Возврат НДФЛ и заполнение Расчета 6-НДФЛ при удержании излишне выплаченных отпускных при увольнении сотрудника

Сотрудник увольняется 02.08.2024, необходимо удержать излишне выплаченную сумму за неотработанные дни отпуска в сумме 25 581,28 руб., с которой образовался НДФЛ к возмещению 3325 руб. При увольнении выплачивается пособие в размере двухнедельного заработка в размере 71 790 руб., которое не облагается НДФЛ и не отражается в расчете по форме 6-НДФЛ, других начислений в августе не будет.
Как правильно вернуть сумму НДФЛ сотруднику и уплатить налог и подать уведомление по сроку 26.08.2024 (код 33/02)?
Как правильно отразить данные операции в отчетности по форме 6-НДФЛ и 2-НДФЛ за 2024 год?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В описанной ситуации следует удержать у работника всю сумму излишне выплаченных отпускных, включая НДФЛ, сообщить работнику об излишне удержанном НДФЛ и перечислить работнику налог на его счет, указанный в заявлении.

В случае возврата работнику излишне удержанного НДФЛ в период 01.08 - 22.08 общий НДФЛ к уплате уменьшается на сумму возврата.

В Уведомлении с кодом 33/02 сумма НДФЛ к уплате указывается за минусом возвращенного работнику НДФЛ.

Расчет 6-НДФЛ за полугодие 2024 г. подлежит корректировке с отражением излишне удержанного НДФЛ.

В Расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2024 г.отражается возврат излишне удержанного НДФЛ. Доход в виде выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка в Расчете 6-НДФЛ не указывается.

В Приложении N 1 к Расчету 6-НДФЛ за 2024 г. (Справке) указываются скорректированные суммы отпускных и НДФЛ.

Обоснование позиции:

Удержание излишне выплаченных отпускных

Когда сотрудник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может произвести за неотработанные дни отпуска удержание из заработной платы сотрудника для погашения его задолженности перед работодателем (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

В случае удержания (возврата налогоплательщиком) денежных средств они утрачивают для него характер дохода (п. 1 ст. 41 НК РФ), что требует в данном случае пересчета налоговой базы за полугодие 2024 г. и суммы налога (пп. 1, 4 ст. 54 НК РФ, письмо Минфина России от 30.10.2015 N 03-04-07/62635).

При увольнении работника, использовавшего отпуск авансом, сумма отпускных пересчитывается в сторону уменьшения, соответственно, и сумма налога, которая удержана у работника, должна быть уменьшена. В связи с чем складывается ситуация, при которой работник должен организации сумму излишне полученных отпускных, а организация, в свою очередь, должна ему сумму излишне удержанного с него НДФЛ.

По разъяснениям налоговой службы, удержание из дохода работника излишне выплаченных отпускных влечет возврат сумм НДФЛ (письмо ФНС России от 11.10.2017 N ГД-4-11/20479 (пункт 1)).

Возврат НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ налоговый агент обязан сообщить налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания налога и его сумме в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта. Излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма НДФЛ подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика, если иное не предусмотрено главой 23 НК РФ. Налоговый агент вправе самостоятельно определить способы представления своими работниками заявления на возврат излишне удержанного НДФЛ, в том числе в электронном виде (письма ФНС России от 09.09.2021 N БС-4-11/12811@, Минфина России от 08.07.2019 N 03-04-06/51172).

Возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы НДФЛ производится налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным физлицам, с доходов которых налоговый агент производит удержание этого налога, в течение трех месяцев со дня получения агентом заявления налогоплательщика (абзац 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Возврат производится в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет физлица в банк, указанный в заявлении (абзац 4 п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом прекращение трудовых отношений между налогоплательщиком и организацией - источником выплаты доходов, с которых налог излишне удержан, не влияет на порядок применения норм ст. 231 НК РФ (письмо Минфина России от 29.12.2012 N 03-04-05/6-1460). Возможность возврата сумм излишне удержанного НДФЛ путем перечисления денежных средств на банковский счет иного лица, в том числе близкого родственника, ст. 231 НК РФ не предусмотрена (письмо ФНС России от 08.12.2023 N БС-3-11/16117).

Обращаем внимание, что возврат налоговым агентом излишне удержанных сумм НДФЛ предусмотрен исключительно в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке, указанный в его заявлении п. 1 ст. 231 НК РФ. Иных вариантов возврата налога, в т.ч. механизма "зачета", НК РФ не предусмотрено.

