В связи с вступлением в силу с 1 марта 2023 года приказа Министерства транспорта РФ от 28.09.2022 N 390 "Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", и порядка оформления или формирования путевого листа" возникают вопросы, связанные с обязательностью оформления путевых листов и прохождения медосмотров. На предприятии заключаются договоры аренды автомобилей с сотрудниками для компенсации им ГСМ, и сами же сотрудники ездят на своих автомобилях в служебных целях, не связанных с перевозкой пассажиров. Насколько обязательно в данном случае соблюдение требований вышеуказанного приказа?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

Нормы Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта об обязательном оформлении путевого листа распространяются и на те организации, которые осуществляют перевозки для собственных нужд.

Если в должностные обязанности работника не входит управление автомобилем и если работник лишь получит право использовать автомобиль для служебных целей, проходить медицинский осмотр он не обязан (но возможны негативные последствия в связи с отсутствием предрейсового медосмотра, если работник в период исполнения трудовых обязанностей будет перевозить в автомобиле других лиц либо грузы).

Обоснование позиции:

Правовые основы договоров аренды транспорта регулирует п. 3 Главы 34 ГК РФ.

Наиболее важным моментом в вопросе аренды автомобиля является разграничение аренды: без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (аренда без экипажа) (ст. 642 ГК РФ) и с предоставлением таких услуг (аренда с экипажем) (ст. 632 ГК РФ).

В течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, обязан арендатор (ст. 644 ГК РФ). Он же своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ). Кроме того, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

Если в рассматриваемой ситуации осуществляется аренда автомобиля без экипажа и договором не предусмотрено, что арендодатель несет расходы на приобретение ГСМ, то по общему правилу учет затрат на ГСМ осуществляет арендатор. При этом количество израсходованного арендатором ГСМ будет подтверждать первичный документ, оформленный арендатором. 

Необходимость оформления путевых листов 

Основным документом для учета использования ГСМ являются путевые листы, которые не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта*(1).

Таким образом, при аренде автомобиля возникает обязанность подтверждения экономической обоснованности и производственной направленности затрат, связанных с использованием арендованного автотранспорта путем оформления путевого листа, которая ложится на того, кто его эксплуатирует. То есть при сдаче в аренду автомобиля без экипажа путевой лист оформляет организация-арендатор.

Также отметим, что в общем случае для списания ГСМ используются:

• путевые листы;
• документы об оплате топлива или авансовые отчеты, если топливо приобреталось через подотчетное лицо;
• приказы руководителя организации, утверждающие нормы расхода топлива;
• акты о списании материальных запасов.

В соответствии с п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - УАТ) под путевым листом понимается документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя.

С 1 марта 2023 г. утрачивает силу приказ Министерства транспорта РФ от 11.09.2020 N 368 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 368). С этого момента и вступает в силу приказ Министерства транспорта РФ от 28.09.2022 N 390 "Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", и порядка оформления или формирования путевого листа" (далее - Приказ N 390).

Согласно п. 10 Приказа N 390 путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В силу нормы предложения второго п. 10 Приказа N 390 в случае, если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.

Часть 2 ст. 6 УАТ запрещает перевозить пассажиров и грузы без оформления путевого листа на транспортное средство. При этом в ст. 1 УАТ определено, что данный закон регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом. На этом основании можно сделать вывод: если эксплуатация транспортного средства организации не связана с оказанием услуг автомобильным транспортом, обязанность по оформлению и использованию путевых листов не возникает.

При этом, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что осуществление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями перевозок для собственных нужд не исключает обязанность по соблюдению правил обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом (смотрите, например, определение ВС РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2016 по делу N 77-80/2016).

Согласно п. 3 Приказа N 390 сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Таким образом, имеет место разграничение необходимости оформления путевого листа на рабочий день либо время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня (смотрите письмо Минтранса России от 04.04.2019 N Д3-514-ПГ. Данное разъяснение можно по аналогии применить и к Приказу N 390.).

