Требования к форме и заполнению расходно-кассовых ордеров. Проверка подлинности расчетно-кассового ордера, представленного в качестве подтверждения расходов на оплату услуг представителя в арбитражном процессе

Организация рассчиталась с наемным юристом путем выдачи денег из кассы, что подтверждается расходно-кассовым ордером, соответственно, на основании этого было заявлено о взыскании судебных расходов.
Как проверить, действительно ли были выданы деньги юристу, или это подлог?
Какие обязательные реквизиты должны быть у РКО, выданного ООО?

Расходный кассовый ордер (далее - РКО) - кассовый документ, применяемый для оформления выдачи наличных денег из кассы организации (подп. 4.1 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У). Форма РКО и указания по его применению и заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В различных документах могут упоминаться два разных номера формы РКО: КО-2 (номер унифицированной формы первичной учетной документации) и 0310002 (код формы по ОКУД). Речь идет об одной и той же форме документа. Применение данной формы при ведении кассовых операций обязательно (информация Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012).

Оформлять РКО могут следующие лица:

- главный бухгалтер;

- бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо юридического лица, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;

- руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера) (подп. 4.2 п. 4 Указания N 3210-У).

Подписывают РКО эти же лица, а также кассир. Подпункт 4.3 п. 4 Указания N 3210-У предусматривает, что руководитель подписывает кассовые документы, в том числе и РКО, только в отсутствие главного бухгалтера и бухгалтера. Указания по заполнению формы КО-2 требуют наличия подписей и главного бухгалтера, и руководителя или лица, на это уполномоченного. С учетом нормы п. 4 Указания N 3210-У, дающей весьма широкое толкование понятия "руководитель", полагаем, что подпись генерального директора (директора, президента, иного лица, выполняющего функции единоличного исполнительного органа), на РКО может отсутствовать. Однако список лиц, уполномоченных подписывать РКО, необходимо, по нашему мнению, утвердить локальным актом организации.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем РКО подписываются руководителем.

РКО может быть оформлен как на бумажном носителе (от руки или с применением оргтехники), так и в электронном виде. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись (подп. 6.2 п. 6 Указания N 3210-У). Однако в случае отсутствия у получателя электронной подписи перед выдачей наличности РКО в любом случае должен быть распечатан. Внесение изменений в РКО не допускается (подп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У)*(1).

Согласно ч. 1 ст. 110 АПК РФ судебные расходы (судебные издержки), понесенные лицами, участвующими в деле, в пользу которых принят судебный акт, взыскиваются арбитражным судом со стороны. При этом расходы на оплату услуг представителя, понесенные лицом, в пользу которого принят судебный акт, взыскиваются арбитражным судом с другого лица, участвующего в деле, в разумных пределах (ч. 2 ст. 110 АПК РФ). Вопросы распределения судебных расходов разрешаются арбитражным судом соответствующей судебной инстанции в судебном акте, которым заканчивается рассмотрение дела по существу, или в определении (ч. 1 ст. 112 АПК РФ). Как следует из п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 21.01.2016 N 1 "О некоторых вопросах применения законодательства о возмещении издержек, связанных с рассмотрением дела" лицо, заявляющее о взыскании судебных издержек, должно доказать факт их несения, а также связь между понесенными указанным лицом издержками и делом, рассматриваемым в суде с его участием. Недоказанность данных обстоятельств является основанием для отказа в возмещении судебных издержек. Какой-либо единый перечень документов, а также количество этих документов, которыми бы безусловно подтверждался факт несения расходов, в настоящее время отсутствует, поэтому в качестве доказательства несения расходов сторона может представить любой документ, например, договор об оказании юридической помощи, расписку в получении денежных средств представителем, квитанции, чеки, подтверждающие перечисление денег, расходно-кассовые ордера и т.п. Суд оценивает все эти доказательства по общим правилам, установленным в ст. 71 АПК РФ, и принимает соответствующее решение.

