Сотрудник проводят представительские встречи. Работники составляют авансовые отчеты и предоставляют следующий комплект документов: авансовый отчет; отчет о проведении мероприятия (с описанием повестки, плана, итогов и участников мероприятия); отчет о представительских расходах (избранная комиссия подтверждает официальный характер расходов и целесообразность отнесения их к представительским расходам, связанным с производственно-хозяйственной деятельностью предприятия); ресторанный счет с указанием блюд, напитков; документ об оплате услуг подотчетным лицом (слип терминала или выписка по банковской карте сотрудника, если оплата была произведена безналичным способом). Кассовый чек онлайн-кассы с QR-кодом в данном комплекте отсутствует. Может ли организация при условии представления подотчетным лицом такого комплекта документов учесть расходы по налогу на прибыль?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Исходя из открытого перечня подтверждающих несение расходов документов если совокупность имеющейся "первички" позволяет подтвердить факт несения расходов и их обоснованность (осуществление с ведома и в интересах организации), то расходы, осуществленные работником, могут быть учтены в целях налогообложения. Но при отсутствии устоявшейся судебной практики не исключаем иной подход налоговых органов. Поэтому организации целесообразно подойти к решению этого вопроса еще и с учетом той суммы, о признании или непризнании которой при налогообложении может идти речь.

