Можно ли не вести личные карточки работников по форме N Т-2 на временных работников? Нужно ли порядок ведения личных карточек работников зафиксировать в локальном нормативном акте?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Действующее законодательство не предусматривает обязанности по ведению личной карточки работника по форме N Т-2. Порядок ведения личных карточек работников целесообразно зафиксировать в локальном нормативном акте (например в приказе).

Обоснование позиции:
Унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника" была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", принятым в целях реализации требований Трудового кодекса РФ.
Однако на основании части 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов с 1 января 2013 года определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (кроме организаций государственного сектора).
Таким образом, юридические лица должны самостоятельно решить, какие формы первичных учетных документов применяются ими для оформления фактов хозяйственной жизни, а утвержденные Госкомстатом унифицированные формы первичной учетной документации для них более не являются обязательными. Минтруд России (письмо от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617) и Роструд (письма от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1) в полной мере распространяют этот вывод на формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением. Так, например, по мнению Роструда, изложенному в письме от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, с 1 января 2013 года негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов (в том числе формой Т-2), разработанными ими самостоятельно.
Однако до недавнего времени указание на необходимость отражения в личной карточке работника определенных сведений содержалась в отдельных нормативных актах.
Во-первых, Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, предписывали дублировать в личную карточку записи о выполняемой работе, переводе на другую работу и увольнении, внесенные в трудовую книжку. А работник при увольнении должен был поставить в личной карточке подпись об ознакомлении с такими записями, а также о получении трудовой книжки на руки (п. 12, п. 41). Однако данный документ утратил силу с 1 сентября 2021 г. А в новом Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, таких обязанностей, а равно и каких-либо иных упоминаний о личной карточке работника, не содержится.
Во вторых, в силу п. 23 Методических рекомендаций Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях воинский учет призывников и военнообязанных запаса организациями осуществляется по личным карточкам работников по форме N Т-2. Данные рекомендации формально не отозваны, однако они подлежали обязательному применению организациями постольку, поскольку полномочия по их изданию были предоставлены Генштабу ВС РФ пунктом 5 Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации, утвержденной приказом Министра обороны РФ от 18.07.2014 N 495, которая утратила силу с 8 января 2022 года. Взамен нее приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700 была утверждена новая инструкция, пункт 31 которой предусматривает, что воинский учет призывников и военнообязанных в организациях осуществляется по специальным карточкам гражданина, подлежащего воинскому учету в организации.
Таким образом, ведение личных карточек по форме Т-2 на всех работников на сегодняшний день не обязательно. Безусловно, ведение такого документа может быть полезно. Так, личная карточка по форме Т-2 была единственным документом, в котором комплексно отражались использованные работником отпуска, что значительно упрощало работу по выявлению права работника на очередной отпуск, определению размера компенсации при увольнении и т.д.
В связи с этим в любом случае работодатель не лишен возможности продолжить ведение личных карточек по форме N Т-2, при этом определить категории работников, для которых оформление карточек не производится (например, как указано в вопросе, работодатель вправе отказаться от ведения личных карточек по форме Т-2 для временных работников, продолжив ведение этой формы для постоянных работников), работодатель также вправе утвердить собственную форму личной карточки работника, которая будет предполагать указание в ней именно тех сведений о работнике, которые работодатель посчитает нужным фиксировать. Порядок ведения личных карточек работников целесообразно зафиксировать в локальном нормативном акте (например в приказе) (смотрите ответ 1, ответ 2, ответ 3 с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ипполитова Ирина

Ответ прошел контроль качества

5 апреля 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.