Организация на УСН работает с самозанятым. Самозанятый сообщает, что приложение выдает только чек, выставить счет или акт выполненных работ для организации он не может. Может ли организация работать с самозанятым? Если да, то как документально подтвердить расходы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Физические лица, применяющие специальный налоговый режим НПД, могут оказывать услуги гражданско-правового характера как физическим лицам, так и юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям с учетом требований Федерального закона N 422-ФЗ.
Для подтверждения расходов организации-заказчика при работе с самозанятым необходимо наличие чека, сформированного исполнителем в порядке, предусмотренном ст. 14 Федерального закона N 422-ФЗ. Кроме того, организации следует соблюсти требования ГК РФ, согласно которому сделки юридических лиц с гражданами вне зависимости от суммы сделки должны совершаться в простой письменной или нотариальной форме.
На наш взгляд, не лишним будет дополнительно оформить акт, в котором отразить период или дату оказания услуги (выполнения работы). При наличии акта у организации риски возникновения претензий со стороны налоговых органов минимальны.

Обоснование вывода:
На основании ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ "О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима "Налог на профессиональный доход" (далее соответственно - Федеральный закон N 422-ФЗ, НПД) применять специальный налоговый режим НПД вправе физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, местом ведения деятельности которых является территория любого из субъектов Российской Федерации, включенных в эксперимент и указанных в ч. 1 ст. 1 Федерального закона N 422-ФЗ, за исключением территории федеральной территории "Сириус", либо территория федеральной территории "Сириус".
Физические лица при применении специального налогового режима НПД вправе вести виды деятельности, доходы от которых облагаются налогом на профессиональный доход, без государственной регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей, за исключением видов деятельности, ведение которых требует обязательной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя в соответствии с федеральными законами, регулирующими ведение соответствующих видов деятельности (ч. 6 ст. 2 Федерального закона N 422-ФЗ).
Ограничения, связанные с применением Федерального закона N 422-ФЗ, установлены ч. 2 ст. 4 и ч. 2 ст. 6 Федерального закона N 422-ФЗ.
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Федерального закона N 422-ФЗ объектом налогообложения НПД признаются доходы от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав). Физические лица, применяющие специальный налоговый режим НПД, могут оказывать услуги гражданско-правового характера как физическим лицам, так и юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям с учетом требований Федерального закона N 422-ФЗ (письма Минфина России от 28.07.2021 N 03-11-11/60233, от 25.08.2021 N 03-11-11/68525, от 08.09.2021 N 03-11-11/72631).
Подтвердить постановку физического лица на учет в качестве плательщика НПД и его право на применение спецрежима можно двумя способами:
- плательщики НПД могут сами сформировать в мобильном приложении "Мой налог", а также в веб-кабинете "Мой налог", размещенном на официальном сайте ФСН России (https://npd.nalog.ru/web-app/), справку о постановке на учет физического лица в качестве налогоплательщика, применяющего специальный налоговый режим НПД;
- информацию о постановке на учет в качестве плательщика НПД можно получить на сайте ФНС в сервисе "Проверить статус налогоплательщика НПД (самозанятого)" (письмо ФНС России от 19.04.2019 N СД-4-3/7496@, информация Управления Федеральной налоговой службы по Челябинской области от 24.10.2019 "О справках по налогу на профессиональный доход").
Следует отметить, что в 2021 году ФНС активно проверяла организации, которые работают с "самозанятыми", на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми и, соответственно, незаконной оптимизации страховых взносов и НДФЛ.
В письме ФНС от 16.09.2021 N АБ-4-20/13183@ сформулированы признаки подмены трудового договора с физическим лицом договором оказания услуг плательщиком НПД. Смотрите также письмо ФНС России от 15.04.2022 N ЕА-4-15/4674@.