Отсюда следует, что путевой лист должен оформляться на один день или один рейс. Ограничений относительно максимального срока, на который может быть оформлен путевой лист, не установлено (смотрите Вопрос: Срок действия путевого листа; прохождение водителем предрейсового медицинского осмотра (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2022 г.)). Следовательно, путевой лист может быть оформлен и на месяц, если это будет соответствовать продолжительности рейса.

Как разъяснялось в письме Минтранса России от 04.04.2019 N Д3-514-ПГ (далее - Письмо N Д3-531-ПГ), оформление путевого листа заключается в создании нового путевого листа либо в проставлении в уже созданном путевом листе следующих его обязательных реквизитов:

• показания одометра транспортного средства при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее - парковка);
• дата и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
• дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
• дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.

Оформление путевого листа посредством проставления в уже созданном путевом листе вышеуказанных обязательных реквизитов возможно при условии сохранения остальных реквизитов путевого листа неизменными*(2).

Соответственно, с учетом приведенных разъяснений путевой лист можно составить и на длительный срок при ежедневном отправлении автомобиля в рейс, если в путевом листе будут заполняться реквизиты, которые имеют отношение к конкретному рейсу (смене, рабочему дню водителя). 

Прохождение медосмотров 

Предрейсовые медицинские осмотры проводятся перед началом рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения (часть третья ст. 220 ТК РФ, п. 3 ст. 23 Закона N 196-ФЗ), п. 4 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденного приказом Минздрава России от 15.12.2014 N 835н).

Подпункт 3 п. 5 Приказа N 390 устанавливает, что сведения о транспортном средстве должны включать в том числе дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства*(3) (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

Результатом проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства является отметка "выпуск на линию разрешен", проставляемая ответственным должностным лицом в путевом листе в случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с п. 2 ст. 20 Закона N 196-ФЗ, на основании соответствующей записи, внесенной в журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств, либо "выпуск на линию не разрешен" - если при контроле выявлены указанные несоответствия (абзац второй п. 13 Приказа N 390).

Согласно п. 12 Приказа N 390 в путевом листе, помимо даты и времени проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра, проводимого перед началом рабочего дня (смены, рейса), и послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя, проводимого по окончании рабочего дня (смены, рейса), должны указываться также серия, номер, дата выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.

Если длительность рейса составляет более одного дня, то отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах ставятся соответственно перед рейсом и после него, а если водитель совершает один рейс и более в течение рабочего дня, - перед первым рейсом и после последнего рейса (Письмо N Д3-531-ПГ, определение Пермского краевого суда от 11.08.2021 N 33-7352/2021).

То есть работодатель обязан обеспечить прохождение водителем предрейсового медицинского осмотра каждый раз перед его выездом в рейс (первый рейс, если их несколько в течение рабочего дня водителя).

Таким образом, управление автомобилем подразумевает организацию прохождения работником предрейсового медицинского осмотра.

Отсутствие отметки о прохождении медицинского осмотра на практике квалифицируется как административное правонарушение, выразившееся в осуществлении перевозок грузов автомобильным транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств, административная ответственность за которое предусмотрена ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ (решение Приморского краевого суда от 05.08.2015 по делу N 21-913/2015, решение Самарского областного суда от 06.08.2015 по делу N 21-901/2015, решение Верховного Суда Республики Адыгея от 19.12.2018 по делу N 7-413/2018), что влечет наложение на юридических лиц административного штрафа в размере тридцати тысяч рублей.

В силу п. 3 ст. 23 Закона N 196-ФЗ обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб. Как указано в абзаце десятом ст. 2 Закона N 196-ФЗ, водителем транспортного средства является лицо, управляющее транспортным средством. Водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя.

Представители Роструда неоднократно разъясняли, что работодатель не обязан проводить предрейсовый медосмотр работников, не исполняющих обязанности водителей, в трудовую функцию которых не входит выполнение работы, связанной с движением транспорта (смотрите ответ на вопрос 2, ответ на вопрос 3, ответ на вопрос 4, размещенные на информационном портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

В правоприменительной практике не сложилось единого мнения по вопросу о том, в каких случаях работники, управляющие автомобилем организации в рамках исполнения трудовых обязанностей, обязаны проходить предрейсовый медицинский осмотр.

