Работник в день увольнения не работал. Если организация деньги депонирует как невостребованные и по истечении срока исковой давности спишет, что делать с НДФЛ и отчетностью?

В соответствии со ст. 140 ТК РФ "При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете".
Работник уволен, в день увольнения не работал (отпуск). ТребованиЕ об окончательном расчете не предъявил.
Если организация деньги депонирует как невостребованные и по истечении срока исковой давности спишет, что делать с НДФЛ и отчетностью?

С 01.01.2023 в целях уплаты НДФЛ дата фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда определяется по общим правилам, установленным подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, как день выплаты (перечисления) дохода в денежной форме. Объясняется это тем, что с 1 января 2023 года п. 2 ст. 223 НК РФ утратил силу (п. 12 ст. 2, ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 14.07.2022 N 263-ФЗ).

Поэтому исчисление НДФЛ с доходов в виде оплаты труда с 2023 г. производится работодателем на дату фактической выплаты денежных средств, а не на конец месяца или последний день работы в случае увольнения, как это было раньше. Таким образом, теперь исчисление и удержание налога с доходов в виде оплаты труда производятся налоговым агентом одномоментно: на дату фактической выплаты заработной платы (пп. 3, 4 ст. 226 НК РФ).

Иными словами, при отсутствии выплат на дату увольнения НДФЛ не только не удерживается, но и не исчисляется налоговым агентом. В связи с этим у организации, являющейся налоговым агентом, нет оснований ни для отражения этой суммы (и соответствующего налога) в форме 6-НДФЛ, включая Справку о доходах по этому налогоплательщику (п. 2 ст. 230 НК РФ), ни для отражения этого факта хозяйственной жизни в бухгалтерском учете (смотрите также ст. 5, 9, 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

В итоге суммы, причитающиеся работнику в связи с увольнением, но еще не выплаченные, должны отражаться в бухгалтерском учете в полном размере начисленной (рассчитанной) суммы, без уменьшения на сумму НДФЛ. Именно эта сумма при ее невостребовании будет депонирована и в случае истечения срока исковой давности списана.

И такой механизм в равной мере касается как коммерческих организаций, как и организаций бюджетной сферы.

Смотрите материалы:

- Энциклопедия решений. Учет заработной платы (для бюджетной сферы);

- Вопрос: Порядок исчисления, удержания и уплаты НДФЛ из заработной платы за январь 2024 года (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2024 г.);

- Вопрос: Бухгалтерские проводки по исчислению НДФЛ с 01.01.2023 (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2023 г.);

- Вопрос: Списание задолженности по зарплате уволенных работников. Надо ли подавать уточненную 2-НДФЛ и что делать с НДФЛ по кредиту 68? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2023 г.)

Что касается страховых взносов, то правила их исчисления отличаются от порядка исчисления НДФЛ. В отличие от НДФЛ, для уплаты страховых взносов достаточно факта начисления заработной платы и иных сумм, предусмотренных ТК РФ, и отражения их в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 424, пп. 1, 3, 4 ст. 431 НК РФ). И тот факт, что начисленные уволенному работнику суммы в итоге не выплачены, не дает оснований для их исключения, равно как и для исключения списанной депонентской задолженности, из базы для исчисления страховых взносов (п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421, ст. 422 НК РФ).

Смотрите также письмо Федеральной налоговой службы от 15 апреля 2024 г. N БС-4-11/4421@.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Лазарева Ирина

Ответ прошел контроль качества

18 апреля 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.