Признание расходов на билеты в место командировки

Как принять к учету по налогу на прибыль стоимость билета, который был выдан (приобретен) 25.12.2024, а перелет по билету состоялся 15.01.2025?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Командировочные расходы, включая расходы на билеты в место командировки и обратно, признаются на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника.

Обоснование позиции:

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В командировки направляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение).

Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту работы транспортом общего пользования возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы (п. 12 Положения).

При направлении работника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения).

Расходы по проезду включают также следующие затраты (п. 12 и п. 22 Положения):

- расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- оплата услуг по оформлению проездных документов;

- предоставление в поездах постельных принадлежностей.

Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан в срок, установленный руководителем юридического лица (а не в трехдневный срок, как было предусмотрено до 30.11.2020), представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 11, п. 26 Положения, п. 6.3 Указания N 3210-У). К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой.

В целях выявления объекта налогообложения налогом на прибыль полученные доходы уменьшаются на сумму произведенных расходов (ст. 247, п. 1 ст. 252 НК РФ), за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, в частности:

- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Разъяснения по вопросу подтверждения для целей налогообложения прибыли организаций расходов на приобретение проездных документов при направлении работника в командировку содержатся в письмах Минфина России от 28.02.2019 N 03-03-05/12957, от 17.12.2018 N 03-03-07/91528, от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65429.

Расходы на командировки учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль только при подтверждении производственного характера служебной поездки (письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873).

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета, соответствующая требованиям ст. 252 НК РФ и Закона N 63-ФЗ.

Обращаем внимание, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

При этом организация должна подтвердить потребление услуги воздушной перевозки любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт перевозки работника. Смотрите письмо Минфина России от 9 января 2024 г. N 03-03-05/217.

Согласно п. 1 ст. 272 НК РФ, расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от фактической оплаты. Таким образом, расходы по командировке могут быть признаны на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 N 03-03-07/50836). При этом не имеет значения дата приложенных к авансовому отчету документов, если они соответствуют целям и периоду командировки, по результатам которой составлен авансовый отчет. К такому же выводу пришел ФАС МО в постановлении от 18.11.2009 N КА-А40/10898-09.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Налогообложение при командировках;

- Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно;

- Энциклопедия решений. Учет расходов на командировки по территории РФ;

- Энциклопедия решений. Расходы на проезд в командировках в целях налогообложения прибыли;

- Энциклопедия решений. Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль;

- Вопрос: Дата признания командировочных расходов (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2023 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гнатюк Екатерина

Ответ прошел контроль качества

6 февраля 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.