В судебной практике высказывалось мнение о том, что обязанность проводить предрейсовый медицинский осмотр распространяется лишь на лиц, работающих в качестве водителя. Если работник использует автомобиль работодателя для передвижения при исполнении служебных обязанностей, но при этом обязанности водителя на него не возлагаются, деятельность по перевозке пассажиров и грузов он не осуществляет, проходить предрейсовый медосмотр такой работник не обязан (постановления АС Уральского округа от 02.08.2017 N Ф09-3915/17, АС Дальневосточного округа от 06.07.2017 N Ф03-2244/17, АС Центрального округа от 15.04.2015 N Ф10-863/15, Восьмого ААС от 12.08.2014 N 08АП-5835/14, апелляционное определение Московского городского суда от 24.05.2019 по делу N 33а-2857/2019, решение ВС Республики Коми от 16.05.2018 по делу N 21-356/2018).

Однако имеются примеры, когда суды приходили к выводу о наличии такой обязанности у работников, которые не занимали должность водителя, но трудовые обязанности которых предусматривали управление автомобилем для служебных поездок, либо которые при исполнении трудовых обязанностей перевозили в салоне пассажиров (постановления ВС РФ от 21.06.2019 N 56-АД19-8 и от 19.12.2016 N 18-АД16-173).

Имеет место правовая позиция, согласно которой предрейсовый медосмотр обязаны проходить работники, в штатном расписании которых должность именуется иначе, например "торговый представитель" или "менеджер", однако их трудовые обязанности предполагают управление автомобилем, в связи с чем при приеме на работу к ним предъявляются соответствующие требования, в частности, о наличии водительского удостоверения (постановление АС Северо-Кавказского округа от 27.08.2015 N Ф08-5674/15). Если следовать этой позиции, поездки таких работников также должны сопровождаться оформлением путевого листа. Однако данный подход разделяют не все судьи (смотрите постановления АС Поволжского округа от 17.09.2018 N Ф06-37009/18, АС Западно-Сибирского округа от 21.12.2015 N Ф04-27561/15, Пятого ААС от 27.07.2018 N 05АП-4189/18)" (Энциклопедия решений. Путевой лист: кому и зачем нужен).

Полагаем, что, если в рассматриваемом случае в должностные обязанности работника в соответствии с трудовым договором, должностной инструкцией будет входить управление автомобилем, в отношении такого работника следует организовывать проведение предрейсовых медицинских осмотров. Если работник лишь наделяется правом использовать автомобиль для служебных поездок, проводить такие осмотры не обязательно (при условии, что при исполнении трудовых обязанностей он не перевозит в автомобиле других лиц либо грузы). 

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Энциклопедия решений. Как в учете арендатора отражать операции по договору аренды автомобиля, заключенному с юридическим или физическим лицом;
• Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;
• Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег 

Ответ прошел контроль качества 

14 февраля 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.  

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Такой вывод основан на мнении контролирующих органов (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, письма УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, от 13.10.2009 N 16-15/107268), а также подтвержден судебной практикой (постановления АС Северо-Западного округа от 23.11.2016 N Ф07-10648/16 по делу N А21-8008/2015, Поволжского округа от 29.01.2015 N Ф06-19054/13 по делу N А65-21365/2013).

*(2) Следует заметить, что эти разъяснения были даны применительно к Обязательным реквизитам и порядку заполнения путевых листов, которые были утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152, действовавшим до 01.01.2021. Однако в силу сходства правового регулирования их можно учитывать и при оформлении путевого листа в соответствии с Приказом N 368 и Приказом N 390, хотя и с определенными оговорками.

*(3) Смотрите Вопрос: Прохождение предрейсового (предсменного) контроля технического состояния транспортных средств, используемых в служебных целях для собственных нужд организации (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2021 г.).