Действительна ли электронная подпись на бумажном носителе?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Оригиналом документа, скрепленного электронной подписью, является именно документ в электронном виде (электронный документ, файл). Распечатанное на бумажном носителе содержание такого документа (текст и графические элементы, содержащиеся в электронном документе) в любом случае является только копией электронного документа, независимо от того, включает ли такое содержание указание на то, что оригинал подписан электронной подписью, или нет. Такая копия должна быть заверена в общеустановленном порядке. 

Обоснование вывода:

Отношения в области использования электронных подписей регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Как указано в п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ, электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Статьей 5 Закона N 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей:

• простая, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт ее формирования определенным лицом (ч. 2 ст. 5 Закона N 63-ФЗ;
• усиленная, которая:

1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. создается с использованием средств электронной подписи (чч. 1, 3, 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Усиленная подпись может быть квалифицированной, если ее ключ проверки указан в квалифицированном сертификате и для ее создания и проверки используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия установленным требованиям (ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Определение "средств электронной подписи" дано в ст. 2 Закона N 63-ФЗ: это шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи (п. 9 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Иными словами, содержание документа, то есть:

• графическая форма документа, если она предусмотрена законом или принятым в соответствии с ним нормативным актом (графы, столбцы, ячейки для проставления отметок и т.п.)

и

• текстовое наполнение (слова, числа, графические метки ("галочки" и т.п.)),

представленные в электронной форме, которое может быть воспроизведено на экране или распечатано на бумажном носителе, и является той самой подписываемой информацией, к которой присоединяется электронная подпись (также являющаяся информацией в электронной форме).

При этом средства электронной подписи в силу ч. 3 ст. 12 Закона N 63-ФЗ при проверке электронной подписи должны:

1. показывать самостоятельно или с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации, подписанной с использованием указанных средств, содержание электронного документа, подписанного электронной подписью, включая визуализацию данной электронной подписи, содержащую информацию о том, что такой документ подписан электронной подписью, а также о номере, владельце и периоде действия сертификата ключа проверки электронной подписи;
2. показывать информацию о внесении изменений в подписанный электронной подписью электронный документ;
3. указывать на лицо, с использованием ключа электронной подписи которого подписаны электронные документы.

Таким образом, в принципе визуализация информации о подписании документа электронной подписью прямо предусмотрена законом, но только в целях проверки такой подписи с помощью шифровальных (криптографических) средств, то есть электронно-вычислительных машин и соответствующего программного обеспечения.

Вместе с тем, учитывая приведенные нормы Закона N 63-ФЗ, полагаем, можно сделать вывод, что электронный документ не исчерпывается его содержанием, которое отражается на экране монитора или распечатывается на бумажном носителе (показывается с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации), что является лишь наглядным его представлением, читаемым и понятным для пользователя. Помимо этого, электронный документ включает средства файла, заданные программами (программными средствами) - текстовым или графическим редактором, с помощью которого он создан, позволяющие фиксировать время, когда он был создан, вести запись его изменений и время, когда они были осуществлены, а равно позволяющие во взаимодействии с программами, установленными на компьютере, просматривать его содержание и распечатывать на бумажном носителе. Вся эта информация представляет собой машинописный код, к которому и присоединяется машинописный код электронной подписи, фиксирующей соответствующие записи, предотвращающая их последующее искажение и позволяющей их просматривать с использованием тех же средств.

Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, при соблюдении условий, зависящих от вида электронной подписи:

• подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной усиленной электронной подписью - в случаях, установленных федеральными нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ);
• подписанная квалифицированной электронной подписью - напротив, во всех случаях, кроме тех, в которых федеральными нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, электронный документ (предмет или объект электронного документооборота), подписанный электронной подписью, является оригиналом до тех пор, пока он представлен в электронной форме, то есть содержится на электронном носителе и включает в себя "присоединенную информацию в электронной форме", представляющую саму электронную подпись. Содержание электронного документа, распечатанное на бумажном носителе, в любом случае является копией оригинального электронного документа, независимо от того, включает ли такое содержание текстовое и (или) графическое указание на то, что оригинал подписан электронной подписью, или нет. При этом требования об отражении на копии электронного документа, созданной на бумажном носителе, визуализированной на мониторе при проверке электронной подписи информации о подписании документа электронной подписью законодательство не содержит. Безусловно, отражение такой информации облегчает восприятие людьми бумажной копии именно как копии электронного документа, но оно не обязательно и само по себе не придает копии никакой юридической силы, ни "дополнительной", ни "основной". Копия в любом случае должна быть заверена в соответствии с общепринятыми правилами документооборота - путем нанесения уполномоченным лицом соответствующей надписи ("копия верна") и проставления рядом с этой надписью собственноручной подписи.

Это подтверждают, по нашему мнению, и разъяснения контролирующих органов. Например, в письме ФНС России от 10.11.2015 N ЕД-4-15/19671 отмечено, что действующее законодательство в области бухгалтерского учета и налоговое законодательство не содержат ограничений в части использования для оформления фактов хозяйственной жизни самостоятельно разработанных форматов первичных учетных документов (подразумеваются электронные документы). Однако если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 09.09.2015 N СА-4-7/15871 со ссылкой на письма Минфина России от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190. Иными словами, если участник электронного документооборота при необходимости распечатывает электронный документ на бумажном носителе, формируя тем самым копию электронного документа, то данная копия должна быть заверена надлежащим образом. Причем по смыслу данных разъяснений документ заверяется самим налогоплательщиком, который при этом и проставляет отметку о скреплении оригинала электронной подписи. Наличие или отсутствие соответствующего текстового указания или графических элементов для его проставления в содержании документа значения не имеет. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Сулейманов Марат 

Ответ прошел контроль качества 

28 февраля 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.