (часть третья ст. 312.2 ТК РФ);
• ознакомление лица, поступающего на дистанционную работу, с документами, предусмотренными частью третьей ст. 68 ТК РФ (часть пятая ст. 312.2 ТК РФ);
• обязательное в силу ТК РФ ознакомление работника с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами (часть пятая ст. 312.3 ТК РФ);
• обращение работника во исполнение ТК РФ к работодателю с заявлением, предоставление работодателю объяснений либо другой информации (часть шестая ст. 312.3 ТК РФ).

При осуществлении взаимодействия путем обмена электронными документами работник и работодатель обязаны направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (часть третья ст. 312.3 ТК РФ). Если же стороны выбрали иную форму взаимодействия, подтверждение действий сторон трудового договора, связанных с предоставлением друг другу информации, осуществляется в порядке, определенном коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему (часть четвертая ст. 312.3 ТК РФ).

Для некоторых случаев закон прямо оговаривает необходимость использования либо только бумажных, либо исключительно электронных документов:

• по письменному заявлению дистанционного работника работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе (часть вторая ст. 312.2 ТК РФ);
• по требованию работодателя лицо, поступающее на дистанционную работу, обязано предоставить работодателю нотариально заверенные копии документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ, на бумажном носителе (часть третья ст. 312.2 ТК РФ);
• - при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника (в порядке взаимодействия, предусмотренном частью девятой ст. 312.3 ТК РФ);
• для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, по почте заказным письмом с уведомлением либо представляет работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного медицинской организацией в форме электронного документа, в случае, если указанная медицинская организация и работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа (часть восьмая ст. 312.3 ТК РФ)*(2);
• если ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) об увольнении осуществляется в форме электронного документа, работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания указанного приказа (распоряжения) направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе (часть третья ст. 312.8 ТК РФ).

По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в его трудовую книжку при условии ее предоставления, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) (часть шестая ст. 312.2 ТК РФ).

Согласно части девятой ст. 312.3 ТК РФ порядок взаимодействия работодателя и работника, в том числе в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя, устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Отметим, с 22 ноября 2021 года вопрос использования электронного документооборота в трудовых отношениях (далее также ЭКДО - электронный кадровый документооборот) регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ.

Согласно части первой ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных статьями 22.1-22.3 ТК РФ*(3).

Право принятия решения о введении электронного документооборота принадлежит работодателю. Иными словами, закон не обязывает работодателя в обязательном порядке перейди на ЭКДО.

ЭКДО вводится работодателем на основании локального нормативного акта, принимаемого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (часть вторая ст. 22.2 ТК РФ). Закон предусматривает необходимость включения в указанный ЛНА, помимо прочего, перечня электронных документов и перечня категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭКДО. Таким образом, категории работников, в отношении которых осуществляется ЭКДО, определяются работодателем.

При этом включение в ТК РФ положений об электронном кадровом документообороте не затронуло порядок взаимодействия между работодателями и дистанционными работниками. Хотя порядок такого взаимодействия, урегулированный в ст. 312.3 ТК РФ, и отличается от тех принципов, которые заложены в статьях 22.1-22.3 ТК РФ, он продолжает применяться, являясь специальным регулированием.

В то же время на основании части пятой ст. 312.1 ТК РФ работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1-22.3 ТК РФ. Иными словами, работодатель фактически вправе отказаться от порядка взаимодействия с дистанционным работником, предусмотренного ст. 312.3 ТК РФ, и перейти к новому, предусмотренному статьями 22.1-22.3 ТК РФ*(4). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена 

Ответ прошел контроль качества 

29 ноября 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.  

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Как следует из этих норм, ТК РФ не предусматривает, что заключение трудовых договоров с дистанционными работниками обязательно должно осуществляться путем обмена электронными документами. Трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен и в обычной письменной форме (при наличии такой возможности независимо от места осуществления трудовой функции) на бумажном носителе (смотрите также вопрос-ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

*(2) Отметим, что с 01.01.2022 бумажные больничные листы используются только при нетрудоспособности лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, а также лиц, в отношении которых реализуются меры государственной защиты. Во всех остальных случаях выдача листков нетрудоспособности осуществляется в электронном виде (ч. 6 и ч. 28 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, Федеральный закон от 30.04.2021 N 126-ФЗ, информация ФСС РФ от 29.06.2021).

*(3) Правила ЭКДО, предусмотренные статьями 22.1-22.3 ТК РФ, не применяются в отношении следующих документов:

• трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
• акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказы (распоряжения) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Тот факт, что на вышеперечисленные документы не распространяются положения статей 22.1-22.3 ТК РФ, обычно трактуется специалистами как свидетельство того, что такие документы в принципе не могут оформляться в электронном виде и должны составляться работодателем на бумажном носителе (вопрос-ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ", письмо Минтруда России от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97).

*(4) Более подробно об этом смотрите в следующих материалах:

• Энциклопедия решений. Электронный документооборот в трудовых отношениях;
• Энциклопедия решений. Введение электронного кадрового документооборота;
• Энциклопедия решений. Способы осуществления электронного кадрового документооборота;
• Энциклопедия решений. Взаимодействие с работодателем посредством электронного кадрового документооборота;
• Энциклопедия решений. Применение электронных подписей при взаимодействии работников с работодателем посредством ЭКДО;
• Энциклопедия решений. Электронные документы в электронном кадровом документообороте;
• Энциклопедия решений. Электронный кадровый документооборот во взаимодействии с дистанционными работниками.