Таким образом, работодателю следует удержать у работника всю сумму излишне выплаченных отпускных, включая НДФЛ (т.е. выплатить 46 208,72 руб. (71 790 - 25 581,28 руб.)), сообщить работнику об излишне удержанном НДФЛ и перечислить излишне удержанный налог (3325 руб.) работнику на его счет, указанный в заявлении.

Смотрите примерную форму уведомления работника об излишне удержанной сумме налога на доходы физических лиц (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ); примерную форму заявления от работника о возврате излишне удержанного налога на доходы физических лиц (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Уплата НДФЛ за период 01.08 - 22.08

В случае возврата работнику излишне удержанного НДФЛ в период 01.08 - 22.08 НДФЛ к уплате в бюджет по сроку 28.08 уменьшается на сумму возврата (абзац 3 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Уведомление с кодом 33/02

Согласно п. 7.4 порядка заполнения уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховым взносам, утвержденного приказом ФНС России от 02.11.2022 N ЕД-7-8/1047@ в поле "Сумма налога, авансовых платежей по налогу, сборов, страховых взносов" указывается сумма обязательства исчисленного (уменьшенного) налога, авансового платежа по налогу, сбора, страховых взносов. Как указано в примечании к форме Уведомления, в поле "Сумма налога, авансовых платежей по налогу, сборов, страховых взносов" нужно указать сумму налога, подлежащую уплате (перечислению) по указанному сроку и коду бюджетной классификации.

Таким образом, в уведомлении необходимо указывать НДФЛ, фактически подлежащий перечислению в бюджет. В данном случае это сумма удержанного налога за период, уменьшенная на сумму НДФЛ, возвращенного уволенному работнику в отчетном периоде по ст. 231 НК РФ.

Расчет 6-НДФЛ за полугодие 2024

В связи с тем, что удержанная сумма отпускных уже не является доходом работника (письмо Минфина РФ от 30.10.2015 N 03-04-07/62635), организация должна провести корректировку отпускных в периоде их выплаты (полугодие 2024) и представить за этот период уточненный Расчет 6-НДФЛ (письмо УФНС России по г. Москве от 12.03.2018 N 20-15/049940).

Корректировка Расчета 6-НДФЛ за полугодие:

Раздел 1 не корректируется.

Раздел 2

- в строке 120 и 131 - скорректированная сумма дохода и налоговая база (т.е. за минусом излишне выплаченных отпускных);

- в строке 140 скорректированная сумма исчисленного НДФЛ (т.е. за минусом НДФЛ с излишне выплаченных отпускных);

- в строке 160 сумма удержанного НДФЛ, включая налог с отпускных (строка не корректируется);

- в строке 180 сумма излишне удержанного НДФЛ с отпускных.

Расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2024

Если налог будет возвращен работнику в период 01.08 - 22.08, то в Расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев возврат следует отразить

в Разделе 1

- в строках 030 и 033 - сумма налога, возвращенная в период удержания налога, соответствующий третьему сроку перечисления;

В Разделе 2

- в строке 190 и 193 - сумма возвращенного налога.

Доход в виде выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка в Расчете 6-НДФЛ не отражается, так как данный доход не подлежит обложению НДФЛ на основании ст. 217 НК РФ (письма ФНС от 17.09.2021 N БС-4-11/13297@ (пример 2), письма ФНС России от 23.05.2023 N БС-4-11/6422@, от 11.04.2019 N БС-4-11/6839@, письмо Минфина России от 02.04.2019 N 03-04-05/22860).

Расчет 6-НДФЛ за 2024 (Приложение 1)

В Приложении N 1 "Справка о доходах и суммах налога физического лица" к Расчету 6-НДФЛ (далее - Справка) за 2024 год в Разделе 2 "Общая сумма дохода и сумма налога по итогам налогового периода" указываются общая сумма фактически полученного дохода, сумма исчисленного и удержанного налога (п. 33 порядка заполнения формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), утвержденного приказом ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@). Справку нужно заполнить без учета излишне выплаченных отпускных и исчисленного НДФЛ, отразить скорректированные показатели, как если бы возврата не было вовсе, а налог изначально удержан верно (письма ФНС России от 11.10.2017 N ГД-4-11/20479 (пункт 1), от 21.07.2017 N БС-4-11/14329@ (вопрос 8).

В Приложении к Справке при заполнения дохода в июне 2024 указывается скорректированная сумма отпускных.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

- Вопрос: Сотрудник предприятия (внешний совместитель) использовал отпуск авансом. В последний день отпуска он увольняется. Таким образом, сотруднику излишне выплачены отпускные и начислен с них НДФЛ. Может ли он вернуть сумму отпускных, но не всю, а за вычетом НДФЛ, которая является излишне взысканным налогом? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2023 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Школина Марина

Ответ прошел контроль качества

6 августа 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.