Может ли работник, подписавший согласие о переходе на ЭКДО, принести заявление, которое в соответствии с ЛНА входит в перечень электронных документов, на бумажном носителе?

Если в организации применяется электронный кадровый документооборот (ЭКДО), может ли работник, подписавший согласие о переходе на ЭКДО, представить заявление (например, о предоставлении отпуска, которое в соответствии с ЛНА входит в перечень электронных документов) на бумажном носителе, а работодатель издать приказ в виде электронного документа, подписать его электронной подписью с последующим ознакомлением с ним работника тоже электронной подписью?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Оформление заявления на бумажном носителе возможно, если данную ситуацию можно отнести к исключительным случаям оформления документов на бумажном носителе, которые могут быть предусмотрены в локальном нормативном акте, в соответствии с которым в организации был введен кадровый электронный документооборот. Если такая ситуация не подпадает под эти исключительные случаи, либо они вовсе не предусмотрены ЛНА, оформление работодателем кадрового мероприятия в электронном виде на основании заявления работника, оформленного в нарушение положений ЛНА на бумажном носителе, может повлечь за собой негативные последствия.

Обоснование позиции:

В силу ст. 22.3 ТК РФ работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется электронный документооборот. Отметим, что закон прямо не устанавливает, что введение работодателем ЭКДО исключает для сторон возможность обмениваться документами на бумажном носителе. Тем не менее согласно части третьей ст. 22.2 ТК РФ работодатель вправе в рамках порядка осуществления ЭКДО установить исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, на которые распространяется ведение ЭКДО, на бумажном носителе. На наш взгляд, это предполагает, что в иных случаях такие документы должны оформляться именно в электронном, а не бумажном виде.

Во избежание негативных последствий, на наш взгляд, работодателю целесообразно предусмотреть соответствующий случай оформления документов (в том числе заявлений работников) на бумажном носителе в локальный нормативный акт, в соответствии с которым был введен кадровый электронный документооборот. Напомним, что порядок осуществления электронного документооборота, утверждаемый работодателем, может предусматривать в том числе исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе. Конкретный перечень таких исключительных случаев законодатель не устанавливает, поэтому их определяет сам работодатель, утверждающий порядок осуществления ЭКДО.

Однако в разъяснениях Роструда можно встретить и иную точку зрения. Например, в одной из консультаций на портале "Онлайнинспекция.РФ" чиновники указали, что при использовании ЭКДО работник может, но не обязан подавать заявление об увольнении в электронной форме. Такое заявление может быть направлено и в бумажном виде.

Обращаем внимание на то, что мы высказали свое экспертное мнение по вопросу, которое может не совпадать с мнением других специалистов. К сожалению, официальные разъяснения контролирующих органов или примеры из судебной практики по данному вопросу нам обнаружить не удалось.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Ответ прошел контроль качества

26 июня 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.