При этом лица, сомневающиеся в подлинности представленных доказательств, не лишены права, например, заявить об их фальсификации (ст. 161 АПК РФ) и ходатайствовать о проведении проверки, в том числе и представленного расходно-кассового ордера. Кроме того, также возможно заявить ходатайство об истребовании у ООО журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, то есть документов относительно кассовой дисциплины, имеющихся у лица, заявляющего о взыскании расходов на оплату услуг представителя.

Однако обращаем внимание на то, что окончательное решение по вопросу возможности взыскания со стороны судебных расходов на основании представленных в материалы дела документов может быть принято только судом.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- решением Арбитражного суда Свердловской области от 20 июля 2020 г. по делу N А60-10431/2020: Ответчиком заявлено о фальсификации доказательств - расходно-кассового ордера от 26.08.2019 года N 259 в виде оплаты судебных расходов на представителя в размере 50000 руб. Просит провести проверку подлинности расходно-кассового ордера от 26.08.2019 года N 259, для чего истребовать у ООО "ЕСС" журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме N КО-3 за 2019 год, кассовую книгу по форме N КО-4, справку формы 2-НДФЛ на Мурашкина В.В. за 2019 год.

Указал, что указанный документ содержит признаки фальсификации: отсутствуют подпись и расшифровка подписи лица, выдавшего денежные средства, данные о бухгалтерском учете выдачи денежных средств в графах "дебет" и "кредит".

В ходе судебного заседания ответчиком отозвано заявление о фальсификации, в связи с чем судом не рассматривается.

Указанные ответчиком обстоятельства в заявлении о фальсификации рассматриваются судом в качестве возражений на исковое заявление в части несения судебных расходов истца на представителя.

Таким образом, представленные истцом документы подтверждают факт несения им расходов по оплате услуг представителя.

Возражения ответчика в части нарушения истцом кассовой дисциплины судом отклоняются на основании следующего.

Платежи производятся с оформлением подтверждающих документов, а именно: платежных поручений, инкассовых поручений, платежных требований, платежных ордеров, банковских ордеров, приходными кассовыми ордерами, расходными кассовыми ордерами (п. 1.12 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденного Банком России 19 июня 2012 года N 383-П, п. 4.1 Указания Банка России от 11 марта 2014 года N 3210-У).

Согласно п. 6 Указания Банка России от 11 марта 2014 года N 3210-У выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 0310002.

При этом кассовые операции, проводимые непосредственно руководителем, не нуждаются в дополнительных подписях.

Кроме того, Федеральным законом от 06.04.2015 N 82-ФЗ с 07.05.2015 года печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа.

На основании статьи 68 АПК РФ обстоятельства дела, которые согласно закону должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться в арбитражном суде иными доказательствами.

В соответствии с пунктом 1 статьи 140 ГК РФ платежи на территории Российской Федерации осуществляются путем наличных и безналичных расчетов.

В силу пунктов 1 и 2 статьи 861 ГК РФ расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами (статья 140 ГК РФ) без ограничения суммы или в безналичном порядке.

С учетом изложенного, кассовые документы истцом оформлены надлежащим образом, не противоречат Указанию Банка России от 11 марта 2014 года N 3210-У, и подтверждают факт выдачи денежных средств представителю по настоящему делу.

Проверку кассовой дисциплины осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 N 943-1 О налоговых органах РФ). Проверка кассовой дисциплины проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном Приказом МФ РФ от 17.10.2011 N 133н.

Документов о признании нарушений в оформлении кассовых документов ООО "Единая Служба Снабжения" суду не представлено (ст. 9, 65 АПК РФ).

Кроме того, даже если установлено нарушение требований бухгалтерского учета и отчетности, такое нарушение свидетельствует о несоблюдении формы составления первичных учетных документов, но само по себе не опровергает факта передачи денежных средств представителю.

Таким образом, то обстоятельство, что расходные кассовые ордера не содержат всех необходимых реквизитов, не является для суда достаточным основанием для вывода об отсутствии доказательств об оплате оказанных юридических услуг, для вывода о том, что эти денежные средства не выданы из кассы истца.