Обоснование вывода:
Подотчетное лицо к авансовому отчету может представить в качестве подтверждающих расходы следующие документы:
- "бумажный" кассовый чек (бланк строгой отчетности), непосредственно сформированный ККТ (пп. 1 и 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации", далее - Закон о ККТ);
- кассовый чек или бланк строгой отчетности, направленный по электронной почте, или номер телефона, распечатанный на бумаге (пп. 3, 4 ст. 1.2 Закона о ККТ);
- документ, подтверждающий расчеты в отдаленных и труднодоступных местностях (п. 3 ст. 2 Закона о ККТ);
- товарный чек, квитанция, расписка, иной подобный документ (п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ).
В подавляющем большинстве случаев если речь идет о фискализируемых расчетах после 01.07.2021, это будет именно "бумажный" кассовый чек (или БСО), поскольку после окончания отсрочки практически все организации и ИП при осуществлении ИП обязаны применять контрольно-кассовую технику. Это предполагает формирование кассового чека (БСО) с включением в него обязательных реквизитов и выдачу (направление) его клиенту (покупателю) в установленном порядке и сроки (пп. 5.3, 5.4 ст. 1.2 Закона о ККТ).
Когда пользователь ККТ вправе не применять онлайн-кассу, клиент - подотчетное лицо может подтвердить произведенный расход иными полученными документами. В остальных случаях отсутствие в числе приложенных к авансовому отчету документов чека ККТ не позволяет подтвердить факт оплаты (расчета) подотчетным лицом приобретенного товара (работы, услуги). При этом если чек не выдан в нарушение требований законодательства, то у организации-работодателя есть риск спора с налоговым органом касательно правильности исчисления налоговой базы при принятии таким образом оформленных расходов (как не соответствующих п. 1 ст. 252 НК РФ).
Так, в письме от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3298 специалисты финансового ведомства указали, что в случае, если при осуществлении расчетов применялась ККТ, оправдательные документы должны быть сформированы в соответствии с положениями Закона о ККТ. А в письмах от 28.01.2020 N 03-03-06/3/4915 и N 03-03-06/1/4913 Минфин России делает следующий вывод: если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушениями, то расходы (затраты) по такому авансовому отчету не учитываются для целей налогообложения прибыли как не имеющие надлежащего документального подтверждения (смотрите также письмо Минфина России от 05.03.2021 N 03-03-07/15819).
В то же время в других разъяснениях говорится, что нарушение контрагентом законодательства при документальном оформлении расчетов само по себе не свидетельствует о неправомерности расходов покупателя (письма Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-06/1/74132 и от 24.09.2019 N 03-03-06/1/73290). В письме Минфина России от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344 пояснено, что кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не обосновывает экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности; в связи с этим отсутствие чека ККТ (речь шла об оплате гостиничных услуг) не влияет на включение затрат по проживанию работника в командировке в расходах при налогообложении прибыли организации. И еще: согласно письмам Минфина России от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3300, от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500, ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@ ценности, приобретенные сотрудником для организации, а также расходы, произведенные по ее поручению, принимают к учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а также документов, подтверждающих факт оплаты, в частности чеков ККТ.
Тем самым для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов, поскольку кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности (смотрите письмо Минфина России от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344 и письмо ФНС России от 30.10.2020 N АБ-4-20/17902@).
Допускаем, что регулятор тем самым дает понять, что само по себе наличие или отсутствие кассового чека не является тем обстоятельством, от которого зависит непосредственно признание расхода при исчислении налоговой базы.
В этой связи считаем, что если совокупность имеющихся первичных документов, включая документ о безналичной оплате, пусть и об использовании ЭСП сотрудником, позволяет подтвердить факт несения расходов и их обоснованность (их осуществление с ведома и в интересах организации), то расходы, осуществленные работником, могут быть учтены в целях налогообложения.
Но, выражая такое мнение, мы не исключаем иной подход налоговых органов.
Оперативно нам не встретилось примеров судебной практики с аналогичным рассматриваемому предметом споров. А в тех, в которых так или иначе оценивалась обоснованность признанных расходов, суды исходили не из того, есть чек или нет, а из того, реальны ли расходы.
Так, например, в неналоговом споре суд поддержал организацию, расходы которой были оформлены авансовым отчетом и приложенными документами, в корректности которых усомнились проверяющие (постановление Седьмого ААС от 06.10.2021 N 07АП-7807/21). Именно в этом судебном решении со ссылкой официальные разъяснения было указано: при отсутствии кассового чека допустимо использовать другие документы, которые по законодательству РФ могут подтверждать оплату, в т.ч. слип (квитанцию электронного терминала) и выписку с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.
А в споре, касавшемся расходов ИП на НДФЛ, суд также поддержал налогоплательщика (решение Арбитражного суда Саратовской области от 16.09.2020 N А57-5530/2020). Довод налогового органа о том, что расходы в рамках налогообложения НДФЛ должны подтверждаться только кассовыми чеками или платежными поручениями, был отклонен, так как документальное несение расходов подтверждено иными документами. При отсутствии доказательств, что налогоплательщиком фактически не осуществлены затраты, они экономически не обоснованны и не направлены на получение дохода, отказ в принятии расходов неправомерен.
В постановлении АС Западно-Сибирского округа от 17.12.2019 N Ф04-5799/19 чеки были, тем не менее расходы по ним не соответствовали ст. 252 НК РФ - не было связи с хозяйственной деятельностью (смотрите также постановление АС Поволжского округа от 23.01.2019 N Ф06-42099/18).
Поэтому повторим: если подотчетное лицо не приложит к авансовому отчету кассовые чеки, проверяющие такой факт не пропустят. А потому такие расходы требуют дополнительного обоснования - подтверждения реального их несения с ведома и в интересах организации.

Рекомендуем также ознакомиться материалами:
- Энциклопедия решений. Как применять ККТ при безналичных расчетах, в том числе онлайновых (через Интернет)?
- Энциклопедия решений. ККТ при расчетах между юридическими лицами (ИП) и физическими лицами;
- Вопрос: Признание расходов в командировке, если в выданном кассовом чеке отсутствует QR-код (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2021 г.);
- Вопрос: Можно ли принять к учету Авансовый отчет с товарным чеком? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2021 г.)
- Вопрос: Подтверждение расходов подотчетного лица при покупке товарно-материальных ценностей за наличный расчет (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2021 г.);
- Вопрос: Обязательно ли применение ККТ при поступлении безналичной оплаты при оказании услуг физическому лицу? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.)
- Вопрос: Риски покупателя при неприменении продавцом ККТ (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2021 г.);
- Вопрос: Учет расходов на покупку ТМЦ в случае приложения к авансовому отчету кассового чека, сведения о котором отсутствуют в базе данных ФНС (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2021 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

27 января 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.