Относительно налогового учета расходов при работе с самозанятым. В отличие от общей системы налогообложения, при применении которой в состав расходов включаются любые затраты организации, являющиеся экономически обоснованными, документально подтвержденными и направленными на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ), перечень расходов, уменьшающих полученные доходы при применении УСН, является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Данный перечень установлен ст. 346.16 НК РФ. Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Расходами согласно п. 1 ст. 252 НК РФ признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Отметим, что исчерпывающего перечня документов, которые необходимо оформить для подтверждения расходов в целях налогообложения, не существует. Кроме того, налоговое законодательство не предъявляет каких-либо конкретных требований к их оформлению. При этом из документов, которые имеются у организации, должно быть очевидно, что те или иные затраты фактически произведены. Как указано в письме Минфина России от 14.06.2018 N 03-03-06/1/40695, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы любыми документами, в том числе составленными в электронной форме. Кроме того, в письме Минфина России от 22.02.2013 N 03-03-06/1/5002 отмечено, что налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета. Факт оказания налогоплательщику услуг (выполнения для налогоплательщика работ) физическим лицом на практике обычно подтверждается договором, в котором предусматривается порядок и условия приема оказанных услуг, актом приемки результатов оказания услуг (выполнения работ), платежными документами. При этом порядок оформления договоров регламентируется положениями ГК РФ и НК РФ не регулируется (смотрите письмо Минфина России от 21.08.2017 N 03-15-06/53467).
Сделки юридических лиц и индивидуальных предпринимателей между собой и с гражданами вне зависимости от суммы сделки должны совершаться в простой письменной или нотариальной форме (ст. 158, 160, п. 1 ст. 161 ГК РФ). К заключению договора в письменной форме может привести обмен письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго п. 1 ст. 160 ГК РФ (п. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ). Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю (абзац второй п. 1 ст. 160 ГК РФ).
Согласно ч. 1 ст. 14 Федерального закона 422-ФЗ при произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации услуг, являющихся объектом налогообложения НПД, налогоплательщик обязан с использованием мобильного приложения "Мой налог" и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки и (или) уполномоченную кредитную организацию сформировать чек и обеспечить его передачу заказчику. Поэтому чек необходим для подтверждения произведенных организацией-заказчиком затрат. В нем указывается в том числе наименование реализуемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг и ИНН заказчика (пп. 6, 8 ч. 6 ст. 14 Федерального закона 422-ФЗ, п. 2 письма ФНС России от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@). Чек может быть передан покупателю (заказчику) в электронной форме или на бумажном носителе (чч. 3, 4 ст. 14 Закона N 422-ФЗ). Обязанность по сообщению идентификационного номера налогоплательщика возлагается на заказчика. При этом утрата физическим лицом права на применение специального налогового режима НПД или аннулирование налоговым органом его постановки на учет в качестве налогоплательщика НПД не является основанием для непризнания в составе расходов затрат, осуществленных (понесенных) покупателем (заказчиком), при условии наличия чека, подтверждающего оплату товаров (работ, услуг) и соответствующего требованиям ст. 14 Федерального закона N 422-ФЗ (письмо ФНС от 16.04.2019 N СД-4-3/7089@).
Наличие чека, сформированного исполнителем в порядке, предусмотренном ст. 14 Федерального закона N 422-ФЗ плательщиком НПД, в силу ч. 9 ст. 15 Федерального закона N 422-ФЗ обязательно для учета заказчиком расходов при определении налоговой базы по УСН. На наш взгляд, данную норму следует рассматривать как специальную, характеризующую специфику взаимоотношений сторон договора, одна из которых является плательщиком НПД. При этом, как разъясняют контролирующие органы, установленные НК РФ правила признания расходов в виде затрат на приобретение работ (услуг) различаются и зависят от характера расходов, а также условий осуществления и направлений деятельности. При этом в отношении отдельных видов услуг заключение актов на их выполнение в целях документального подтверждения расходов в виде стоимости оказанных услуг не требуется (смотрите также письма Минфина России от 26.03.2020 N 03-11-11/24008, от 26.03.2020 N 03-11-11/24008).
В свою очередь, акт оказания услуг, по мнению ФНС России, может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги для целей налогового учета расходов заказчика (п. 4 Письма ФНС России от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@). При этом позже ФСН в информации от 26.08.2021 высказалась, что для налогового учета расходов покупателя (например, при наличии предоплаты) акт о выполнении работ (оказании услуг) необходим. Он является документом, подтверждающим факт их исполнения, а также отражает период или дату их оказания (смотрите также письмо ФНС России от 30.10.2020 N АБ-4-20/17902@, применительно к оказанию услуг по агентскому договору). Таким образом, по мнению контролирующих органов, с учетом особенностей правоотношений хозяйствующих субъектов, в некоторых случаях сформированный и переданный налогоплательщиком НПД в адрес организации чек сам по себе не является достаточным основанием для подтверждения заказчиком соответствующих расходов без иных документов, подтверждающих фактические правоотношения по оказанию услуг между организацией и физическим лицом.