Оснований для истребования документов у истца относительно кассовой дисциплины судом не установлено.

- решение Арбитражного суда Пермского края от 14 сентября 2021 г. по делу N А50-14113/2021: В пункте 10 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации N 1 от 21.01.2016 "О некоторых вопросах применения законодательства о возмещении издержек, связанных с рассмотрением дела", разъяснено, что лицо, заявляющее о взыскании судебных издержек, должно доказать факт их несения, а также связь между понесенными указанным лицом издержками и делом, рассматриваемым в суде с его участием. Недоказанность данных обстоятельств является основанием для отказа в возмещении судебных издержек.

В подтверждение факта несения расходов на оплату услуг представителя истцом представлены договор на оказание юридических услуг с Витковой Е.А. от 01.06.2021 года, а также расчетный кассовый ордер N 172 от 08.06.2021 на сумму 10 000 руб. 00 коп.

Довод ответчика о фальсификации договора на оказание услуг и расходного кассового ордера опровергается материалами дела.

Исправление истцом очевидной допущенной опечатки в части фактического получения денежных средств не свидетельствует о фальсификации документа и не подтверждает довод ответчика об отсутствии доказательств несения расходов на оплату услуг представителя.

- постановлением Восьмого арбитражного апелляционного суда от 4 июля 2017 г. N 08АП-5017/17: Таким образом, суд первой инстанции пришел к обоснованному выводу, что юридические услуги были оказаны ООО "Формат-М" на взысканную обжалуемым определением сумму и оплачены последним.

Довод подателя жалобы относительно того, что расчетные кассовые ордера сфальсифицированы и оплата через кассу ответчика не производилась, отклоняется судом апелляционной инстанции, поскольку о фальсификации доказательств в порядке, предусмотренном статьей 161 АПК РФ, заявлено не было (в отзыве есть указание, что ЗАО "Хай Медиа-Регион" было заявлено о фальсификации документов, при этом не указанно, на какой стадии арбитражного процесса было сделано заявление; в судебное заседание 20.02.2017, в котором была оглашена резолютивная часть обжалуемого определения, участвующие в деле лица не явились). При этом суд апелляционной инстанции также исходит из того, что сомнения истца в достоверности расчетно-кассовых ордеров не подтверждаются материалами дела (ответчиком представлены кассовые книги, их достоверность истцом не опровергнута);

- постановлением Восьмого арбитражного апелляционного суда от 6 февраля 2018 г. N 08АП-15698/17: В подтверждение понесенных расходов в материалы дела представлен договор на оказание юридических услуг от 17.03.2017, заключенный с ООО "Производственная фирма Строй Аудит". В соответствии с актом приема-сдачи оказанных услуг от 20.07.2017 к указанному договору услуги оказаны надлежащим образом на сумму 20000 руб. ООО "ЭлектроЩитМонтаж" произведена оплата услуг по названному выше договору в сумме 20 000 руб., что подтверждается квитанцией к приходному кассовому ордеру N 1-Э от 20.07.2017.

Таким образом, суд первой инстанции пришел к обоснованному выводу, что факт несения заявленных ко взысканию судебных расходов со стороны истца доказан.

Довод подателя жалобы относительно того, что оплата через кассу ответчика не производилась, отклоняется судом апелляционной инстанции, поскольку сомнения ответчика в достоверности расчетно-кассовых ордеров не подтверждена документально, о фальсификации доказательств в порядке, предусмотренном статьей 161 АПК РФ, заявлено не было. При этом суд апелляционной инстанции также учитывает, что возражения относительно достоверности представленных истцом доказательств ответчик в суд первой инстанции не заявлял, в отсутствие которых оснований для истребования дополнительных документов в подтверждение факта оплаты не имелось (часть 3.1 статьи 70 АПК РФ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Рижская Мария

Ответ прошел контроль качества

16 июля 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Смотрите Энциклопедия решений. Расходный кассовый ордер (июль 2024).