Таким образом, на наш взгляд, не лишним будет в данной ситуации дополнительно оформить акт, в котором отразить период или дату оказания услуги. С таким актом у организации будет меньше рисков получить претензии налоговиков по ст. 252 НК РФ.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Заключение гражданско-правового договора с самозанятыми лицами;
- Энциклопедия решений. Отличие трудового договора от договора подряда и иных гражданско-правовых договоров;
- Энциклопедия решений. Отличия договоров подряда и возмездного оказания услуг: сравнительная таблица;
- Энциклопедия решений. Налог на профессиональный доход (НПД);
- Примерная форма договора возмездного оказания услуг с физическим лицом, являющимся плательщиком налога на профессиональный доход (самозанятым физическим лицом) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
- Вопрос: Организация планирует заключить с гражданином договор подряда. Может ли строительная организация нанимать в качестве рабочих самозанятых? Не будет ли такой договор впоследствии переквалифицирован в трудовой? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2019 г.);
- Вопрос: ООО планирует воспользоваться услугами самозанятого - водителя (шофера) бурильной установки. Каковы риски у ООО при заключении договора на 2020 год? Есть ли в г. Санкт-Петербурге утвержденный список профессий, подпадающих под понятие "самозанятый"? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2020 г.);
- Вопрос: Форма акта оказанных услуг по договору с самозанятым физическим лицом (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2021 г.);
- Вопрос: Документы, представляемые самозанятым лицом за оказанные им услуги (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2021 г.);
- Вопрос: Организация заключила договор подряда с физическим лицом, имеющим статус самозанятого. Признается ли организация налоговым агентом по НДФЛ, плательщиком страховых взносов? Возможно ли в расходах при исчислении налога на прибыль учесть выплаченную самозанятому гражданину сумму? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2020 г.);
- Вопрос: Что является подтверждением произведенных расходов при расчетах с самозанятыми для юридических лиц или ИП, кроме чека, полученного от самозанятого? Некоторые источники утверждают, что это должен быть ГПД. Но сразу возникнет база для начисления НДФЛ и взносов? Есть ли официальные рекомендации по поводу необходимости иметь договор с самозанятым? Каким он должен быть? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2019 г.);
- Вопрос: Физическое лицо на протяжении ряда лет оказывало услуги организации по договору гражданско-правового характера. С 2019 года физическое лицо начало применять специальный налоговый режим "Налог на профессиональный доход" (НПД). Надо ли с физическим лицом заключать письменный договор гражданско-правового характера? Может ли физическое лицо оказывать услуги именно в рамках НПД, так как ранее оно уже оказывало услуги организации по аналогичному договору гражданско-правового характера? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2019 г.);
- Вопрос: Есть ли образцы договоров с самозанятыми? Как с ними работать, чтобы не было претензий по вопросу по уплате налогов (например, какой выбрать режим работы и оплаты, чтобы такая работа не подпадала под трудовые отношения)? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, август 2020 г.);
- Вопрос: Возможно ли оформление договора оказания услуг ООО с самозанятым гражданином на постоянной основе? Не будет ли переквалифицирован данный договор в трудовой? Как избежать рисков по доначислению НДФЛ и страховых взносов? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, ноябрь 2020 г.);
- Вопрос: Может ли быть сметчик быть самозанятым? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, октябрь 2020 г.);
- Вопрос: Какой договор вправе заключить юридические лица и индивидуальные предприниматели с физическим лицом, являющимся плательщиком налога на профессиональный доход? (официальный сайт ФНС России, раздел "Часто задаваемые вопросы", январь 2019 г.);
- Е.А. Тарасова, журнал "Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2019 г. // Что нужно учесть при совершении сделок с "самозанятыми"?);
- Карсетская Е.В. Самозанятые: налог на профессиональный доход. - "Издательство АйСи", 2019 г. (20. Как организациям работать с самозанятыми?);
- Выплаты самозанятым учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов (А.И. Серова, журнал "Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2021 г.);
- Сколько самозанятых может привлекать компания и как доказывать в суде необходимость именно этой формы трудоустройства? (И. Симич, беседовала А. Верещагина, журнал "Управление персоналом", N 15, апрель 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Коренева Ольга

Ответ прошел контроль качества

19 мая 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.